Ab in den Funnel – 5 Bereiche, die Startups automatisieren sollten

Startups sind chaotisch? Unsinn. Gerade junge Unternehmen haben die Chance, die Abläufe strukturiert zu gestalten. Schließlich müssen sie nicht Jahrzehnte lang eingespielte analoge Prozesse über den Haufen werfen, sondern können von Anfang an auf automatische Workflows setzen. Der große Vorteil: Anstelle der Mitarbeiter erstellt die Software größtenteils automatisch Reminder und Termine sowie für einzelne Aufgaben und Folgeaufgaben bis ein finales Ergebnis vorliegt. Dadurch gerät kein Follow-Up in Vergessenheit, kein Termin wird übersehen. Einfache Dinge – wie etwas das manuelle Übertragen von Rechnungsbeträgen – übernimmt die Software gleich komplett. Dadurch vergeuden Team-Manager wie auch einzelne Mitarbeiter ihre Zeit nicht länger mehr mit administrativen Angelegenheiten. Im Vertrieb und Marketing haben sich solche Funnels und Workflows bereits bewährt – nun erleben wir ähnlich innovative Arbeitsweisen abteilungsübergreifend in anderen Bereichen. Fünf Beispiele für (teils) automatische Funnels und Workflows im Arbeitsalltag:

Onboarding
Hat ein neuer Kollege tatsächlich alle erforderlichen Stationen durchlaufen, um zu wissen, wie das Unternehmen funktioniert? Tools wie Personio automatisieren den Onboarding-Prozess weitestgehend. Jedes Meeting, jeder Workshop wird terminiert, die dafür erforderlichen Kolleginnen und Kollegen eingeladen. Bevor der neue Kollege nicht die erforderlichen Skills erworben hat, bleiben die dafür notwendigen Termine in der Pipeline. Es folgt Reminder nach Reminder und Termin nach Termin. Bei Finiata haben wir dafür ein “Buddy-Programm” initiiert. Ein erfahrener Mitarbeiter steht dem Neuankömmling zur Seite. Personio erstellt für beide weitestgehend automatisch Termine und Reminder für die erforderlichen Onboarding-Sessions, die einmalig im Vorfeld festgelegt wurden – aber selbstverständlich je nach Abteilung und Level variieren.

Recruitment
Wer kennt es nicht? Eine Bewerbung trudelt als PDF ein, das Feedback aus der Fachabteilung zieht sich hin, irgendwann versandet die Mail und wenn sie wieder auftaucht, ist der Kandidat längst anderweitig untergekommen. Im Recruitment sorgen Workflows dafür, dass alle im Einstellungsprozess involvierten Mitarbeiter zentral in der Cloud gemeinsam bearbeiten. Ist noch eine Einschätzung jenseits von HR von einer Fachabteilung erforderlich, erfolgt dies unmittelbar in der Cloud. Ist eine Bewerbung spannend, wandert der Kandidat in die nächste Stage – beispielsweise zur Einladung zum Bewerbergespräch. Daran an knüpft wiederum die Evaluierung. Reminder für die Bearbeitung der Kandidaten erfolgen automatisch. Abhängig vom Level und dem Fachgebiet der Bewerber variieren die “Funnels”, sind mal kürzer, mal länger – aber die Logik bleibt immer die gleiche: Erst wenn ein finales Ergebnis vorliegt – also die Zu- oder Absage – geben die Tools Ruhe.

Buchhaltung
Tools wie Spendesk oder Pleo automatisieren das Verwalten von Unternehmensausgaben. Statt dass Mitarbeiter Papier-Belege oder Rechnungen als PDF horten und sie dann am Monatsende der Buchhaltung übergeben, erfolgt die gesamte Administration unmittelbar nach der Bezahlung. Einzelne Mitarbeiter erhalten virtuelle oder physische Kreditkarten des Unternehmens. Geschäftsessen oder auch Marketing-Budgets bezahlen sie dann eigenständig – ab bestimmten Beträgen wird selbstredend die Freigabe durch dafür verantwortliche Personen vorausgesetzt. In diesem “Administrations-Funnel” erfolgt fast alles automatisch ab dem Scan der Rechnung mit dem eigenen Smartphone: Die Beträge und entrichtete Umsatzsteuer wird ausgelesen und direkt an die Buchhaltungssoftware übermittelt, die Rechnung entsprechend gesetzlicher Vorgaben archiviert. Alle Ausgaben lassen sich etwa nach Person oder Typ kategorisiert und visualisieren. Schwankungen oder auch Einsparpotenziale fallen dadurch auf einen Blick auf.

Marketing
Im Marketing automatisiert zeitgemäße Cloud-Software die Prozesse weitestgehend. Beispielsweise clustert Hubspot Personen nach ihren Öffnungs- und Klickquoten, um dann Newsletter zu individualisieren. Besonders spannend sind zudem Cloud basierte Verzahnungen von Vertrieb und Marketing. Unter anderem können dann die Vertriebskollegen übernehmen, wenn ein potenzieller Neukunde zwar noch seine Telefonnummer eingegeben, aber eine Anmeldung nicht final abgeschlossen hat – die DSGVO-konforme Einwilligung natürlich vorausgesetzt. Solche Tasks erstellt die Software komplett automatisch in den Workflows der Vertriebskollegen. Idealerweise verteilt sie hochwertige Leads aus dem Marketing dabei gleichermaßen im Vertriebsteam – damit alle Kollegen gleiche Voraussetzung auf Abschlüsse und Kommission haben.

Vertrieb
Vertriebssoftware – Vorbild aller Funnels – bringt jeden neuen Kontakt in Workflows. Kein Lead gerät in Vergessenheit, kein Termin landet nicht im Kalender. Jede einzelne Kontaktaufnahme hält die Cloud-Software fest und erstellt direkt Folgeaufgaben. Bis zum finalen Abschluss oder auch nicht. Und nach erfolgreichem Abschluss, beginnt der Zyklus mit möglichen Upselling-Optionen idealerweise gleich von vorne.

Ein solches Arbeiten im Autopilot erleichtert den Arbeitsalltag ungemein durch weniger Administration, weniger Vergesslichkeit und einem immensen Plus an Zuverlässigkeit. 

Über den Autor
Jan Enno Einfeld ist Geschäftsführer von Finiata, einem Fintech mit Fokus auf kurzfristiges Liquiditätsmanagement für Kleinunternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Finiata nimmt neben dem Kernmarkt Polen Märkte wie Italien, Spanien oder die Türkei für die kommenden Jahre ins Visier. Die Bonitätsprüfung erfolgt komplett digitalisiert und automatisiert. Der Algorithmus “Copernicus” hat sich durch Machine Learning kontinuierlich weiter entwickelt und prüft binnen weniger Minuten die Kreditwürdigkeit der online-Antragssteller – bei einer Ausfallquote von zwei Prozent und einem Gini-Koeffizienten, der 30 Punkte besser ist als der von vergleichbaren Auskunfteien. 

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