E-Mails archivieren und bequem wiederfinden mit Mailstore

Zugegeben: Besonders sexy ist das Thema ‘Archivierung von E-Mails’ nicht. Aber notwendig ist sie, die Archivierung – zumindest für Unternehmen ist sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Bei Channelpartner zum Beispiel gibt es einen guten und ausführlichen Artikel darüber, welche E-Mails ein Unternehmer wie und gemäß welcher Gesetze archivieren muss: E-Mails archivieren. Nützlich ist die Archivierung von E-Mails außerhalb des E-Mails-Programms auch: Wenn ich alle Mails immer im Mailprogramm selbst aufbewahren würde, hätte mein Outlook wahrscheinlich längst die weiße Fahne geschwenkt und jede Arbeit eingestellt. Also machte ich mich auf die Suche nach einem guten E-Mail-Archivierungsprogramm und wurde mit MailstoreHome (www.mailstore.com) fündig.

Ich bin einer dieser Menschen, die Ordnung um sich herum brauchen, um Ordnung in sich hinein zu bekommen, also um strukturiert denken und arbeiten zu können. ‘Das Genie beherrscht das Chaos’ gilt leider nicht für mich. Also achte ich auf schnelle Wiederauffindbarkeit von Dingen und Dateien. So lass ich zum Beispiel zwecks besserer Übersicht brav, brav alle Mails schon bei Ankunft oder Versenden automatisch in verschiedene Ordner fließen. Outlook bietet ja das Verschieben oder Kopieren von Mails mit Bordmitteln an, den ‘Regeln’ nämlich. Wohin aber mit den E-Mails, die gar nicht mehr jederzeit abrufbereit in Outlook selbst liegen müssen? Wenn z. B. ein größeres Projekt abgeschlossen oder eine Recherche beendet wurde?

Viele Jahre lang hab ich zur E-Mail-Archivierung begeistert das kostenpflichtige aber sehr günstige Programm Web-Recherche genutzt. Ein wirklich großartiges “Windows-Programm, mit dem Sie Informationen aus dem Internet dauerhaft speichern, bequem verwalten und produktiv weiterverwenden können. ” Und für Web-Recherche gibt es ein Outlook Add-On, mit dem man ausgezeichnet seine E-Mails archivieren kann.

Dann aber gab’s mal wieder einen neuen Rechner, auf dem ich Web-Recherche gar nicht erst installiert hab, weil ich mittlerweile Read it later nutze, um mir Websites ‘für später’ zu merken. Inzwischen macht ein Online-Tool zum ‘Merken’ von Websites und Artikeln für mich mehr Sinn, weil ich doch auch häufiger unterwegs online bin und mit Read It Later eben auch dann Zugriff auf die notierten Websites habe. Also galt’s auch, eine neue Lösung für die Archivierung meiner E-Mails zu finden.

Überrascht war ich, dass es gar nicht so einfach ist, gute Programme zu finden, mit denen sich E-Mails sicher archivieren und später bei Bedarf auch bequem wiederfinden lassen. Aber bei MailStore Home hab ich alles gefunden, was ich brauche:

• Es ist sehr einfach zu installieren und einzurichten.
• Es ist portabel: MailStoreHome “kann so ohne vorherige Installation und an jedem beliebigen PC direkt von einem USB-Stick oder einer USB-Festplatte gestartet werden.”
• Es hat eine wirklich schnelle Volltextsuche. So finde ich eine stimmte E-Mail auch in den Archiven genauso schnell wieder wie in Outlook.
• Auch das Archivieren großer Datenmengen stellt kein Problem dar.
• Bereits archivierte E-Mails kann ich mit einem Klick wieder in meinem normalen E-Mail-Programm öffnen, falls ich eine E-Mail später doch mal noch mal weiterleiten oder beantworten möchte.
• MailStore Home bietet eine Migrationsmöglichkeit von E-Mails: “Oft scheitert der Wechsel von einem E-Mail-Anbieter zum anderen (z.B. von Yahoo Mail! zu Google Mail) daran, dass die bestehenden E-Mails nicht übernommen werden können. MailStore Home bietet dazu zahlreiche Exportfunktionen an, mit denen E-Mails aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden können.”
• Und: MailStoreHome ist für Privatanwender gratis. Unternehmen brauchen die kostenpflichtige MailStore Server-Version, deren Preisstaffel bei 295.- Euro für die ersten 5 Benutzer beginnt.

Einziger Nachteil dieser Software, den ich bisher entdecken konnte: Sie funktioniert nur für Windows-Benutzer. Ich hab mich mal in einschlägigen Mac-Nutzer-Foren umgetan, und bin dort immer wieder auf die Empfehlung von MailSteward gestoßen – kann dazu aber nichts Inhaltliches beitragen, weil ich eben Windows nutze. Haben Sie Erfahrungen mit MailSteward und können uns in einem Kommentar etwas darüber berichten?

Screenshots: deepinvent Software GmbH