ERP-Software – 5 Tipps für Start-ups

ERP-Software – 5 praxisgerechte Tipps für Start-ups – Gastbeitrag von Oswald Wolf, Gründer von Software Lotse, einem Serviceanbieter für Vergleich von Business-Software. Anders als bei bereits etablierten Firmen spielt ERP-Software bei jungen Unternehmen – zumindest am Anfang – eine eher untergeordnete Rolle. Die Aufbauphase beansprucht Energie und Zeit und die volle Konzentration gilt dem Durchbruch auf dem Markt.

Wie die internen Prozesse sinnvoll ablaufen, ist in dieser Phase häufig noch kein Thema. Zudem passen Start-ups häufig noch ihr Geschäftsmodell an, bis es vollends markttauglich ist. Deshalb können zu diesem Zeitpunkt oft noch keine konkreten Softwareanforderungen formuliert werden.

Zeitbedarf für ein ERP-Projekt
Das Blatt wendet sich, sobald sich der Erfolg einstellt. Spätestens dann sollte die interne Organisation soweit aufgebaut sein, dass die Kunden hinreichend bedient werden können. Allerdings haben ERP-Projekte von der Produktentscheidung bis zum Echtbetrieb eine Vorlaufzeit von vier bis zwölf Monaten. Und eine wohlüberlegte ERP-Entscheidung braucht ebenso eine entsprechende Vorbereitungszeit. Natürlich sind diese Zeitspannen abhängig vom Geschäftstyp. Bei Dienstleistungsfirmen ist die Komplexität am geringsten. Im Vergleich dazu zeigt sich bei Handelsunternehmen schon ein deutlich höherer Zeitbedarf. Am anspruchsvollsten sind ERP-Projekte bei produzierenden Unternehmen oder wenn zum Beispiel ein Webshop an das ERP angebunden werden soll.

Budget und Finanzierung
Das ERP-Budget von Start-ups ist vielfach gering. Diese Limitierung kann aber durchaus auch vorteilhaft sein, wenn sie in ein fokussiertes ERP-Projekt umgemünzt werden kann. Finanzielle Puffer einzuplanen ist ratsam, weil nur wenige Projekte innerhalb des Budgets bleiben. Miet- oder Leasingmodelle können durchaus interessant für Start-ups sein. Damit lassen sich die gesamten Projektkosten – oder zumindest die Softwarelizenzen – auf eine monatliche Zahlungsweise umlegen. Hier lohnt sich auf jeden Fall der Vergleich der Kostenkurven von Kauf- und Mietmodell. Für diese Finanzierungsvarianten empfiehlt sich auch das Gespräch mit Banken. Daneben gibt es auch Leasinggeber, die sich ganz auf die Finanzierung von IT-Projekten spezialisiert haben.

Gut gerüstet für das ERP-Projekt
Die Praxis zeigt, dass junge Unternehmen bei ERP-Projekten mit Widrigkeiten zu kämpfen haben. Einer der Gründe dafür ist, dass es vielfach an ERP- und Prozesserfahrung mangelt. Um Start-ups den Umgang mit ERP-Systemen zu erleichtern, haben werden Erfahrungen aus der Praxis in den folgenden Tipps zusammengefasst:

1. Start-ups sind mit einem Phasenkonzept gut beraten. Im ersten Schritt kann das ERP-System mit begrenztem Funktionsumfang und nur wenigen Userlizenzen kostengünstig aufgebaut werden. Damit kann wertvolle Erfahrung gesammelt werden. Steigt das Geschäftsvolumen an, kann der Nutzungsgrad sukzessive erhöht werden.

2. Da sich bei Start-up-Unternehmen das Geschäftsmodell oft im Laufe der Zeit noch ändert, sollte der Funktionsumfang bei der ERP-Auswahl nicht zu eng gefasst werden. Eine breiter aufgestellte Software-Lösung kann ggf. Aufgaben abbilden, die zu Beginn nicht ins Kalkül gezogen wurden.

3. Gründern fällt es vielfach schwer, strukturierte Abläufe im Unternehmen zu etablieren. Es lohnt sich, schon vor dem ERP-Projekt dahingehend aktiv zu werden. Vielleicht können befreundete Unternehmen Auskunft geben, wie sie bestimmte Anforderungen gelöst haben. Auch in der Literatur findet sich einiges zum Nachlesen. Auf jeden Fall sollte bei der Softwareauswahl berücksichtigt werden, dass der Anbieter Branchenerfahrung mitbringt, um Hilfestellung bei der Definition der Prozesse leisten zu können.

4. Start-ups sollten nicht der Versuchung erliegen, viele Individualanpassungen im ERP-System vornehmen zu lassen. Es gibt eine große Anzahl von Praxisbeispielen, wo teure Programmierungen hinterher nicht genutzt wurden. Orientiert man sich am Standard des ERP-Systems, hat dies zwei wesentliche Vorteile: Unnötige Kosten werden vermieden und die Software kann leichter auf nachfolgende Releases upgedatet werden.

5. Lizenzen für Benutzer und Zusatzmodule sollten nicht pauschal im Vorhinein erworben werden. Besser ist es zu warten, bis tatsächlich Bedarf besteht. Damit lässt sich die Liquidität sichern und unnötige Ausgaben werden vermieden.

Bildquelle: solarseven/shutterstock

Zur Person
Oswald Wolf ist Gründer von Software Lotse, einem Serviceanbieter für Vergleich und Auswahl von Business-Software. Das Leistungsspektrum umfasst schwerpunktmäßig CRM- und ERP-Systeme. Der anbieterneutrale Auswahlservice richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Betreut werden sowohl Start-ups als auch etablierte Firmen. Software Lotse hat den Anspruch, neben dem Software-Vergleich einen zusätzlichen Mehrwert zu bieten und stellt deshalb Tipps und Literaturempfehlungen im Internet bereit und informiert auf Twitter unter @Software_Lotse.