Arbeiten im Startup muss nicht chaotisch sein

Ohne Vorerfahrung und Know-how ein Team managen: Wie soll das gehen? Die Organisation der Mitarbeiter:innen kann oft eine größte Herausforderung junger Unternehmer:innen sein. Gerade in Zeiten von Hybrid Work braucht es klare Prozesse und Planung. Mit welcher Vielzahl von Tools, Ihr die Effizienz ihres Start-ups und Eurer Mitarbeitenden steigert, verrät folgender Artikel. 

Planung der Mitarbeitenden als A und O

Der stetige Zuwachs an Mitarbeiter:innen ist ein Gewinn – gleichzeitig bedeutet es auch, künftig in einem größeren Umfang zu denken – kein Kinderspiel, wenn die Gründer:innen kaum bis kein Know-how mitbringen. Ohne richtige Planung gibt es keine solide Umsetzung. Es spart Zeit und Kosten ein und gibt einen Gesamtüberblick des Teams wieder. Doch wie genau organisieren sich Start-ups? Digitale Lösungen wie Terminbuchungs- und Kundenmanagement-Systeme sind von Vorteil. Sie unterstützen bei der Koordinierung und Planung des gesamten Unternehmens, gerade wenn Remote Work nicht mehr wegzudenken ist.

Online-Kalender

Termine online zu buchen, ist ein nützliches Feature, das die Zufriedenheit ihrer Kund:innen positiv beeinflusst, doch zusätzlich sorgt es auch für schlankere Prozesse für die interne Kommunikation im Unternehmen. Die Sichtbarkeit der Verfügbarkeiten von Mitarbeiter:innen sorgt nicht nur für Transparenz, es vereinfacht auch die Planbarkeiten, da Anfragen über Telefon oder Chat aufgrund eingeschränkter Erreichbarkeiten nicht immer möglich sind. 

Ein Online-Buchungssystem macht das möglich. Es ist der effektivste Weg, Online- und Offline-Kanäle nahtlos miteinander zu verbinden und das Erlebnis Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern und zu halten. Dazu gehört die Möglichkeit, den Termin jederzeit online zu ändern oder zu stornieren. Terminbuchungslösungen wie TIMIFY ermöglichen es, den Buchungsprozess genau auf die eigenen Anforderungen anzupassen. und gewährleisten Planungssicherheit. Ebenso sparen sie kostbare Zeit bei der Terminvereinbarung ein, da nützliche Daten wie Fristen sowie Ab- und Anwesenheiten der Mitarbeiter oder Projekten gebündelt gesammelt werden. Das sorgt nicht nur für Transparenz für Kund:innen, sondern auch für transparente interne und externe Prozesse ihrer MItarbeiter:innen im Unternehmen.

Meetings
Für die virtuelle Terminplanung gehört auch eine qualitative Videolösung, um einen reibungslosen Call unter Kolleg:innen, aber auch mit Kund:innen zu ermöglichen. Für eine einfache Abwicklung bieten sich webbasierte Lösungen wie Google Meet an-.Diese haben den Vorteil, dass keine extra Software heruntergeladen werden muss. So kann die Session einfach konfiguriert, angepasst und genutzt werden. Bei TIMIFY nutzen haben wir unsere eigene die MeetMe App entwickelt, mit der hier können virtuelle Dienste direkt vom Kalender aus geplant und gehostet werden. Es sind Einzelmeetings aber auch Gruppenmeetings möglich, die direkt nach der Buchung durch die TIMIFY MeetMe App im Kalender hinzugefügt wird und eine automatisierte E-Mail benachrichtigt wird. 

Ressourcenmanagement

Egal ob Eure Mitarbeiter:innen remote, aus dem Home Office oder vom Büro aus arbeiten – Lösungen für das Büro- und Ressourcenmanagement Start-up bringen den Vorteil, vorhandene Ressourcen zielgerichteter zuzuweisen und beugt im Idealfall Überlastung und Überarbeitung vor. Mithilfe dessen können erforderliche Ressourcen wie Pausen, Meeting-Räume oder Zoom-Links im Voraus eingefügt werden. So bleibt der Gesamtüberblick erhalten – das spart Zeit und Nerven ein. Die Skalierbarkeit eines Planungstools verhilft alle personellen und physischen Ressourcen, ganz gleich für welche Unternehmens- und Teamgröße, online zu verwalten. Auch Schichten, Zeitzonen oder Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden können intuitiv gehandhabt werden. Das steigert zum einen die Mitarbeiterzufriedenheit und führt zusätzlich zu einem effektiven Workflow.

Kunden-Management

Der Kunde ist König. Individualisierte Kundenprofile und deren Verwaltung können so einfach und nutzerfreundlich sein. Die persönlichen Kundenprofile speichern alle nötigen Informationen und bieten den nötigen Service an. Die Datensicherheit sollte höchste Priorität sein und gemäß der DSGVO-Richtlinien gesichert sein. Die Sicherheit der Daten und somit auch der Kunden generiert nicht nur eine positive Customer Journey, sie spiegelt sich auch in der Rentabilität des Unternehmens wider. Auch die einfache Handhabung des Tools, wie eine unkomplizierte Terminbuchung oder die Nutzung von verschiedenen Endgeräten, wirkt als komfortabel für die Nutzer:innen.

Remote-Management 

Wie Ihr als Remote-Team zusammenarbeiten könnt, hängt auch von den Ressourcen ab, die einzelne Tools für das Unternehmen mitbringen. Viele Arbeitnehmer:innen können heute  frei entscheiden, ob sie von zu Hause aus oder vom Büro aus arbeiten möchten. Die Organisation eines dezentralisierten Teams kann herausfordernd sein und ist deshalb ein wichtiger Punk auf der Tagesordnung. Keine Zweifel, dass eine virtuelle Zusammenarbeit nicht einer persönlichen Zusammenarbeit gleicht, die Technologie ist dennoch so fortgeschritten, dass von Effizienz-Gehalt genau so viel erreicht werden kann. Hierzu gehören der Onlinekalender, effektive Tools wie Slack, Cisco Webex oder Microsoft Teams für die interne Kommunikation sowie Calls. Ein begeisterungsfähiges, modernes und agiles Team schafft es auch, über Grenzen hinaus, mit Teamwork zusammenzuarbeiten. 

Fazit

Das Grauen vor der richtigen Struktur und Organisation des gesamten Personals hat ein Ende. Mit Terminbuchungs- und Kundenmanagement-Systemen gelingt es jedem Unternehmen, dezentralisierte Teams effektiv und effizient zusammenzubringen. Überfüllte Büroräume gehören der Vergangenheit an. Besonders für Neustarter:innen lohnt es sich, die digitalen Lösungen zu Ihrem Vorteil zu nutzen, besonders der jüngeren Generation ist modernes und agiles Arbeiten wichtig. Diese Tools lassen sich auch für die effiziente Kommunikation mit Euren Kund:innen nutzen.  

Über den Autor
Andreas Knürr ist Gründer und CEO von TImify, einem der führenden Anbieter für Online-Terminbuchungen und Ressourcenverwaltung.