IT-Outsourcing – Anforderungen, Skills, Prozesse

Spätestens seit den 1990er Jahren geistert das Schlagwort „IT-Outsourcing“ durch Köpfe und Diskussionen in Führungsetagen und IT-Abteilungen zahlloser Unternehmen. Damals wie heute reden Verantwortliche und Experten über ein vermeintlich bekanntes Konzept und zur gleichen Zeit über völlig verschiedene Dinge. Verbinden die einen damit vor allem Kostenersparnis, Effizienzgewinne und „Brain Gain“, bedeutet Outsourcing für andere Risiken und Qualitätsmängel oder gar Lohndumping und Ausbeutung. Und wie so oft sollten wir unterscheiden zwischen einer Idee und ihrer Umsetzung.

Outsourcing für Start-ups – pro und contra

Zunächst einmal kann der Einkauf von IT-Services bei externen Dienstleistern gerade für Start-ups sehr vorteilhaft sein, insbesondere, wenn

• Ressourcen wie Kapital, Knowhow und Manpower begrenzt sind,
• die benötigten IT-Services nicht zum Kerngeschäft des betreffenden Start-ups zählen,
• sie absehbar nicht über lange Zeiträume in gleicher Form und in gleichem Umfang benötigt werden und
• die Unternehmensentwicklung flexibel bleiben soll und rechtliche und finanzielle Verpflichtungen für fest angestellte Mitarbeiter nicht eingegangen werden können oder sollen.

Dem gegenüber steht jedoch, dass „Einkauf“ beim Outsourcing keinesfalls als reines Bestellen, Bezahlen und Nutzen eines Produktes missverstanden werden darf. IT-Outsourcing ist ein sich entwickelnder Prozess und funktioniert nur als Kooperation zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Auftraggeber müssen also auch für extern beschaffte IT-Services Voraussetzungen schaffen und Eigenleistungen erbringen, die gerade kleine und junge Unternehmen vor echte Probleme stellen können. Im Einzelnen:

• Auftraggeber müssen ihre eigenen Strategien und Prozesse so detailliert verstehen, dass sie Konzepte zu deren Lösung, Verbesserung oder Vereinfachung entwickeln und beurteilen können. Das mag trivial klingen. Die Praxis zeigt aber, dass mangelnde Kenntnis oder gar Illusionen über die Inhalte und Qualität der eigenen Geschäftsprozesse zu den wesentlichen Gründen für das Scheitern von Outsourcing zählen.
• Auftraggeber müssen über ausreichende IT- und Projektmanagementkenntnisse verfügen, um die technische Umsetzung der zu lösenden Aufgaben einschätzen und deren Qualität sichern zu können. Wer die Leistung externer Programmierer nicht kompetent beurteilen kann, wird in der Regel keine optimalen Ergebnisse erzielen.
• Auch Erfahrungen in der Zusammenstellung und Führung heterogener, teilweise auch multinationaler Teams und in der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern sind von großer Bedeutung.
• Für near- und offshore Outsourcing werden meist Fremdsprachenkenntnisse benötigt sowie Kenntnisse der wirtschaftlichen Hintergründe, der Kulturen und der Menschen, die am Projekt beteiligt sind.
• Und nicht zuletzt helfen allgemeines Wissen um mögliche Risiken von Outsourcing und um die Möglichkeiten, sie zu minimieren.

Spätestens damit wird deutlich, warum IT-Outsourcing in großen Konzernen verbreitete Praxis, für kleine Unternehmen allerdings alles andere als ein Selbstläufer ist und warum so manches schlecht vorbereitete Projekt scheitert.

Keine Chance für die Kleinen?

Welche Optionen haben dann Start-ups außer Resignation oder „Augen zu und durch …“? Die beste ist sicher ein eigenes, erweitertes Verständnis von IT-Outsourcing und ergänzenden Services. Ergibt eine selbstkritische Prüfung, dass die oben beschriebenen Voraussetzungen für erfolgreiche Outsourcing-Projekte nicht im Unternehmen gegeben sind, können fehlende Kenntnisse und Skills zusätzlich zu den eigentlichen IT-Services eingekauft werden. Es gibt Dienstleister, die nicht nur Programmierer „vermieten“. Sie unterstützen darüber hinaus ihre Kunden so weitgehend, dass auch unerfahrene, junge oder kleine Unternehmen von der Auslagerung von IT-Leistungen profitieren und damit verbundene Risiken möglichst weitgehend ausschließen können. Um einen solchen Partner zu finden, sollten Auftraggeber folgende Kriterien berücksichtigen:

• In welchem Land befindet sich der Unternehmenssitz meines Outsourcing-Dienstleisters? Welche Rahmenbedingungen schafft das für die Vertragsgestaltung, den direkten Kontakt, die tägliche Arbeit, vielleicht über Zeitzonen hinweg, und für möglicherweise notwendige Reisen?
• Unterstützt und koordiniert ein Outsourcing-Dienstleister die operative Arbeit an einem Projekt oder obliegt diese Aufgabe allein mir?
• Werden Fremdsprachenkenntnisse benötigt und sind sie in meinem Unternehmen vorhanden?
• Verfügt ein Outsourcing-Dienstleister über Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Start-ups und stellt er sich auf deren spezielle Bedürfnisse ein?
• Verfügt der Dienstleister über Erfahrungen und Experten in der von mir benötigten Technologie oder Programmiersprache?
• Sind angebotene Programmierer ausreichend qualifiziert, motiviert und darüber hinaus teamfähig? Passen sie zur Kultur meines Unternehmens und zu internen Mitarbeitern, mit denen sie zusammenarbeiten werden?
• Welche Zusatzleistungen bietet mein Outsourcing-Dienstleister an? Entlastet er mich von administrativen, organisatorischen, finanziellen und sonstigen Verpflichtungen?
• Habe ich Vertrauen zu meinen Ansprechpartnern und zu den vermittelten Programmierern?
• Und nicht zuletzt: Lässt sich die Zusammenarbeit finanzieren und wird ihr finanzieller Nutzen die notwendige Investition übersteigen?

Lassen sich alle diese Fragen für einen Dienstleister zufriedenstellend beantworten, sollte einer Zusammenarbeit auch für Start-ups nichts im Wege stehen. Dann allerdings umfasst IT-Outsourcing weit mehr als bezahlte Arbeitszeitkontingente für externe Programmierer. Der Aufbau oder Einkauf ergänzender Ressourcen, Erfahrungen, Skills und Sicherungsmaßnahmen, die bei größeren Unternehmen bereits existieren, macht für Start-ups oft den entscheidenden Unterschied.

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Zur Person
Nadeem Arif ist seit über 20 Jahren als Unternehmer erfolgreich. Als Gesellschafter-Geschäftsführer der outsourcing4work GmbH ist er Spezialist für Business Development, Marketing sowie IT Outsourcing, kennt die Kulturen und das wirtschaftliche Umfeld in Deutschland und in Indien und beherrscht die Sprachen Deutsch, Hindi und Englisch. IT-Outsourcing nutzte Nadeem Arif zunächst für eigene Projekte. Auf dieser Grundlage entwickelte er über mehrere Jahre ein umfassendes Konzept für die Zusammenarbeit mit indischen Softwareentwicklern, das auch den speziellen Anforderungen von Start-ups und kleinen und mittleren Unternehmen gerecht wird. Unter dem Motto „outsourcing made in germany.“ stellt er sein Knowhow anderen Unternehmen zur Verfügung und zählt heute zu den führenden Experten auf diesem Gebiet.

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