Warum separate Geschäftsanwendungen schnell an ihre Grenzen stoßen

Am Anfang neigen Start-ups dazu, für jede Abteilungsfunktion eine separate Geschäftsanwendung zu implementieren. Was zunächst als schnellste und kostengünstigste Lösung erscheint, erweist sich im Laufe der Zeit häufig als einer der größten Fallstricke für wachsende Unternehmen.

Unternehmen, die ihre Systeme nach und nach anschaffen, sind bald mit einem Wildwuchs an Anwendungen konfrontiert, der zwar kurzfristig die Anforderungen abdeckt, das Unternehmen langfristig aber von einer effizienten Skalierung seiner Business-Software und seiner Prozesse abhält.

Denn sobald das Geschäft wächst und immer komplexer wird, verursacht der Betrieb unterschiedlicher Lösungen und separater Abteilungssysteme operative Ineffizienzen, die verhindern, dass das Unternehmen sein Potenzial voll ausschöpfen kann.

Aktivitäten ohne Wertschöpfung
Unzusammenhängende Prozesse führen dazu, dass wichtige Abläufe wie Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung, Spesenfreigabe und Fulfillment unnötig lange dauern. So verbringen einige Mitarbeiter vielleicht Stunden damit, Auftragsinformationen in das Buchhaltungssystem einzugeben, während ihre Vertriebskollegen dieselben Daten längst im CRM-System erfasst haben. Diese manuelle Doppelarbeit ist nicht nur ineffizient, sie erhöht auch die Fehlerquote.

Fehlender Echtzeit-Überblick
Verschiedene Software-Systeme und separate Datenbanken machen es schwer, sich zeitnah einen Gesamtüberblick verschaffen. Berichte aus den Bereichen Finanzen, Vertrieb, Marketing, Service und Fulfillment sind entscheidend für eine integrierte Sicht auf die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Die meisten Unternehmen verzichten aber irgendwann darauf, die Informationen regelmäßig auszuwerten, da die Beschaffung, Extraktion und Analyse der Daten zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Oder es werden unzählige Stunden damit vergeudet, verteilte Informationen miteinander zu verknüpfen. Als Folge davon treffen Unternehmen kritische Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer, fehlerhafter, veralteter Informationen – oder einfach aus dem Bauch heraus.

Integrationsaufwand
Gibt es viele unterschiedliche Anwendungen, investiert die IT-Abteilung enorm viel Zeit und Geld in deren Integration, Wartung und Aktualisierung. Sobald neue Versionen gekauft werden, sind noch mehr Integration und Wartung erforderlich, damit die verschiedenen Versionen wieder zusammenarbeiten. Dadurch wird wertvoller IT-Aufwand verschwendet, und die Wartungskosten schnellen in die Höhe.

Enttäuschendes Kundenerlebnis
Bei hartem Wettbewerb ist es wichtig, dass Unternehmen ein außergewöhnliches Kundenerlebnis bieten, um Kunden zu gewinnen und sie langfristig zu binden. Dazu gehört, dass Kunden schnell und präzise über den Auftragsstatus informiert werden. Werden separate Systeme eingesetzt, ist es für die Mitarbeiter aber schwer, jederzeit die gewünschten Auskünfte zu geben, weil sie keinen Echtzeit-Zugriff auf alle Interaktions- und Transaktionsdaten haben. Negative Mundpropaganda und Abwanderung der Kunden können die unangenehmen Folgen sein.

Einzelne Geschäftsanwendungen? Lieber nicht!
Fazit: Nicht abgestimmte Prozesse, sich überlappende Datenbestände und die daraus resultierenden Ineffizienzen führen dazu, dass separate Geschäftsanwendungen schnell zum Problem werden, wenn ein Start-up wächst.

Wie ein integriertes System, das alle kritischen Geschäftsprozesse unterstützt, Unternehmen hilft, schneller und profitabler zu wachsen, erfahren Sie im zweiten Teil dieses Beitrags.

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Foto (oben): Oracle / GettyImages