Produktivität steigern: Warum erfolgreiche Arbeit Typsache ist

Produktiver sein, mehr schaffen, in weniger Zeit mehr auf die Reihe bekommen: Seien wir ehrlich – das wünschen sich viele von uns. Denn Arbeitsalltags- und Lebensalltagsgestaltung bedeutet, Dinge zu unternehmen, den Alltag zu planen und am Ende abzuhaken, was man sich vorgenommen hat. Mit jedem erledigten To-do kommt man einen Schritt weiter voran. Heutzutage werden wir in sozialen Medien und News-Foren förmlich überschüttet mit Tipps für mehr Produktivität und verschiedenen Tools für die Umsetzung und Selbstoptimierung. Oft stellen wir aber fest, dass wir an theoretischen Methoden scheitern und somit die Prokrastination aufs Neue beginnt. Woran liegt das?

Seit vielen Jahren beschäftige ich mich mit Methoden und Tools für mehr Produktivität. Mein Rat: Bevor man sich die Flut an Produktivitätstipps im Internet zu Gemüte führt, sollte man sich klar machen, was für ein Produktivitätstyp man eigentlich ist. Denn davon hängt es maßgeblich ab, welche Methoden oder Tools am Ende zu weniger Prokrastination und dafür zu produktiveren Arbeitstagen führen.

Diese vier Produktivitätstypen sollten wir kennen, um besser entscheiden zu können, welche Methoden, Vorgehensweisen und Tools sich für die individuelle Produktivitätssteigerung eignen:

Priorisierer:in

Dieser Typ ist weitgehend analytisch, realistisch und ein logischer Denker. Priorisierer:innen halten sich gerne an Fakten und wollen im Team im Voraus genau wissen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, damit die Arbeitszeit effizienter geplant werden kann. Zeitpläne sind ihr Ding und sie haben die Uhr bei jedem To-do im Blick. Darüber hinaus fällt es ihnen leicht, fokussiert Aufgaben zu managen und zu entscheiden, was als erstes gemacht werden muss und was noch etwas warten kann. In einem Team sind sie proaktive Problemlöser, arbeiten gerne mit einem klaren Ziel vor Augen und erstellen Timelines.

Methoden und Tools: Für Priorisierer:innen eignet sich besonders die Pomodoro-Technik, bei der in kleinen, aber sehr effizienten Intervallen gearbeitet wird. Aufgaben werden in Teilschritte unterteilt und nach jedem Schritt wird eine zeitlich begrenzte Pause gesetzt. Digitale To-do-Listen eignen sich, um die Aufgaben nach Prios zu sortieren.

Planer:in

Planer:innen tauchen meist etwas tiefer in Details ein. Sie weichen ungern von Abmachungen ab und sind deshalb zuverlässige Teammitglieder, die Projekte in einem festgelegten Zeitrahmen abschließen. To-do-Listen sind der beste Freund der Planer:innen. Ihr Postfach ist oft nach farblichen Ordnern sortiert und der Kalender zeigt konkret an, was zu welcher Zeit erledigt wird. In Meetings bestehen Planer:innen oft auf die klare Festlegung von Next Steps, sodass alle Mitwirkenden wissen, was sie mit welcher Deadline zu tun haben. 

Methoden und Tools: Für Planer:innen eignen sich digitale Helfer wie Kalender und Notiz-Apps. Kalenderintegrationen, wie beispielsweise bei uns, helfen diesem Produktivitätstyp bei der Projektplanung und der Organisation ihrer Teams und Aufgaben. Einige Planer:innen greifen auch gerne einmal zum Zettel und Marker oder organisieren sich über Projektmanagement-Tools, die Fristen und konkrete Briefings enthalten. 

Visualisierer:in

Im Gegensatz zu den Planer:innen neigen die Visualisierer:innen eher dazu, Details zu übersehen. Sie scheuen sich nicht davor, viele Projekte gleichzeitig zu jonglieren und werfen immer neue Ideen in den Ring. Sie erledigen Aufgaben spontan und entscheiden meist nach Lust und Kreativität, was sie als nächstes erledigen wollen. In Projekten kann das den ein oder anderen Zeitplan durcheinander werfen – jedoch braucht man keine Sorge haben, dass die Ideenfindung stagniert. Visualisierer:innen erkennen häufig Chancen und Potential neuer Blickwinkel, sind innovativ und dabei problemlösungsorientiert. Im Team sind sie diejenigen, die mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig handlen und spontan in Brainstormings mitwirken.

Methoden und Tools: Für Visualisierer:innen eignen sich Tools, mit denen man Mind-Maps erstellen und Gedanken auf verschiedenfarbigen Zetteln zusammenfassen kann, sodass Zusammenhänge visuell dargestellt werden können. Um den Tag zu strukturieren, bietet es sich für diesen Typ an, in Zeitblöcken zu planen: Ein Zeitfenster am Tag ist dafür da, administrative oder dringende Aufgaben zu erledigen. Ein weiteres Zeitfenster, um den Gedanken und der Kreativität freien Lauf zu lassen.

Arrangeur:in 

Einfühlungsvermögen und die Interaktion im Team treiben Arrangeur:innen voran. Sie sind hochemotionale und soziale Wesen und erledigen ihre Aufgaben am liebsten mit Sparring-Partnern. Ihnen liegt Kommunikation und sie sind in einer Gruppe oftmals ganz natürliche Moderator:innen. Der persönliche Kontakt ist ihnen wichtig, genauso wie das Problemlösen gemeinsam mit dem Team. Arrangeur:innen verlieren meist dann den Fokus, wenn es im Team Probleme zu lösen gibt und es fällt ihnen schwer, Teams auf kleine Gruppen zu beschränken, da sie in allen Teammitgliedern eine Stärke sehen.

Methoden und Tools: Arrangeur:innen können am besten produktiv arbeiten, wenn sie im Austausch mit ihrem Team bleiben. Team-Chats und Kanbanübersichten über alle To-Dos sind für ihn essentiell. Er/sie stellt gerne Zusammenhänge zwischen den einzelnen Aufgaben her und bringt Teammitglieder zusammen, die sich gegenseitig bei der Erledigung einer Aufgabe helfen können.

Neben den vier hier genannten Produktivitätstypen gibt es in jeder Organisation viele weitere, die sich im Berufsalltag etabliert haben. Die Nutzung von Tools und Methoden für mehr Produktivität sind individuell abhängig von der jeweiligen Arbeitsweise. Herauszufinden, welcher Typ man ist, ist ein Schritt in Richtung produktiveres Arbeiten. Anschließend ist es wichtig, verschiedene Tools auszuprobieren und Methoden zu prüfen, um herauszufinden, was am besten bei der Arbeit unterstützt.

Über die Autorin
Deb Lee ist seit über 15 Jahren als Produktivitätsberaterin tätig. Sie hat mit unzähligen Kleinunternehmern zusammengearbeitet, um ihnen dabei zu helfen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, sich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu konzentrieren und effizienter zu werden. Als Digital Productivity Coach, zertifizierte “Professional Organizer”, Evernote Certified Expert, Rednerin und Liebhaberin von allem, was mit Technik zu tun hat, ist sie außerdem süchtig nach Apps, die Produktivität in der digitalen Welt vorantreiben.