5 Tipps für durchschlagenden Erfolg auf Messen

Deutschland ist Messeland. Doch Vorsicht für jeden, der blindlings auf den Messe-Zug aufspringen will: Fehlerhafte Planungen oder der Verzicht auf Dienstleistungen, die unwichtig erscheinen, können schnell zu einem Misserfolg bei der Teilnahme an einer Messe führen – siehe auch “Darum lohnt es sich auf Messen vertreten zu sein“. Insbesondere hochqualifiziertes Personal ist für viele ein Kostenfaktor, der gerne aus der Kalkulation gestrichen wird. Denn anders als beim olympischen Gedanken zählt hier nicht: “Dabei sein ist alles”. Hier fünf Tipps, damit die nächste Messe zu einer Erfolgsgeschichte wird.

1. Herzlich Willkommen
An jedem Messestand ist der Empfang der Schlüssel zum Erstkontakt. Es empfiehlt sich, eigens hierfür eine Person einzusetzen, welche im Grunde “an der Tür” steht und darauf achtet, dass niemand unangesprochen bleibt. Schließlich ist es nicht förderlich, wenn der Mitarbeiter im Gespräch nervös herumschaut, um keine potentiellen Kunden zu verpassen und andersherum gerade deswegen aktive Interessenten wieder verprellt. Ein absoluter No-Go-Satz ist: ‘Kann ich Ihnen helfen?’. Lieber dem Besucher gleich bei der Begrüßung ein Getränk anbieten, damit er sich willkommen und nicht überfordert fühlt.

2. Qualifiziertes, externes Standpersonal
Unternehmen können in der Regel weder auf ausreichend eigenes Empfangspersonal zurückgreifen, noch verfügen sie über einen internen Hostessen-Pool. Dabei ist der persönliche, menschliche Kontakt noch immer der überzeugendste und entscheidende Faktor für eine gute Präsentation des Unternehmens. Gebuchtes Messepersonal tritt dem Gast freundlich und mit höflichen Umgangsformen gegenüber, vermittelt perfekt zwischen Messebesuchern und Mitarbeitern und führt durch neue sympathische erste Kundenkontakte den Messeauftritt zum Erfolg. Darüber hinaus sprechen Hostessen meist mehrere Fremdsprachen und sind somit in der Lage, auch mit ausländischen Fachbesuchern zu kommunizieren. Je nach Komplexität des Produkts, der Dienstleistung oder Firma ist eine Einweisung vor Messebeginn notwendig. Auch bei größeren Teams externer Mitarbeiter (Hostessen, Servicekräfte, Produktberater etc.) ist diese Planung durchaus sinnvoll, damit alle Beteiligten schon mit dem Startschuss der Messe ein eingespieltes Team bilden und ein gemeinsames Erfolgsziel verfolgen.

3. Rechtssichere Buchung
Viele Aussteller beachten nicht, dass Hostessen und auch anderes Standpersonal rechtssicher gebucht werden sollten. Entgegen der zum Teil noch gängigen Praxis, ist die Beschäftigung dieser lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Zahlreiche Agenturen und Portale vermitteln Dienstleister leider noch immer über Gewerbeschein, weil diese darüber bequem, einfach und scheinbar günstig abgerechnet werden können. Da es sich bei einer solchen Beschäftigung jedoch oft nur um scheinbar Selbständige handelt, kann dies große Unannehmlichkeiten für die Aussteller bedeuten. Auftraggeber, die sich dieser rechtlichen Feinheiten nicht bewusst sind, könnten sich bei einer Betriebsprüfung etwa mit behördlichen Ansprüchen oder Nachforderungen durch die Hostessen konfrontiert sehen. Denn auch wenn das Personal über eine Agentur vermittelt wurde, haftet diese nicht im Problemfall: Risiko und Konsequenzen von Scheinselbständigkeit trägt – oft ohne es zu wissen – allein der Auftraggeber. Der Personal-Experte ergänzt: “Was viele nicht wissen: Der Zoll kontrolliert oftmals auch schon während der Messe, ob Aussteller die Gesetzgebung einhalten oder nicht.

4. Kalkulation
Viele Kosten explodieren zu Messezeiten, sei es aufgrund des Transports, der Unterkunft oder der Verpflegung. Für die jeweilige Dienstleistung, zum Beispiel für Messehostessen, Servicepersonal oder das Catering, sollten Vergleichsangebote eingeholt werden. So verschafft man sich ein differenziertes Bild der zu erwartenden Preise. Vorsicht ist vor preislichen Ausreißern nach Unten geboten: Solche Firmen sparen oft an gesetzlicher Konformität, zum Beispiel in Bezug auf die Hygienevorschriften bei der Essenszubereitung und -lagerung, die zu Lasten des Kunden gehen. Für den Auswahlprozess muss unbedingt ausreichend Zeit einkalkuliert werden, wobei zu lange Reaktionszeiten bereits schnell auf eine schlechtere Arbeitsweise des Dienstleister schließen lassen. Damit die große Chance nicht als finanzieller Misserfolg endet, heißt es mindestens drei Monate vor Messebeginn alle Angebote auf dem Schreibtisch zu haben.

5. Digitalisierung des Buchungsprozesses
Auch bei der Buchung von Messepersonal hält die digitale Transformation mittlerweile Einzug. Innerhalb des Buchungsprozesses gibt es immer bessere Tools, z.B. spezielle Buchungs-, Projekt- und Mitarbeitersoftware, die den Aussteller, das bereitgestellte Messepersonal und die Agentur unterstützen können. Auch wenn Mitarbeiter-Castings weiterhin zum festen Prozess gehören, der Wunsch, bei der Buchung nicht an Ort und Zeit gebunden zu sein, Daten zu schützen und die Transparenz zu erhöhen, wächst stetig.

Zur Person
Amin Guellil ist Geschäftsführer der Agentur UCM Hostess und Experte für Event-Organisation, Personalführung und Prozessoptimierung.

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