Einkauf 4.0: Managst du schon oder excelst du noch?

Wenn Unternehmen mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten, um beispielsweise Projekte auszulagern, gilt es, viel zu beachten und viel zu managen. Insbesondere nach der Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) im Jahr 2017. Klingt nach einer Herausforderung? Ist es auch. Denn wann immer es um eine regelkonforme Zusammenarbeit mit externen Partner-Unternehmen geht, spart ein Überblick über alle Prozesse in Echtzeit nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Datentapeten häufig noch Standard

Lohnabrechnung auf der einen Seite, digitale Tools zur Zeiterfassung auf der anderen Seite und beide Anwendungen als Softwarelösung im Silo. Häufig genug funktionieren die Insellösungen an sich gut, kommunizieren aber nicht miteinander. Kommt es dann beispielsweise bei Outsourcing-Projekten darauf an, die Daten aus weiteren unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen, um eine möglichst aktuelle Projektakte zu führen und dabei auch hausinterne Projektvorgaben einzuhalten, entstehen lange Excel-Listen, die zum Teil manuell bearbeitet werden und damit extrem anfällig für Fehler sind.

Zukunft liegt in digital vernetzten Prozessen

Nehmen wir als Beispiel die klassische Verpackungsdienstleistung durch Fremdfirmen. Hier werden Werkverträge häufig nicht im Vorhinein, sondern im Nachhinein beauftragt, weil Unwägbarkeiten an der Tagesordnung sind. So kann die Anzahl der am Tag gepackten Paletten variieren oder auch einfach aufgrund von Krankmeldungen die Anzahl der Mitarbeiter:innen schwanken. Vermeintlich kleine Variablen, die aber große Auswirkungen auf den ganzen Prozess haben. Spätestens hier wird deutlich, dass es nur eine Lösung gibt. Nämlich ein agiles Tool, welches die werkvertraglichen, auftrags- und prozessrelevanten Anforderungen abdeckt, alle Beteiligten einbindet und schnell und einfach Schnittstellen zu den bestehenden Systemen bereitstellt. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten, denn wenn beide Unternehmen, sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer in Echtzeit planen, auswerten und korrigieren können, stimmt die Kalkulation von Anfang an.

KI lernt gerne

Ein weiterer wichtiger Punkt ist – ganz im Sinne eines agilen Prozesses – das Lernen aus Fehlern. Natürlich kann am Ende von Outsourcing-Projekten jeweils evaluiert werden, woran es lag, dass die Timings nicht eingehalten werden konnten oder die Kosten wieder außer Kontrolle geraten sind. Ein Aufwand der allerdings nicht zur Reduzierung der Prozessdurchlaufzeit insgesamt beiträgt. Digitale Systeme sind hingegen in der Lage, automatisch Verbesserungen anzuzeigen, wenn beispielsweise eine Tätigkeit noch nicht optimal erfolgt ist – und das zumeist in Echtzeit und ohne persönliche Befindlichkeiten. Dabei spielt KI als Technologie eine zentrale Rolle und unterstützt Mitarbeiter:innen dabei, die Aufgaben effizienter zu gestalten.

Investition in digitale Tools rentiert sich

Die digitale Vergabe und das digitale Management von externen Dienstleistungen wird in Zukunft Standard sein. Um komplexe Projekte durchzuführen und schnell und agil zu sein, braucht es SaaS, die in der Lage ist, auch mit ERP-Systemen vollumfänglich zu kommunizieren. Nur so können Unternehmen Projekte erfolgreich planen und auf lange Sicht wettbewerbsfähig sein. Und wer bereits an mögliche Lösungen denkt, der sollte sich daran erinnern, dass es sich bei der Einführung von neuen Strukturen und Prozessen immer lohnt, den Anbieter von Lösungen genau zu prüfen. Denn gerade bei Investitionen dieser Art geht es darum, ein Software-Beratungsunternehmen zu finden, das die Herausforderung kennt, das adäquate Lösungen anbietet und darüber hinaus auch in der Lage ist, die Einführung der SaaS-Lösung Schritt für Schritt zu begleiten.

Über den Autor
Mario Mosel ist Chief Product Officer (CPO) bei simpressive und Diplom-Kaufmann für Logistik & Personal.

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Foto (oben): Shutterstock