Zahlungsausfälle: Jedes Startup braucht die passende Strategie

In dem zurückliegenden Jahrzehnt war Zahlungsverzug von B2B- als auch B2C-Unternehmen nur bestenfalls ein Randthema. In einer Epoche von Nullzinsen, in der der Umsatz oft höher bewertet wurde als der Gewinn, lag der Schwerpunkt, insbesondere bei hochfinanzierten Startups, auf dem Aufbau von Marktanteilen und der Skalierung. Doch die Spielregeln ändern sich zunehmend. Heute wird der tatsächliche Erfolg von Startups, gemessen an der Verringerung des Kapitalverbrauchs und auch an potenziellen Gewinnen, zu einem zentralen Anliegen von Investoren. Dieser Wandel hat dazu geführt, dass vor allem FinTechs, E-Commerce-Plattformen und B2B-Software-as-a-Service (SaaS)-Unternehmen ihre Anstrengungen zur Bekämpfung von Zahlungsverzug verstärken. In diesem Zusammenhang wird ein effizientes Forderungsmanagement immer wichtiger, um finanzielle Stabilität und nachhaltiges Wachstum zu gewährleisten.

Geduldeter Zahlungsverzug ist ein Thema der Vergangenheit. Heute stehen zwei gegensätzliche Vorgehensweisen zur Bekämpfung von Verzug im Vordergrund: internes und externes Forderungsmanagement. Während sowohl größere Unternehmen als auch Startups meist auf komplett interne Teams setzen, die sich ausschließlich dieser Aufgabe widmen, verlassen sich die meisten Mittelständler vollständig auf externe Fachleute. Die Entscheidung für eine der beiden Strategien hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, darunter Unternehmensgröße, Branchenkontext und Verfügbarkeit von Ressourcen. Ein internes Forderungsmanagementteam kann eine engere Integration in das Unternehmen gewährleisten und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln. Externe Fachleute hingegen bringen ihr hochspezialisiertes Fachwissen, das intern nur schwer zu erwerben ist, und eine unvoreingenommene Perspektive in die Problemlösung ein. Die Bandbreite dieser Ansätze ist groß, aber die ideale Lösung liegt, wie so oft, in der Mitte.

Der goldene Mittelweg zur Bewältigung von Verzögerungen und Ausfällen

Ein ausgewogener Ansatz für das Forderungsmanagement ist die Schlüsselkomponente für den nachhaltigen Erfolg von KMUs und Startups (insbesondere FinTechs, E-Commerce- und B2B-SaaS-Unternehmen). Die Behandlung von Zahlungsverzögerungen ist nicht länger eine isolierte Maßnahme, sondern ein wichtiger Schritt in der unternehmerischen Strategie. Indem Unternehmen das Beste aus beiden Welten – interne und externe Ressourcen – zusammenbringen, können diese nicht nur Zahlungsverzug minimieren, sondern auch Ressourcen einsparen und den Kernfokus ihres Geschäftsmodells beibehalten.

Nach der Rechnungsstellung kommt es häufig zu Zahlungsverzögerungen, die im Rahmen einer wirksamen Ausfallpräventionsstrategie intern angegangen werden sollten. Besonders kurz nach Eintritt des Verzugs kann der Gläubiger selbst oft am besten handeln: Er kann ohne Verzögerung Zahlungsaufforderungen versenden und ggf. klärende Telefongespräche führen. In dieser sensiblen Phase kann persönliches Engagement und Wissen über die Geschäftsbeziehung entscheidend sein. Allerdings zeigt sich aus praktischer Erfahrung, dass nach der zweiten Zahlungserinnerung weitere interne Mahnungen statistisch nicht mehr sinnvoll sind. Ein internes Team kann nach dieser ersten Mahnphase nur einen begrenzten rechtlichen Kontext und notwendiges Fachwissen bieten, was auch oft mit einem Verlust an Fokus hinsichtlich des Kerngeschäftsmodells einhergeht. Nachdem die internen Bemühungen abgeschlossen sind, kann eine externe Stelle mit einem breiteren Toolkit möglicherweise bessere Ergebnisse erzielen. Die interne Konzentration auf frühe Phasen der Zahlungsunfähigkeit ermöglicht es den Unternehmen, proaktiv auf Zahlungsrückstände zu reagieren und die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten, bevor sie eine externe Lösung in Betracht ziehen.

Nach zwei internen Mahnungen ist es dementsprechend ratsam, das Mahnwesen an externe Experten (Inkasso) zu übergeben. Diese können als Drittpartei eine höhere Realisierungsquote durch einen entsprechenden Briefkopf, neuen Maßnahmen (bspw. Multi-Channel-Kommunikation) und fundierten juristischen Kenntnissen und Lizenzen erreichen. Moderne Inkassodienstleister bieten einen umfassenden Service inklusive einer Integration (je nach Fallzahl) in die relevanten ERP- und Buchhaltungssystem für den Gläubiger. Diese Dienstleistungen finanzieren sich bei modernen Inkassoanbietern ausschließlich über Gebühren gegenüber des Schuldners, welcher für den Zahlungsverzug haftet. Dieses Vorgehen gewährleistet eine maximale Realisierungsquote bei gleichzeitiger Reduzierung des Ressourceneinsatzes nach den pragmatischen internen Maßnahmen. Die Übergabe an professionelle Inkassodienstleister sorgt nicht nur für eine höhere Beitreibungswahrscheinlichkeit, sondern ermöglicht es den Unternehmen auch, sich auf dessen Kernaufgaben zu konzentrieren und dessen Ziele ungehindert zu verfolgen. Durch die Nutzung des Fachwissens und der bewährten Ressourcen externer Inkassopartner können Unternehmen einen effektiven, reibungslosen Übergang von internen zu externen Maßnahmen sicherstellen und gleichzeitig den Kundenservice und die Unternehmensintegrität wahren.

Die Vorteile des gemischten Ansatzes zum Forderungsmanagement auf einen Blick:

• Höhere Realisierungsquote im internen Mahnwesen durch schnelles Handeln und tiefe Kundenkenntnis
• Höhere Realisierungsquote im externen Mahnwesen durch breites Toolkit und juristisches Know How durch Inkasso-Anbieter
• Verbesserte Effizienz im Zusammenspiel der zwei Akteure, Unternehmen und Inkasso, welches interne Ressourcen und Kosten schont
• Erhöhter Fokus getrieben durch ausgelagerte Prozesse, die nicht im Kerngeschäft verankert sind

Über die Autoren
Matteo Benedetti und Tony Zabel sind Co-Founder vom Inkasso-Dienstleister Debtist. Die Experten rund um Forderungsmanagement treiben das Wachstum des Unternehmens in Deutschland, Österreich und der Schweiz voran. Debtist ist seit 2023 im europäischen Markt vertreten und bietet sowohl Direktinkasso als auch Software-Integrationen an. Sie sind maßgeblich für die strategische Ausrichtung und Vision für Direktmandate als auch Embedded Inkasso verantwortlich.

Startup-Jobs: Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? In der unserer Jobbörse findet Ihr Stellenanzeigen von Startups und Unternehmen.

Foto (oben): Shutterstock