5 Dinge, die Startups über digitale Signaturen wissen müssen
Von der Gründung, über die Finanzierung bis hin zum Einstellen von Mitarbeitenden oder dem Onboarding neuer Kund:innen: Unterschriften begleiten Unternehmen in jeder Phase ihrer Entwicklung. Ohne sie geht in der Geschäftswelt schlicht nichts. Dabei gab es in den letzten Jahren auch in Deutschland einen großen Wandel – von der traditionellen, handschriftlichen Signatur hin zum digitalen Äquivalent: der E-Signatur.
Diese Veränderung ist aus mehreren Gründen wichtig, denn gerade digitale Signaturen spielen eine immer wichtigere Rolle in einer Arbeitswelt, in der Prozesse zunehmend digitalisiert und Mitarbeitende ortsunabhängig eingestellt werden. Sie ermöglichen es, Verträge und andere Dokumente rechtsgültig online zu unterzeichnen, wodurch Zeit gespart und die Papierlast reduziert werden kann.
Startups haben heute die Chance, diese Art der vollständig digitalisierten Abstimmung direkt von Anfang an in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren und können ihr Unternehmen so schneller skalieren, als in ständiger Abhängigkeit von handschriftlichen Signaturen und dem Warten auf die nächste abgearbeitete Unterschriftenmappe auf dem Schreibtisch des oder der Vorgesetzen. Das gilt insbesondere für den HR-Bereich, wo Rechtssicherheit und Datenschutz zentrale Punkte sind. Aber auch, weil in Zeiten von New Work Kultur und Fachkräftemangel Talente auch immer öfter remote eingestellt werden. Im Folgenden geben fünf Punkte Aufschluss, warum digitale Signaturen gerade im HR-Kontext von besonderer Bedeutung sind und was Startups über sie wissen sollten:
Rechtliche Anerkennung und Gültigkeit
Digitale Signaturen sind rechtlich anerkannt und haben dieselbe Gültigkeit wie handschriftliche Unterschriften. In der Europäischen Union beispielsweise sorgt die eIDAS-Verordnung für einen einheitlichen Rechtsrahmen, der elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel EU-weit anerkennt. Für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen bedeutet dies, dass digital unterzeichnete Arbeitsverträge und andere arbeitsrechtliche Dokumente die gleiche rechtliche Bindung haben wie traditionell unterzeichnete Dokumente. Dieser rechtliche Rahmen garantiert die Durchsetzbarkeit von Verträgen und schützt die Rechte aller Parteien, auch ohne Papier und Tinte. Hier stehen elektronische Signaturen handschriftlichen rechtlich in nichts nach.
Sicherheit und Integrität
Digitale Signaturen bieten ein hohes Maß an Sicherheit. Sie verwenden Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass die Identität der unterzeichnenden Partei authentisch ist und dass das Dokument nach der Signatur nicht mehr verändert werden kann. So kann man immer sicher sein, keinen “Blankoscheck” zu unterzeichnen, der nachträglich noch manipuliert werden könnte. Dies ist besonders wichtig, um die Integrität vertraulicher Informationen zu wahren und Betrugsversuche zu verhindern. Für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen bedeutet es einen zusätzlichen Schutz der Vertragsinhalte und ihrer persönlichen Daten. Durch die Verschlüsselung ist eine E-Signatur auch fälschungssicherer als eine handschriftliche Signatur.
Gesteigerte Effizienz
Der Einsatz digitaler Signaturen kann die Bearbeitungszeiten für Dokumente erheblich reduzieren, da der physische Dokumentenversand entfällt und Verträge in Minuten statt Tagen abgeschlossen werden können. Dies steigert die Effizienz in HR-Abteilungen und anderen Bereichen des Unternehmens, die regelmäßig Dokumente austauschen müssen. Durch eine elektonische Signatur erübrigt sich auch der postalische Versand von Unterlagen – das spart Zeit, Geld und CO2-Emissionen.
Globale Anwendbarkeit
Digitale Signaturen kennen keine geografischen Grenzen. Sie ermöglichen es Unternehmen, Verträge und Dokumente mit internationalen Partnern und Mitarbeitenden schnell und einfach abzuwickeln, ohne dass diese physisch anwesend sein müssen. Das ist entscheidend, gerade, wenn es um die Abwicklung von Finanzierungsrunden geht, die häufig mit Investor:innen aus dem Ausland abgewickelt werden. Das gleiche gilt für die Expansion des Geschäfts in neue Märkte. Für Startups kann dieser Punkt aber genauso im Recruiting von ausländischen Fachkräften wichtig werden. Die globale Anwendbarkeit von E-Signaturen erhöht also automatisch die Skalierbarkeit des eigenen Business-Modells und unterstützt die Flexibilität sowie Mobilität im Recruiting, durch eine globale Erweiterung des zur Verfügung stehenden Talentpools.
Benutzerfreundlichkeit
Das Zauberwort beim Thema E-Signatur heißt “einfach”: Anbieter wollen digitales Unterschreiben genauso leicht und komfortabel machen wie eine handschriftliche Signatur. Bewerber:innen sollen nicht abgeschreckt werden, weil es zu kompliziert ist, einen Arbeitsvertrag zu unterzeichnen, im Gegenteil: Moderne Plattformen für digitale Signaturen sind in der Regel intuitiv, benutzerfreundlich und erfordern keine speziellen technischen Kenntnisse. Sie ermöglichen es Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen, Dokumente mit wenigen Klicks intuitiv und sicher zu signieren und zu versenden. Es braucht weder ein Manual noch eine Einweisung. Diese einfache Anwendbarkeit erhöht auch die Chancen für Recruiter:innen, umkämpfte Talente für sich zu gewinnen: Denn da im Bereich Recruiting aktuell die Nachfrage das Angebot deutlich übersteigt, kann Schnelligkeit oft das entscheidende Zünglein an der Waage sein, will man eine:n Kandidat:in vom eigenen Unternehmen überzeugen. Viele Lösungen bieten zudem Zusatzfunktionen wie das Tracking des Signaturstatus oder integrierte Archivierung, die den Verwaltungsaufwand weiter reduzieren.
Fazit
Digitale Signaturen stellen eine Schlüsseltechnologie in der digitalen Transformation der Arbeitswelt dar. Ein Wettbewerbsvorteil, den gerade die von schnellem Wachstum abhängige Startup-Branche von Anfang an nutzen sollte. E-Signaturen bieten nicht nur rechtliche Sicherheit und Schutz, sondern auch eine erhebliche Effizienzsteigerung und mehr Umweltfreundlichkeit als Papier und Drucker. Vor allem in Zeiten, in denen flexible Arbeitsmodelle und globale Geschäftstätigkeiten zunehmen, bieten sie eine wertvolle Lösung, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. So können sie zum Treiber von Wachstum und letztendlich Umsatz werden.
Über den Autor
Alban Sayag ist CEO des französischen E-Signatur-Anbieters Yousign.
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