Das sind die 5 Finanzfehler, die jeder Unternehmer macht

Der Schritt vom Angestelltenverhältnis ins Unternehmertum ist nicht einfach. Plötzlich ist da nicht mehr nur die operative Arbeit, sondern auch Themen, wie Marketing und Vertrieb, Strategien und Planungen – und vor allem die Finanzen.

Es landen nicht mehr nur das Nettogehalt auf dem Konto, sondern eine aktive Steuergestaltung muss her. Als gelernter Steuerfachangestellter und mittlerweile COO der s2-Software GmbH &Co. KG, habe ich immer wieder dieselben Fehler gesehen. Warum? 

Das Thema Finanzen – und vor allem Steuern – verstehen die meisten nicht. Die Bildung ist oft mangelhaft, weil die Leute sich damit nicht auseinandersetzen (wollen). Es ist als Unternehmer aber essenziell, dass man eine Steuerplanung hat, damit die einem nachher nicht massive Schulden aufbürdet. 

Um das zu vermeiden, hilft im ersten Schritt das Bewusstmachen. Also: Das sind die Top 5 Finanzfehler, die ich immer wieder gesehen habe.

Kein nachhaltiges Finanzsystem aufbauen.

Das verflixte dritte Jahr. Ist es in Ehen das 7., ist bei Unternehmen vor allem das 3. Jahr sehr heikel. Denn hier werden die meisten Insolvenzen angemeldet. Der Grund: Im dritten Jahr nach der Gründung kommt der Steuer-Hammer (Vorjahr und Vorauszahlungen). Eine Masse, die viele nicht auf dem Schirm haben. Aber wie baue ich ein Finanzsystem von Tag 1?

Bei der s2-Software haben wir ein Modell, das als Beispiel dienen kann, aber sicher nicht für jedes Unternehmen passt.

Wir haben ein diverses Kontomodell. Konkret: Wie haben ein Hauptgeschäftskonto, über das alle Einnahmen und Ausgaben laufen. Das ist im Übrigen immer das Konto mit dem wenigsten Geld. Denn es gibt ein verzinstes Steuerkonto, da laufen alle Steuerzahlungen drüber. Hierfür hat das Finanzamt eine Einzugsermächtigung. Dann gibt es ein Investitionskonto mit den Beiträgen für die Finanzanlagen. Daneben gibt es die eiserne Reserve, darauf wandern 5-8 Prozent des monatlichen Gewinns. Hier sollte Geld für mindestens drei Monate Fixkosten liegen. Und dann gibt es noch Depots für gestreute Finanzanlagen (ETFs, Gold, Silber, etc). 

Buchhaltung nicht digital denken.

Das Wichtigste vorab: Digitalisierung ist gut, aber nur so lange, wie sie effizient ist. Denn man muss dynamisch auf die neuen Begebenheiten reagieren können.

Zu Beginn bekamen wir, wie viele Unternehmen heute noch, alle Belege per Post. Mit dem Buchen waren intern zwei Mitarbeitenden beschäftigt, bevor es zum Steuerberater ging – ein unnötiger bürokratischer Aufwand. Heute machen wir alles per Mail, laden es digital hoch und der Steuerberater hat Zugang darauf (System: DATEV).

Cashflow nicht im Auge haben.

Ein Trugschluss: Umsatzsteuer ist Geld, dass ausgegeben werden kann. Sollte es nicht, da es ein durchlaufender Posten ist, der abgeführt werden muss. Des weiteren können lange Zahlungsziele von Kunden zu einem Liquiditätsengpass führen. Das Unternehmen hat zwar Umsatz generiert, aber das Geld geht erst nach Wochen oder Monaten auf dem Konto ein. Hier helfen kürzere Zahlungsziele. Auch unvorhergesehene Ereignisse wie Maschinenschäden oder Betriebsausfälle können den Cashflow schnell ins Minus rutschen lassen – also immer einen Puffer haben.

Seid ihr schon was größer, muss man sich mit dem Thema Opportunitätskosten auseinandersetzen. Beispiel: Zahlungsziele mit Lieferanten. Macht es Sinn diese zu verlängern? Gibt es einen guten Zins bei der Bank, lässt man das Geld lieber nochmal liegen. 30 Tage und länger sind nicht unnormal, damit das Geld arbeitet. So kann Liquidität generiert werden. 

Privatvergnügen ist wichtiger als das Unternehmen.

Die Firma sollte keine Bedienungsbude sein. Vor allem, wenn man Mitarbeitende hat, hat man eine Verantwortung gegenüber diesen. Gehälter müssen gezahlt werden. Deswegen sollte keine großen privaten Risiken (neues Haus) eingegangen werden, bis nicht eine nachhaltige Finanzstabilität aufgebaut ist.

Steuern als was Negatives sehen. 

57 Prozent der Steuerberater haben eine Zunahme der Steuerprobleme bei Unternehmen festgestellt (Q: Deutscher Steuerberaterverband). Das hat auch mit Corona zu tun. Aber viele verbannen dieses Thema oft mit “Steuern sind schlecht”. Steuern sind nichts Schlechtes, sie sind wichtig für unsere Gesellschaft.

Das negativ behaftete Thema muss aus den Köpfen raus. Mit dem Thema muss sich lieber früher als später auseinandergesetzt werden. Ich ziehe mir jedes Quartal den Controlling Bericht und schaue mir die Gewinnentwicklung an. Dementsprechend passe ich die Steuerzahlung an. Sonst reißt es ein Loch in die Liquidität.

Wie oben erwähnt ist es keine böse Absicht, vielen fehlt einfach das Wissen. Also muss man sich dieses aneignen. Erster Schritt? Offen und ehrlich mit dem Steuerberater sprechen und sich erklären lassen: Was sind Kennzahlen, auf die ich achten muss? Wann macht es Sinn, die Vorauszahlungen anzupassen? Dann klappt es auch mit dem Unternehmen. 

Über den Autor
René Hergenröther ist COO der s2-Software GmbH & Co. KG (Verkauf von Softwarelizenzen aus Wiedervermarktung). Vom Werkstudenten 2018 hat er sich nach seiner Steuerberaterausbildung zum wichtigsten Mann für die Finanzen im Unternehmen in Cochem hochgearbeitet. 

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Foto (oben): Shutterstock