Warum Ihr Unternehmen ohne Spreadsheets effizienter ist – Teil 1

1. Zeiterfassung

Für Dienstleistungsunternehmen ist es extrem wichtig, die von ihren Mitarbeitern geleistete Arbeitszeit zu erfassen. Denn Zeit ist hier im wahrsten Sinne des Wortes Geld.

Viele Unternehmen verlassen sich bei der Zeiterfassung immer noch auf Stift und Papier, weil das einfach ist und funktioniert. Oder auf Excel-Sheets. Das ist nicht gut. Denn bis zur Erfassung in Ihrem Abrechnungsprogramm haben Sie keine Ahnung, ob Sie im Plan liegen.

Wenn Sie aber einen Echtzeitüberblick über die geleisteten Arbeitsstunden haben, können Sie rechtzeitig gegensteuern. Mit modernen Systemen erfassen die Mitarbeiter ihre Stunden über Apps oder Browser direkt im Abrechnungssystem. Die Zeiten werden sofort mit dem Budget des Kunden abgeglichen und die Personalkosten im Hauptbuch angezeigt.

Die Rechnungsstellung kann früher erfolgen, was Ihrem Cashflow zugutekommt. Und da Sie einen Überblick über die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter haben, können Sie Ihr Personal optimal einsetzen. Das steigert die fakturierbare Zeit – und damit Ihren Gewinn.

2. Bestandsmanagement

Ihre Leistungsfähigkeit zeigt eine Tabellenkalkulation bei der Verwaltung des Bestands. Denn mit den richtigen Feldern und Formeln können Sie Excel fast in ein Mini-ERP verwandeln. Aber irgendwann überschreitet Ihre Kalkulationstabelle die Komplexitätsgrenze.

Denn wenn die Tabellen komplexer werden, versteht man nur schwer, wie sie funktionieren – und ob alles seine Richtigkeit hat. Sind die Formeln korrekt? Sind die Daten korrekt? Wer aktualisiert die Daten? Wann war die letzte Aktualisierung?

Moderne Geschäftssysteme aktualisieren den Bestand automatisch immer dann, wenn das Unternehmen einen Artikel verkauft, ein Produkt herstellt oder eine Lieferung erhält. Die Bestandsmaske dient vor allem der Anzeige des Bestands, nicht seiner manuellen Erfassung oder Aktualisierung.

Eine bessere Bestandsverwaltung sorgt dafür, dass weniger Kapital in Rohstoffen gebunden ist, dass die Lieferkette gestrafft wird und dass Sie weniger veraltete Bestände haben, die Sie mit Rabatt verkaufen müssten.  

Die Bestandsverwaltung über ein integriertes Business-System ist deshalb effizienter als eine Tabellenkalkulation, selbst wenn die Spreadsheets alle Zusammenhänge richtig darstellen und möglichst aktuell gehalten werden.

3. Abteilungsübergreifender Überblick

In der Start-up-Phase jongliert der Unternehmer ständig mit mehreren Rollen: Vertrieb, Marketing, Dienstleistungen, Kundendienst. Solange er das meiste selbst erledigt, reichen ein paar Tabellenkalkulationen für den Überblick.

Sobald er aber für die einzelnen Rollen Mitarbeiter einstellt, wird es schwieriger, die Kontrolle zu behalten. Übergibt das Marketing genügend Leads an den Vertrieb? Verkauft der Vertrieb genug, um das Serviceteam zu beschäftigen? Kann das Serviceteam mit dem Arbeitsaufwand Schritt halten? Um das zu herauszufinden, muss der Chef die einzelnen Abteilungen befragen. Um dann alle Informationen manuell zusammenzuführen.

Ab einer gewissen Unternehmensgröße funktioniert das nicht mehr. Die Mitarbeiter wollen nicht ständig ihre Arbeit unterbrechen, um Auskunft über den aktuellen Stand zu geben. Und als Unternehmer wollen Sie Ihre Zeit nicht damit verbringen, Tabellenkalkulationen zu  Übersichten zu konsolidieren, die schon veraltet sind, bevor Sie sie fertiggestellt haben.

Moderne Unternehmenssysteme ersetzen die Ansammlung von Anwendungen und Tabellenkalkulationen durch eine einheitliche Plattform.

Vertrieb, Marketing, Projektmanagement, Fertigung, Buchhaltung und Finanzen werden über eine einzige Schnittstelle abgewickelt. Jede Abteilung verwendet denselben Kundendatensatz und kann sehen, was der Kunde gekauft hat, welche Broschüren er gelesen hat und ob er seine Rechnungen bezahlt hat.

Jede Abteilung nutzt auch denselben Produktdatensatz, sodass sie genau sieht, wie viele Produkte auf Lager sind, wie lange es dauert sie herzustellen und welche Materialien dafür benötigt werden.

Ein integriertes System kann Leads, Opportunities, Aufträge, Rechnungen und Zahlungseingänge verfolgen – vom ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden bis zur Auslieferung seiner Bestellung. Tabellenkalkulationen können das nicht.

Kurz gesagt: Wenn Sie eine einheitliche Plattform für die Führung Ihres Unternehmens einsetzen, haben Sie jederzeit einen aktuellen 360°-Blick auf Ihr Unternehmen. Gleichzeitig werden Abläufe gestrafft, beschleunigt oder sogar automatisiert.

Im zweiten Teil dieses Artikels befassen wir uns mit zwei weiteren Bereichen, in denen Tabellenkalkulationen Ihren Unternehmenserfolg behindern können.

Erfahren Sie mehr über die cloudbasierte ERP-Lösung

Foto (oben): Getty Images / Oracle