Drei gute Gründe für die Zeiterfassung in Startups

Zeiterfassung ist und bleibt ein heiß diskutiertes Thema, vor allem jetzt, da in Deutschland beschlossen wurde, dass es eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten geben wird. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) kürzlich mit Berufung auf das EuGH-Urteil von 2019 klargestellt. Ursprünglich hat der Europäische Gerichtshof Mitgliedsstaaten schon vor drei Jahren in die Pflicht genommen, ein System zur Zeiterfassung einzuführen. Infolge des Beschlusses vom BAG müssen Unternehmen nun Maßnahmen ergreifen, denn viele der ca. 45 Millionen Beschäftigten in Deutschland arbeiten in einem Vertrauensarbeitszeitmodell, können also selbstständig über ihre Zeit verfügen. Vor allem in Startups und Scaleups, in denen immerhin rund 415.000 Menschen hierzulande beschäftigt sind (Tendenz steigend), hat sich diese Vertrauensarbeitszeit bewährt. Dem steht nun jedoch das Konzept der Arbeitszeiterfassung entgegen.

Grundsätzlich gehen die Meinungen in puncto Zeiterfassung auseinander. Einige sprechen sich stark dafür aus, andere erachten sie als absoluten Blödsinn. Häufigster Grund für Skepsis und eine negative Einstellung ist die Befürchtung, Zeiterfassung diene lediglich als Mittel zur Kontrolle, ganz nach dem Motto: Big Boss is watching you. Diese Bedenken sind prinzipiell nachvollziehbar, denn Kontrolle widerspricht dem New Work Gedanken und keiner wird gerne ausspioniert. Hinzu kommt, dass einige die Erfassung ihrer Arbeitszeit als lästigen Zeitfresser sehen und sich keine zusätzliche Arbeit machen wollen, jede einzelne Tätigkeit mühsam einzutragen.

Der eigentliche Sinn der Zeiterfassung liegt allerdings woanders. Wenn man genauer hinsieht, gibt es einige gute Argumente, die vor allem in Startups für eine Zeiterfassung sprechen und zeigen, dass die Thematik nicht von vornherein verteufelt werden sollte:

Zufriedene Kund:innen durch exakte Projektdauer

Vor allem in jungen Unternehmen fehlt zu Beginn ein detaillierter Einblick, wie lange Aufgaben und Projekte wirklich dauern. Wenn jedoch das gesamte Team Zeiten projekt- und aufgabenbezogen erfasst, gewinnt man schnell ein Gefühl für den tatsächlich benötigten zeitlichen Aufwand einzelner Aufgaben. Viele Zeiterfassungs-Tools bieten dann die Möglichkeit, diese projektbezogen auszuwerten, sodass die Gesamtprojektdauer genau nachvollziehbar ist. Über die Zeit sammeln Startups so Erfahrungswerte für verschiedene Projektarten.

Auf lange Sicht ist es dadurch möglich, besser auf Kund:innenanfragen zu reagieren, indem man realistische Angebote macht. Zusätzlicher Benefit: Die Kund:innen sind zufriedener, weil die geschätzte Projektdauer nicht enorm überschritten wird.

Ebenfalls lassen sich durch die Erfassung und anschließende Auswertung der Zeiten (Projekt-) Verzögerungen eher vermeiden, da die Kapazitätsplanung dahingehend angepasst werden kann. Da in Startups Kapazitäten in aller Regel knapp sind, ist es hier besonders wichtig, Zeiten und damit den Arbeitsaufwand möglichst genau einschätzen zu können, denn am Ende des Tages gilt: Zeit ist Geld. Je eher man also belastbare Informationen sammelt, desto zuverlässiger wird die Planung, was schlussendlich auch der Kundenbeziehung zugutekommt.

Zeitfresser identifizieren und besser priorisieren

Zeiterfassung ist nicht mit der bloßen Erfassung der Arbeitszeit gleichzusetzen. Vor allem für Startups ist es sinnvoll, hier noch mehr ins Detail zu gehen und z.B. auf Tätigkeitsebene zu erfassen. Häufig ist den Teammitgliedern gar nicht bewusst, wie viele Nebentätigkeiten sie von der wirklich produktiven (Projekt-)Arbeit abhalten.

Wenn Startups statt der bloßen Anwesenheit alle Zeiten tätigkeitsbezogen tracken und auswerten, wird deutlich, wie viel Zeit tatsächlich in Calls, Meetings oder mit der Bearbeitung von Mails verbracht wird. Dadurch werden vor allem interne Optimierungspotenziale sichtbar: Zeitfresser lassen sich besser entlarven. In der Folge können die gesamten Arbeitsabläufe effizienter organisiert werden, sodass schlussendlich mehr Zeit für wirklich relevante Aufgaben und Tätigkeiten bleibt. Die aufgabenbezogene Arbeitszeiterfassung bedarf zwar einer gewissen Disziplin, aber diese lohnt sich: Insgesamt trägt sie zu einer Produktivitätssteigerung bei, wenn sie zur Selbstkontrolle und -optimierung genutzt wird.

Zudem stellt die Zeiterfassung ein sehr gutes Hilfsmittel dar, um einerseits die eigenen Aufgaben besser zu priorisieren und andererseits diese Priorisierung selbstständig zu überwachen. Nimmt man sich beispielsweise vor, 50 Prozent der eigenen Arbeitszeit mit dem neuen Projekt zu verbringen, erhält man über die erfasste Zeit eine unmittelbare Rückmeldung, ob diese Priorisierung erfolgreich war.

Transparenz und selbstbestimmtes Arbeiten – auch im Homeoffice

Auch in Startups werden Arbeitszeitverträge typischerweise auf Stundenbasis abgeschlossen. Allerdings gilt die Regel ´Zeit gegen Geld´ hier nur bedingt. Anstatt Arbeit zeitbezogen zu betrachten, arbeiten Startups eher output-orientiert. Das bedeutet, die Ergebnisse zählen und die Arbeitszeit steht im Hintergrund. Solange Projekte rechtzeitig und zufriedenstellend erledigt werden, kommt es nicht darauf an, ob man eine Woche mal 30, 38 oder 46 Stunden gearbeitet hat.

Trotzdem gilt es auch hier, zumindest einen Überblick über die Arbeitszeiten zu behalten und zu prüfen, ob diese mit der Kapazitätsplanung übereinstimmen. Oft wird gerade in jungen Unternehmen (freiwillig) mehr gearbeitet. Deshalb ist es schwer einzuschätzen, wie ausgelastet das Team wirklich ist und wer aktuell an welchen Projekten arbeitet. Dafür ist wiederum eine Zeiterfassung hilfreich. Durch die Erfassung und Auswertung auf Projektbasis ist es zum einen möglich, Arbeitszeiten vernünftig zu managen und zum anderen, besser zu entscheiden, ob man noch Kapazitäten für ein neues Projekt hat. Es geht also nicht um Überwachung, sondern vielmehr darum, mehr Transparenz zu schaffen. Dies mündet letztendlich auch in einem höheren Maß an Flexibilität. Wer zum Beispiel vier Tage die Woche länger gearbeitet, viel geschafft und alles transparent getrackt hat, kann im Zweifel an einem Freitag auch mal früher Feierabend machen.

Eine transparente Zeiterfassung geht außerdem mit der Möglichkeit einher, selbstbestimmter zu arbeiten. Gerade im Homeoffice, das sich seit Beginn der Corona Pandemie als Arbeitsmodell nahezu flächendeckend etabliert hat und vor allem in Startups vermehrt angeboten wird, hilft das Erfassen von Arbeitszeiten gezielt dabei, selbstbestimmtes Arbeiten der Mitarbeitenden zu fördern. Anstelle eines weisungsgebundenen Alltags tritt dann die Möglichkeit zur freien Zeiteinteilung.

Über den Autor
Tobias Hagenau (Co-Gründer und CEO von awork) ist Experte für Teamorganisation, Freude bei der Arbeit und New Work. Das Workmanagement-Tool awork hilft bereits 2.000+ Teams, besser und glücklicher zusammenzuarbeiten.

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