5 Merkmale von ineffizienten Business-Meetings

Viele Meetings im Kalender bedeuten nicht, dass man besonders effizient ist. Dennoch wird gerade Produktivität daran gemessen. Es gibt aber fünf Anzeichen dafür, dass die eigenen Business-Meetings nicht optimal laufen – und dass es definitiv zu viele gibt:

Zu viele Meetings 

Rennt man von einem Meeting ins nächste, ist ein sehr gutes Anzeichen dafür, dass es zu viele nicht hinterfragte Meetings gibt. Damit befindet man sich in bester Gesellschaft: Laut Studien verbringen Manager*innen rund 23 Stunden ihrer Arbeitswoche in Meetings, was eine enorme Menge ist. 

In den vergangenen Jahren gab es einen starken Anstieg. Dieses Ergebnis weist auch eine  kürzlich von Sherpany in Auftrag gegebene Studie von Forrester Consulting aus. Die sowieso schon steigende Anzahl an Meetings wird durch infolge der Corona-Pandemie noch einmal katalysiert.Klar ist: Eine hohe Quantität bedeutet nicht mehr Qualität. So bemessen die Beteiligten den Besprechungen bei steigender Anzahl einen umso geringeren Wert bei, wobei auch die Zeit für die Vorbereitung schwindet.

Wer also die Zahl an Sitzungen reduziert, hat mehr Zeit für strategisch-operative Aufgabe und kann das Unternehmen mit seiner Vision vorantreiben.

Zu viele Teilnehmende 

Selbst in der “Galerie-Ansicht” sind im digitalen Meeting-Tool nicht alle Teilnehmenden auf einen Blick zu sehen? Dies bildet ein Anzeichen dafür, dass der Kreis der Eingeladenen definitiv zu groß ist.

Der Grund dafür ist häufig, dass niemand außer Acht gelassen werden soll. Doch mehr Teilnehmende führen nicht zu besseren Ergebnissen. Das Gegenteil ist der Fall.

Der amerikanische Kreativitätsforscher David Perkins hat unlängst das Rasenmäher- Paradoxon aufgestellt. Es besagt, dass bei physischen Anstrengungen mehr Mitarbeitende umso bessere Ergebnisse liefern: Zehn Personen mähen den Rasen deutlich schneller als ein Einzelner.

Bei mentalen Leistungen greift dieses Prinzip jedoch nicht: Zehn Personen schreiben nicht zehnmal so gut oder schnell ein Gedicht wie nur eine Person.

Auf Meetings bezogen, bedeutet dies, dass die geballte Ansammlung von vielen Teilnehmenden nicht zwangsläufig sinnvolles Handeln garantiert – selbst bei einer guten Agenda.

Deshalb sollte die Einladung jedes Einzelnen wohl überlegt sein. Eine anschauliche Benchmark kommt hier von Amazon-Gründer Jeff Bezos: Dessen Zwei-Pizza-Regel besagt, dass alle Meeting-Teilnehmenden von zwei Pizzen satt werden sollten.

Wer die Anzahl der Teilnehmenden möglichst gering hält, kommt einerseits zu besseren Ergebnissen. Andererseits verschafft er dem Team mehr Zeit für andere Aufgaben – eine Win-win-Situation also.

Keine Entscheidungen

Grundsätzlich sollten man bedenken: Für Meetings wird wertvolle Arbeitszeit investiert. Die getroffenen Beschlüsse sollten daher dem Aufwand auch gerecht werden. Niemand verlangt, dass man bei jedem Meeting gleich das Rad neu erfindet. Doch sollten die Sitzungen gut gemanagt sein und einer gewissen Struktur folgen. 

Wer nicht auf ein konkretes Ziel hinarbeitet, wird dieses auch nicht erreichen. Nur wer präzise vorgeht, klare Anforderungen formuliert und in Fragen denkt, gelangt in Meetings zu möglichst konkreten Beschlüssen.

Es hilft also ungemein, die Agendapunkte als Fragen zu formulieren, den erwarteten Outcome zu definieren und Erwartungen an die Vorbereitung zu stellen. 

Es mag zwar trivial anmuten, doch es mangelt viel zu oft an der genauen Festlegung zu besprechender Themen und Projekte.

Keine mittel- und langfristigen Ergebnisse

Entscheidungen sind das eine, doch sollen diese auch zu Ergebnissen führen. Es nützt ja wenig, viel Zeit und Mühe in Meetings zu investieren, wenn diese letztendlich zu keinen Ergebnissen führen. 

Um mittel- und langfristig zu Ergebnissen zu gelangen, ist die Protokollierung von hoher Bedeutung. Sie lässt sich direkt mit der Meeting-Agenda verknüpfen und stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten für die vereinbarten Ziele und Maßnahmen entstehen. 

Außerdem sind Protokolle ein wichtiges Kommunikationsinstrument, um für nicht beteiligte Betroffene Klarheit über die Situation, die Entscheidungen und zeitlich eingegrenzte Aufgaben zu schaffen. Tun man dies nicht, geht viel an Kontext verloren, wodurch Anweisungen nur abgearbeitet werden, anstatt sich auf Resultate zu fokussieren.

Zudem sollte der Organisierende oder Moderierende des Meetings die Ziele im Blick  haben und im Zweifel nachjustieren. Bei wiederkehrenden Sitzungen bietet es sich an, in den Beginn kurze Berichte über die erzielte Ergebnisse zu integrieren.

Meeting-Fatigue: Wenn digitale Meetings zu Erschöpfung führen

Im Unternehmen steigt die Anzahl ausgelaugter Mitarbeitender sowie erschöpfter Führungskräfte? Dies kann ebenfalls ein Anzeichen von zu vielen digitalen Meetings sein. Ein Grund ist dabei häufig nicht das digitale Tool, sondern die – wie zuvor geschildert – nicht optimale Meetingkultur vieler Unternehmen.

Erschöpfte Mitarbeitende sind nicht nur weniger produktiv, sie schaffen auch ein negatives Betriebsklima und melden sich häufiger krank. Auch wenn es auf der Hand liegt, dass Arbeitnehmer sich wohlfühlen sollten, rückt dies häufig ungewollt aus dem Fokus. 

Tatsächlich kommen die Themen psychologische Sicherheit und Burn-out-Prävention erst seit Neuestem verstärkt auf. Es geht darum, dem eigenen Team die optimalen Bedingungen zu bieten, um zusammenzuarbeiten, zu interagieren und einander vertrauen zu können.

Auf Meetings hat das Ganze große Einflüsse: Zum Beispiel kommt hier häufig die Sorge auf, blamiert, ausgegrenzt oder auf irgendeine Weise bestraft zu werden. Stattdessen sollte möglichst eine Atmosphäre entstehen, in der sich Menschen sicher, einbezogen und wohl mit ihren Beiträgen fühlen.

Letztlich dürfte aber auch die Anzahl der Meetings eine Rolle spielen: Um Erschöpfung zu vermeiden, sollte jeder Einzelne nicht an zu vielen Sitzungen teilnehmen müssen. Hier stellt sich die Frage nach der Relevanz und der Notwendigkeit der Teilnahme.

Fazit: Meetings sind das zentrale Führungstool – und richtig angegangen ein Zufriedenheitsfaktor für das eigene Team. Veränderung beginnt dabei häufig mit der Sensibilisierung für das Problem.

Über den Autor
Tobias Häckermann ist CEO von Sherpany und gründete das Unternehmen 2011. Sherpany unterstützt mit seiner Meeting Management Software Führungskräfte dabei, die digitale Transformation ihrer Sitzungen voranzutreiben. Sherpany wird von bereits über 300 europäischen Unternehmen und 10.000 Führungskräften benutzt. Sherpany beschäftigt über 130 Mitarbeiter*innen an sechs Standorten in Europa sowie remote über die ganze Welt verteilt.

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Foto (oben): Shutterstock