Wachstum steigern durch eine enge Zusammenarbeit von Frontoffice und Backoffice

Die ideale Beziehung 

Backoffice-Funktionen haben wichtige Aufgaben in Bezug auf Regulierung, Compliance und Audits zu erfüllen. Auf der Agenda der Finanzabteilung steht inzwischen aber auch die direkte Unterstützung des Unternehmens – vor allem der Vertriebsleute an der Front. 

Es gibt eine Reihe von Schritten, um eine starke Beziehung zwischen Frontoffice und Backoffice aufzubauen. Insbesondere muss dafür gesorgt werden, dass Daten, die vom Backoffice zum Frontoffice fließen, nicht nur „sauber“ und zuverlässig sind, sondern dass sie auch zeitnah zur Verfügung stehen. Wichtig ist dabei auch, dass die Finanzabteilung versteht, welche Informationen die Mitarbeiter in Vertrieb, Marketing und Kundendienst benötigen, um ihre Arbeit besser zu erledigen.

Gleichgewicht von Risiko und Ertrag 

Eine Schlüsselrolle von Finance besteht darin, beim Risikomanagement zu helfen. Oft ist aber gerade das Finanzteam mit Menschen besetzt, die nicht sehr risikofreudig sind. 

Unternehmen, die ein schnelles Wachstum anstreben, konzentrieren sich auf den Vertrieb und auf ihre Produkte. Dabei geht es vor allem um die Übernahme von Risiken und die Generierung von Umsatz und darum, das Gleichgewicht zwischen Risiko und Ertrag zu managen. 

Das Frontoffice ist immer bestrebt zu wachsen – im Gegensatz zu eher risikoscheuen Finanzteams, die sich auf Compliance und Reporting konzentrieren und auf Veränderungen lediglich reagieren.

Systeme automatisieren, Daten überprüfen 

Ältere ERP-Systeme und kleine Finance-Anwendungen können meist nicht mit der vom Markt geforderten Geschwindigkeit skalieren. Das behindert das Wachstum, weil Informationen nicht rechtzeitig zu den Vertriebsteams gelangen.

Junge Unternehmen haben hier einen Vorteil, denn sie sind nicht durch alte Systeme und Prozesse belastet. Neue Technologie ermöglicht eine Automatisierung, die das Arbeiten viel effizienter macht und menschliche Fehler ausschließt. Außerdem können die von der Dateneingabe weitgehend befreiten Finanzteams einen Teil ihrer Zeit damit verbringen, die eingehenden Daten zu überprüfen.

… und dabei flexibel bleiben

Ihr Finanzteam ist vielleicht heute in der Lage, Informationen schnell im gesamten Unternehmen zu sammeln, zu überprüfen und zu verteilen. Aber was, wenn sich der Umsatz in einem Jahr verdreifacht? Wenn sich die Mitarbeiterzahl vervierfacht und Sie in neuen Ländern aktiv werden? 

Finance möchte seine Prozesse möglichst nicht verändern, um Kontrolle und Konsistenz zu erhalten. Aber in einer lebendigen Organisation muss auch das Finanzwesen flexibel sein und seine Systeme und Prozesse müssen skalierbar sein. Glücklicherweise unterstützen moderne cloudbasierte Systeme diese Anforderung.

Eine Chance zur Weiterentwicklung

Wenn eine bessere, zeitnahe Unterstützung durch das Backoffice neue Systeme und Prozesse erfordert, bedeutet das auch Veränderungen für die Mitglieder des Finanzteams. Transaktionen werden teilweise automatisiert, neue Rollen sind zu besetzen. Gebraucht werden Experten, die wissen, wie die Systeme arbeiten und welche Daten verfügbar sind. Wichtig ist, dass sie mit anderen Abteilungen kommunizieren, um zu verstehen, wie die Kollegen arbeiten und welche Informationen sie benötigen, um noch erfolgreicher zu sein.

Kostensenkung oder Wertschöpfung?

Finanzexperten befürchten oft, dass die Automatisierung von Prozessen und Funktionen zu einem Personalabbau führt. In großen, aufgeblähten Organisationen kann das schon mal so sein, aber in wachsenden Unternehmen entlasten neue Systeme typischerweise die Finance-Mitarbeiter, die sich dann wertschöpfenden Aufgaben (z.B. der Zusammenarbeit mit dem Vertrieb) widmen können.

Die gute Nachricht ist, dass die nächste Generation der Finanzexperten sich nicht mit einer Rolle als Datenerfasser zufrieden geben wird, sondern sich in kreativen, wertschöpfenden Projekten beweisen will. Diese Mitarbeiter werden in der Lage sein, sich flexibel zwischen Backoffice und Frontoffice zu bewegen und als echte Geschäftspartner für beide Seiten zu agieren.

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Foto (oben): Oracle