“Wir-tuell” statt “Ich-soliert” – So klappt Unternehmenskultur

Auch wenn wir das Gröbste der Corona-Krise hoffentlich bald überstanden haben, die Arbeitswelt ist weiterhin voll in ihrem Bann. Die meisten Startups- und Tech-Unternehmen agieren noch immer großteils remote und haben die Mitarbeiter in Home Office. Wenn überhaupt kehren viele nur sehr zögerlich ins Büro zurück. Für den Aufbau und die Vermittlung einer Unternehmenskultur als zentralen Erfolgsfaktor eines Unternehmens bringt das enorme Herausforderungen. Gerade wenn Unternehmen stark wachsen, virtuell einstellen und sich viele Mitarbeiter oft noch nie persönlich kennengelernt haben.

Wie es trotz aller neuen Gegebenheiten trotzdem klappen kann, macht das österreichische Startup Kaleido vor. Auch in der Covid-Krise hat dank einer “Culture-First”-Strategie noch kaum ein Mitarbeiter das Unternehmen, das sich um die Hintergrundentfernung von Bildern und Videos kümmert, verlassen. Was es dafür von Home Office-Packages bis zu Stimmungstracking oder Traditionen wie virtuelle Skribbl-Gruppen braucht, welche Learnings er auf diesem Weg mitgenommen hat und warum Transparenz, Feedbackkultur und Flexitimes die Zukunft gehört, darauf gibt Co-Founder Benjamin Grössing in seinem heutigen Gastartikel spannende Antworten und Tipps.

Nicht wenige Tech-Unternehmen, ihre Führungsetagen und HR-Abteilungen stehen durch die von Corona noch einmal angefeuerten Digitalisierungswelle vor einem Luxusproblem: Sie wachsen wirtschaftlich und damit auch personell. Auch wir waren bei aller angebrachten Demut in dieser glücklichen Lage trotz der Covid-Krise massiv zuzulegen und zu expandieren. Derzeit stoßen wöchentlich mehrere neue Mitarbeiter dazu. Die größte Herausforderung war und ist bei alledem die Unternehmenskultur als unser zentrales Standbein trotz der neuen Gegebenheiten rund um Covid und Home Office großteils virtuell aufzubauen und weiterzuentwickeln. Warum? Vor allem um die Motivation und das Wohlbefinden bei unserem aktuellen Team weiterhin und bei allen Neuen von Beginn weg  konstant hoch zu halten. Definitiv kein leichtes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass sich viele im Team noch nie persönlich kennengelernt haben.

Unternehmenskultur als der Dreh- und Angelpunkt für langfristigen Erfolg im Startup
Wieso uns das Thema Culture auch unter erschwerten Umständen insgesamt so wichtig ist? Weil es auf allen Ebenen Sinn macht und unternehmenskritisch ist. Damit ein Motor rund läuft, braucht es Schmiermittel, sonst ist er früher oder später defekt. Im Fall eines Unternehmens sind diese Schmiermittel die zwischenmenschlichen Beziehungen und die kommunizierten aber vor allem gelebten Werte. All das digital first jedem im stark wachsenden Team zu ermöglichen und zu vermitteln, ist elementar für den Unternehmenserfolg und vor allem unsere eigenen Ansprüche. Eine kaum vorhandene Mitarbeiterfluktuation war nicht unser primärer Antrieb, ist aber die schönste Begleiterscheinung und Belohnung.

Unternehmenskultur ist in unserem Startup also wie schon angeschnitten noch vor dem Produkt der zentrale Ausgangspunkt für sämtliches Handeln. Gemeinsam mit meinem Co-Founder David Fankhauser und unserem COO Alex Brix zu diesem Thema wochenlang zusammengesessen. Wir haben intensiv überlegt, was es wirklich braucht, um die für uns beste Firma zu bauen. Was hätten wir uns in unseren vorherigen Jobs alles gewünscht? Was erfüllt Mitarbeiter wirklich und schweißt als Team zusammen? Ganz abseits von spannenden neuen Technologien und Produkten mit echten Impact ging es uns darum, dass alle gemeinsam im Team wirklich motiviert und engagiert sind und Spaß haben. Im besten Fall soll es sich nicht einmal wie Arbeit anfühlen, auch wenn es das natürlich ist, weil die Begeisterung für die Sache und der Zusammenhalt so groß sind.

Im Zuge des Prozesses haben wir uns vieles angesehen, reflektiert, Pläne gewälzt und schlussendlich Ressourcen dafür geschaffen und umgesetzt. Hätten wir das für uns nicht zufriedenstellend auf die Reihe bekommen, gäbe es das gesamte Startup vermutlich gar nicht. Es mag ein etwas radikaler Ansatz sein, eine gute Idee für ein Startup zu begraben, wenn man die bestmöglichen Rahmenbedingungen für ein tolles Miteinander nicht hinbekommt. Aber diese konsequente Ausrichtung auf “culture first” hat sich im Nachhinein betrachtet sehr bezahlt gemacht.

Damit stand schon einmal das Grundgerüst und auch wenn uns Corona bei sehr vielen Dingen scheinbar einen Strich durch die Rechnung gemacht hat, haben wir auch viel mitgenommen. Einiges davonwird uns in der hoffentlich dann bald alten Normalität wie vor der Covid-Krise trotzdem bleiben, weil es sich sehr bewährt hat. Wie all das geklappt hat und wie es gerade auch digital möglich ist, seine Truppe nicht nur bei Laune zu halten, sondern gänzlich neue Wege zu gehen, wollen wir euch nun anhand unserer Top 10 Tipps zum Aufbau einer Unternehmenskultur in Zeiten von Home Office zeigen:

1.) Ob offline oder online – Gemeinschaftsstrukturen und Werte vom Start weg über alles
Der erste Punkt dafür wurde eben bereits angeschnitten: Initial starke Gemeinschaftstrukturen und Werte schaffen die halten, egal ob im Büro oder daheim. Das ist leicht daher gesagt aber gerade am Anfang ein nicht zu unterschätzender Zeit- und Kraftaufwand. Heißt konkret: Das Führungsteam definiert mit allen gemeinsam ein ein Gerüst an Werten und Verhaltensweise, die ein gutes Miteinander nicht nur ermöglichen, sondern vielmehr fördern und befruchten. Auch und gerade auch für alle nachkommenden. Diese sind aber natürlich nicht in Stein gemeißelt, sondern sollen genauso wie das Team mitwachsen. Konkret lief das bei uns über zunächst anonyme Umfragen im Team, die meist genannten Aspekte waren der Startpunkt. In unserem Fall waren das unter anderem Aspekte wie Agilität und “Fail fast”-Mentalität,  Team first oder höchstmögliche Transparenz (siehe unten). Da die Frage nach der Unternehmenskultur gerade in Bewerbungsgesprächen besonders oft aufkam und für viele Bewerber ein Schlüsselkriterium ist, haben wir sie auch noch mal auf unserer Careers-Page zusammengefasst (https://www.remove.bg/careers).

2.) Die physische Homebase & ein Zuhause für das ganze Team – das Büro ist und bleibt wichtig
In unserem Fall war das noch mal eine ganz spezielle Situation. Wir waren eben in unser neues Büro gezogen, dass noch mitten beim Einrichten war und dann kamen die Lockdowns. Viele hatten das neue Büro oder Arbeitskollegen noch nie gesehen. Und genau das wollten wir bewusst niemanden verwehren. Jeder Mitarbeiter hatte immer im Rahmen der gesetzlichen Regeln die Möglichkeit zumindest zwei Tage in der Woche ins Office zu kommen. Das Rotationssystem wurde dann gerade je länger die Lockdowns und Home Office dauern immer besser angenommen, was uns in diesem Vorgehen bekräftigt hat. Wir sind alle soziale Wesen und eine Luftveränderung zum Schreibtisch Zuhause und das zwischenmenschliche Miteinander – sei es nur ein Plausch am Weg zum Mittagessen holen ist nicht gänzlich ersetzbar. Wir sind der Überzeugung, dass das Büro gerade auch als Begegnungszone im Unternehmen weiter eine wichtige Rolle spielt und nachgefragt wird, auch wenn wir prinzipiell die Möglichkeit bieten über weite Strecken „fully remote“ zu arbeiten.

3.) Die optimale Work-Station für jeden – ob daheim, im Büro oder unterwegs
Das Thema hat sich uns gerade im Zuge Corona-Krise und der damit einhergehenden Home Office verstärkt gestellt. Was brauchen Mitarbeiter Zuhause, unterwegs aber genauso auch im Büro um bestmöglich arbeiten zu können? Vom eigentlichen Computer oder Laptop einmal abgesehen – Extra-Bildschirme, ein guter ergonomischer Sessel oder Technik-Tools für unterwegs. Wenn alle Mitarbeiter wissen, dass sie von wo auch immer sie gerade sein wollen, das bestmögliche setting haben, dann hat das einen positiven Effekt auf die gesamte Belegschaft. Und wie so oft zeigt es, wenn man Mitarbeitern Möglichkeiten schafft, dann nützen sie das auch nicht aus, sondern bestellen eben Dinge, die aus ihrer Sicht sinnvoll sind und die sie wirklich bei ihrem Job unterstützen.

4.) Volle Transparenz & Vertrauen – jeder soll und darf offen sprechen
Was gerade dann hilft, wenn man sich nicht persönlich sieht, aber generell eine hohe Bedeutung für die Unternehmenskultur haben sollte, ist ein sehr hohes Maß an Transparenz. Und das in vielfältigster Weise. Transparenz von Seiten der Gründer, dass die Mitarbeiter über alles was relevant und spannend ist frühestmöglich informiert und miteinbezogen werden. Das beste Beispiel bei uns waren die Exit-Gespräche mit Canva. Sämtliche Mitarbeiter wussten über diesen Deal bereits Monate vorher Bescheid, dicht gehalten hat trotzdem jeder. Oder unsere vierteljährlichen Townhall-Meetings, bei denen das gesamteTeam vom Management wirklich über alle Zahlen, Daten, Fakten und Pläne informiert wird, seien sie noch so heikel und vertraulich. Dieses Wissen um die gegenseitige Verlässlichkeit schweißt zusammen. Ein Unternehmen wächst aber gleichzeitig auch daran, wenn Mitarbeiter wissen, dass sie jederzeit positiv wie auch kritisch Feedback geben können und gemäß dem Motto “we listen” auch gehört und Ernst genommen werden. Jeder soll seinen Impact und Space im Startup haben. Diese beidseitige Offenheit und Feedbackkultur vom CEO bis zum Praktikanten im täglichen Zusammenarbeiten ist umso wichtiger und hilfreich, wenn man sich nicht tagtäglich vor Ort sieht, um Missverständnisse frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

5.) Stimmungstracking – in Einzelgesprächen & über anonyme Feedback-Tools wie officevibe
Damit einhergehend sind gerade Einzelgespräche elementar. Wenn remote gearbeitet wurde, läuft das eben im digitalen Call, aber der 1:1-Austausch oder Feedbackgespräche im kleinsten Kreis sind durch nichts zu ersetzen. Was uns persönlich wirklich sehr positiv überrascht hat, sind Stimmungstools wie officevibe. In unser internes Kommunikationstool Slack eingebaut, fragt diese App alle Mitarbeiter natürlich freiwillig und anonym über wichtiges Themen von Arbeitsbelastung, persönlicher Weiterentwicklung bis zu Gehaltsniveau oder der Beziehung zum Team-Lead. Drei von vier unserer Mitarbeiter machen bei diesem Tool völlig freiwillig mit. Über Anwendungen wie diese, sind auch kleinere Veränderungen bemerkbar und können dann einmal offen angesprochen werden. Gibt es hier Ausschläge wird das monatlich mit dem Team besprochen. Das Feedback und wie darauf eingegangen wird, wird regelmäßig mit den Mitarbeitern unter anderem über unser Kommunikationstool Slack geteilt, um zu zeigen dass Kritik und Wünsche gehört und auch behandelt werden und nicht ins Nichts gehen. Auch hier gilt Prävention, Früherkennung und aktive Inangriffnahme von möglichen Schieflagen hilft dabei, gemeinsame Ziele schneller zu erreichen und ein gutes Klima beizubehalten.

6.) Team-Events, die Skribbl-Gruppe oder die gemeinsame Fitness-Challenge
Teamevents an sich gehören ja mittlerweile seit vielen Jahren zum Standard-Repertoire für Teambuilding und Mitarbeitermotivation. Angesichts von strikten Lockdowns und Versammlungsverboten standen wir hier wie viele andere vor der Frage was nun? Wir haben es dann im Fall der Weihnachtsfeier mit einiges an Aufwand und dem selben eingeplanten Geld wie für die vor Ort-Feier trotzdem auch virtuell gut hinbekommen. Jeder hat ein Party-Paket nach Hause bekommen mit Verkleidungen, allen benötigten Zutaten für einen Cocktail-Kurs den wir dann alle gemeinsam unter Anleitung gemacht haben. Insgesamt war es eine wertvolle und kultige Erfahrung, auf die vor Ort Events freuen wir uns trotzdem schon alle!

Wirklich anders ist das aber bei anderen, mittlerweile liebgewonnenen virtuellen Spaß-Gruppen. Die entstanden übrigens lustigerweise schon vor Corona und haben sich seitdem bewährt. Einerseits die wöchentlichen Scribble Hangouts, bei denen Worte online gezeichnet und erraten werden oder auch gemeinsame Fitness-Challenges, wo gemeinsam gewetteifert und beispielsweise über die Uhren oder Tracker gematched wird. Die oberste Prämisse bei alledem ist trotzdem die Freiwilligkeit, wer will kann, keiner muss oder soll sich gedrängt fühlen.

Gerade weil viele von unserem Team oft nicht im  Office sind, geben solche Aktivitäten trotzdem jedem,  wenn er will, die Möglichkeit dabei und Teil der Gemeinschaft zu sein, egal wo man gerade auf der Welt sitzt. Corona war diesbezüglich definitiv ein Katalysator für die gesamte remote working Bewegung.

7.) Resultatbasiertes Arbeiten statt Stunden zählen – raus aus dem Kontroll- & rein in den Trust-Modus
Auch hier gilt ähnlich den Teamevents eigentlich das Motto alles schon gehört. Massiv relevanter wurde dieser Aspekt durch die gesetzlich auferlegte Home Office im Zuge der Corona Krise. Fast sämtliche Mitarbeiter mussten landesweit von Zuhause arbeiten. Viele Führungskräfte hatten mit diesem scheinbaren Kontrollverlust hart zu kämpfen. Das ohnehin veraltete Leistungs-Paradigma Anwesenheit war plötzlich dahin. Wir haben hier den Vorteil, dass wir darauf nie Wert gelegt haben. Am Ende zählt aus unserer Sicht immer, was dabei rauskommt und nicht wie lange jemand an etwas sitzt. Genau deswegen werden, wie auch bei vielen gerade digital fokussierten Unternehmen gemeinsam quartalsweise realistische Ziele definiert, die jeder einzelne erreichen will. Für viele Chefs war das insofern ein heilender Schock, weil der gute Mitarbeiter von morgen es als Standard-Option sehen wird, von wo auch immer und nicht unter den Augen der Vorgesetzten seinen Job zu machen.

8.) Traditionen fördern: Das Virtual Weekly Standup, ein Guten Morgen in der Früh & Slack-Chats mal auch ganz privat
Unternehmenskultur basiert gerade und besonders auf vielen kleinen lieb gewonnenen Traditionen. In unserem konkreten Falle das „10:10“ – ein Online-Weekly-Monday-Standup. Fing es als klassischer Zwei-Minuten Überblick an, was bei einem letzte Woche passiert ist und was diese Woche am Plan steht, wurde die Pitch-Zeit parallel zur Teamerweiterung mittlerweile zwei Mal halbiert und das Format adaptiert. Noch immer kommt jeder kurz zu Wort aber nur mehr 30 Sekunden, in denen er sein persönliches Highlight auf einer Canva-Folie präsentiert. Gleich geblieben ist seit Tag 1, dass fast jeder mit einem Gemeinschaftsgefühl und einem Schmunzeln gemeinsam in die Woche startet.

Das tägliche Guten Morgen aller Teammitglieder auf Slack gehört fast zum guten Ton, noch stärker fördern aber sicherlich die großteils mit privaten Spaß gefüllten Random- Slack-Channels das Zusammengehörigkeitsgefühl. Gerade wenn viele Zuhause sitzen mussten, kamen dort die dringend nötigen Lacher nicht zu kurz. Und wieder gilt – auch der Mitarbeiter aus dem Ausland, der noch zwei Wochen von der Familie aus in Bulgarien, China oder Frankreich arbeitet, bleibt über den letzten Gossip am Ball.

9.) Intensives Onboarding legt die initiale Rutsche zur guten Unternehmenskultur
Wenn ein Mitarbeiter neu ins Unternehmen kommt, dann ist Onboarding das Um und Auf um ihn professionell bestmöglich willkommen zu heißen und mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Umso mehr, wenn sich Corona bedingt noch nie in Person gesehen hat. Insofern haben wir besonders viel Wert in einen ausgiebigen Onboarding-Prozess gesteckt, in dessen Zuge jeder Mitarbeiter in seinen ersten zwei, drei Wochen intensiv ins Unternehmen eintaucht. Dazu wird ihm jeder Teilbereich von verschiedenen Mitarbeitern in einem persönlichen Call vorgestellt. So kann er nicht nur viele seiner neuen Kollegen, sondern auch verschiedene Abteilungen gleich hautnahe kennenlernen. Das Onboarding erfüllte also während der Home Office-Zeit mit einem Schlag auch gleich die Kaffee-, Mittags- und Rauchpause um ins Gespräch zu kommen und sich kennenzulernen. Und die Newbies unter sich bekamen sich so auch gleich zu Gesicht. Ein weiteres Tool sind hier unsere “ruffle meetings”, bei denen neue Mitarbeiter aus den “virtuellen Hut” Namen aus dem Team ziehen, mit denen sie informelle Meetings zu Themen abseits der Arbeit machen.

10.) Arbeiten nach Energielevel – einfach mal loslassen wenn es nicht mehr geht
Einer der uns am wichtigsten Aspekte in Sachen Team und Zusammenhalt ist es auch, dass wir flexible Arbeitszeiten auch wirklich leben. Sprich: Private Verpflichtungen und Schwächephasen sind völlig in Ordnung und gut in den Alltag einbaubar. Wer mal einen schlechten Tag hat, sich nicht gut fühlt oder den Sorgen plagen, der klappt mitunter besser mal den Laptop zu.  Jeder ist einmal müde oder angeschlagen, gerade zu Corona-Zeiten und wir wollen wirklich das Gefühl vermitteln, besser mal einen Gang zurück zu schalten als sich unnötig zu quälen. Wir vertrauen, dass das durchschnittliche Wochenpensum dann trotzdem erfüllt wird und wurden bisher nie enttäuscht. Im Zuge der für alle belastenden Covid-Krise haben wir in diese Blickrichtung auch Instahelp bei uns installiert, eine Plattform, der jeder Mitarbeiter mit echten Psychologen zu allen Themen, die einen beschäftigen das Gespräch suchen kann. Sämtliche Kosten dafür trägt das Unternehmen.

Zeitlicher und monetärer Aufwand als Schlüssel  – Unternehmenskultur trägt viele Früchte
Kurzum zusammengefasst: Zeit, Herz und auch finanzielle Mittel in Unternehmenskultur zu investieren, zahlt sich jedenfalls auf allen Ebenen aus! Allein schon, weil in einem “glücklichen Unternehmen” die Motivation aller Beteiligten deutlich höher ist, Mitarbeiterfluktuation weitaus geringer ist und man gleichzeitig im “War for Talent” mit einem stimmigen Miteinander und einem funktionierenden Gefüge starke Argumente für neue Mitarbeiter hat. Jeder schlaue Bewerber  merkt rasch, ob eine Unternehmenskultur nur um eine Lippenbekenntnis handelt, oder sie auch mit Überzeugung gelebt wird.

Über den Autor
Benjamin Grössing ist Gründer von Kaleido. Mit dem Startup aus Wien, zu dem die Dienste remove.bg und Unscreen gehören, kann jeder die Hintergründe von Bildern und Videos mit einem Klick entfernen. Das australische Unternehmen Canva übernahm das österreichische Unternehmen kürzlich.

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Foto (oben): Shutterstock