Mehr Zeit fürs Kerngeschäft – Buchhaltung in der 4-Stunden Woche – Gastbeitrag von Christian Häfner

Nicht erst seit der “4-Stunden-Woche” von Tim Ferris ist Produktivität am Arbeitsplatz ein relevantes Thema für Gründer und Selbstständige. Das Buch offenbart viele Tipps und Tricks, mit denen sich der Arbeitsalltag schlanker gestalten lässt. Oft sind es Gründer und Start-ups, die nur wenig Buchhaltungserfahrung mitbringen und für dieses Thema Zeit investieren, die sie lieber für ihr Kerngeschäft nutzen wollen. Nicht selten geht da der Überblick auch mal verloren. Das Zauberwort heißt Software as a Service (SaaS). Viele Anbieter haben sich mittlerweile am Markt positioniert und helfen das Rechnungswesen für kleine Firmen und Selbstständige zu vereinfachen. Dieser Gastbeitrag zeigt, wie die Leitsätze des Buches im Rechnungswesen für Gründer und Selbstständige umgesetzt werden können und was bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigt werden sollte.

Definieren Sie, was für ihre Buchhaltung benötigt wird

Es empfiehlt sich immer klare Ziele zu haben. Das gilt auch für die Buchhaltung. Erst recht, da die wenigsten Startups zu Beginn einen Vollzeit-CFO (Chief Financial Officer) beschäftigen. Die häufigsten Probleme entstehen bei der Einhaltung von gesetzlichen Formvorschriften, dem richtigen Timing beim Rechnungs- oder Mahnungsversand sowie beim Überblick über ausstehende Forderungen. Nicht selten ist die Liquidität am Monatsende aufgrund verpasster Forderungen nicht mehr gegeben und kann gerade bei kleinen Firmen schnell unangenehm werden. Weitere beliebte Problemfelder sind die rechtzeitige und korrekte Umsatzsteuervoranmeldung und nach Ablauf des Geschäftsjahres das große “Aufräumen” für den Jahresabschluss. All dies sind Aufgaben, die erledigt werden müssen und bei richtiger Handhabung auch ohne großen Aufwand zu leisten sind, auch für Neulinge auf dem Gebiet.

SaaS-Tools erzeugen nach der Rechnungsstellung einen Überblick über die wichtigsten Zahlen. Eine Statistik gibt per Dashboard permanent Überblick über den Liquiditätsfluss. Idealerweise lässt sich auch ein DATEV-Export für den Steuerberater erzeugen. So bleiben die wichtigen Zahlen immer im Überblick.

Vermeiden Sie unnötige Aufgaben und Inhalte

Viele Aufgaben lassen sich vermeiden, automatisieren oder outsourcen und bieten großes Zeitsparpotential. Aufgaben, die sich nur geringfügig auf eine erfolgreiche Buchhaltung auswirken oder mit SaaS-Tools meist effizienter erreicht werden können. Nicht selten fangen Gründer bei der ersten Rechnungsstellung an, Rechnungstemplates in Word mit zugehöriger Excel-Tabelle zu erstellen. Dagegen spricht erst mal nichts. Jedoch laufen Unerfahrene schnell in Gefahr nicht alle Kriterien wie fortlaufende Rechnungsnummer oder Steuernummer zu beachten. Häufig werden Rechnungen auch per E-Mail verschickt. Dabei ist jedoch zu beachten, dass dafür in Deutschland nach §14 UStG eine qualifizierte digitale Signatur für PDF-Rechnungen nötig ist. Auch in Österreich und der Schweiz ist die digitale Signatur beim Rechnungsversand bereits Pflicht. Andernfalls berechtigt eine Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug.

Darüber hinaus beinhalten Rechnungen oft auch Texte und Informationen, welche völlig unnötig sind und weggelassen werden können. Diese überflüssigen Informationen sind weder rechtlich relevant, noch interessieren sie den Adressaten. SaaS-Tools fragen nur die Informationen ab, welche für die Rechnungen aus rechtlicher und praktischer Sicht notwendig sind. Anschließend werden diese Informationen automatisch in die Rechnungsvorlage eingefügt. Dynamische Inhalte wie Logo oder Standardtexte lassen sich i.d.R. beliebig konfigurieren.

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

“Nicht alles selber machen” sollte der Anspruch sein. Aufgaben lassen sich häufig delegieren, auslagern oder automatisieren. Im Idealfall beschränken sich die Aufgaben lediglich auf die Planung und Kontrolle.

Bei der Auswahl eines SaaS-Tools sollten sie darauf achten, dass die Möglichkeit besteht zusätzliche Mitarbeiter für ein Konto zu erstellen und mit unterschiedlichen Rechten auszustatten. Beispielsweise kann der Projektmanager so berechtigt werden, dass er nur Produkte und Zeiten erfassen kann oder Ihre “Finanzabteilung” nur Zugriff auf den Rechnungsein- und ausgang erhält.

Ein weiterer Vorteil: Automatisierung wiederkehrender Rechnungen. Nach wenigen Einstellungen sollte diese Arbeit automatisch durchgeführt werden können. Die Aufgaben beschränken sich damit lediglich noch auf Kontrolle und Versand an den Kunden.

Auch der Rechnungsversand selbst lässt sich optimieren. Die Rechnung muss im Normalfall ausgedruckt, gefaltet, in einen Umschlag gesteckt und zum nächsten Briefkasten gebracht werden. Ein gutes SaaS-Tool ist an einen Lettershop angebunden und verschickt Rechnungen per Knopfdruck. Noch schneller geht´s per Versand als E-Mail. Die digitale Signatur sollte auch hier integraler Bestandteil des Anbieters sein. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Setzen Sie auf Mobilität

Es muss ja nicht immer das “Home Office” sein. Die Produktivität wird dadurch häufig nicht gefördert. Dennoch hilft es, seine Rechnungen von überall schreiben zu können. Dank SaaS-Technologie ist der Zugriff quasi von überall möglich. Ein Mitarbeiter kann z.B. tagsüber unterwegs sein und seine Zeit per Zeiterfassung im Tool erfassen. Mit wenigen Clicks stellt der Chef Abends die Rechnung zusammen, signiert diese und schickt sie an den Kunden. Die Forderung erscheint sofort danach im Dashboard und bleibt bis zum Geldeingang im Überblick.

Fazit

Arbeitszeiten erfassen, Angebote und Rechnungen schreiben und verschicken, Zahlungseingänge und Mahnungen im Blick haben: Die Arbeit, die mit diesem “Papierkram” einhergeht, kennen viele Selbstständige und Gründer zur Genüge. Buchhaltung ist und bleibt für viele ein notwendiges Übel. Sich frühzeitig damit auseinander zu setzen erleichtert den späteren Aufwand beim “Aufräumen”.

Mit SaaS-Tools lassen sich viele dieser Aufgaben schnell, einfach und kostengünstig erledigen oder auslagern. Der Überblick und die Kontrolle bleiben jedoch in der eigenen Hand. Beim Anbietervergleich sollte man neben dem Preis auch darauf achten, dass Funktionen (wie Zeiterfassung oder digitale Signatur) integriert sind. Im schlechtesten Fall entstehen hier schnell zusätzliche Kosten durch Drittanbieter.

Zur Person
Christian Häfner arbeitet mit seinem Team an Fastbill.com (www.fastbill.com). Er studierte Betriebswirtschaft in Freiberg und Budapest. Zuletzt war er in verschiedenen Positionen im IT Projektmanagement bei der Otto Group in Hamburg tätig. Während dieser Zeit gründete er das Kaffee-Startup Happy Coffee und arbeitete an verschiedenen weiteren Projekten im eCommerce-Umfeld. Bei FastBill.com ist Häfner für die Bereiche Strategieentwicklung, Business Development und Marketing verantwortlich. FastBill ist eine ganzheitliche webbasierte Lösung für Kunden-, Auftrags-, und Rechnungsverwaltung und ist speziell für die Bedürfnisse von Selbstständigen und kleinen Firmen konzipiert.