So entwickelt Ihr Geschäftsprozesse und etabliert sie im Unternehmen

Und ganz wichtig: Wie sorgt ihr dafür, dass die Prozesse im Unternehmen auch gelebt werden? Denn wenn die Mitarbeitenden weiterarbeiten wie „schon immer“ und die neuen Prozesse ignorieren, sind all die Bemühungen vergebens – und dann profitiert natürlich niemand von deren Vorteilen. 

Am besten werden innerhalb des Teams natürlich die Prozesse akzeptiert – und umgesetzt, an deren Entwicklung die Teammitglieder selbst mitgewirkt haben. Baut Prozesse also nicht im stillen Kämmerlein des C-Levels oder einer bestimmten Abteilung, sondern schafft und optimiert Prozesse gemeinsam mit all denen, die sie täglich leben sollen. 

1. Bestandsaufnahme des IST-Zustands

Ihr habt schon definierte Prozesse im Unternehmen? Super. Sammelt und stellt einander gegenüber: 

1. a) Welche Prozesse laufen rund und gut, brauchen also aktuell nicht verändert zu werden?
2. b) Bei welchen Prozessen hakt es noch – wo besteht also Optimierungspotenzial?
3. c) Und wofür gibt es noch gar keine standardisierten Prozesse? Wo werkelt jeder einfach so vor sich hin – der eine so, die andere so…? Hier solltet ihr neue Prozesse schaffen und diese in den Unternehmensalltag einschleusen.

Mögliche Fragen, die ihr euch stellen könnt, sind beispielsweise: Welche Abläufe kosten viel Zeit und wie kann man sie ohne Qualitätseinbußen beschleunigen? Bei welchen Kostenfaktoren können wir durch effiziente Prozesse Geld sparen? Welche Faktoren sind sicherheitsrelevant für die Menschen, das Gebäude, die technische Infrastruktur und die Daten – und wie können wir durch definierte Prozesse unsere Sicherheit erhöhen?

Es geht also darum, Schwachstellen in den Abläufen aufzuspüren, um dann Prozesse zu schaffen, die die Mängel eliminieren.

2. Prozess-Ideen systematisieren und vervollständigen 

Nehmt die unter 1. entstandene List mit Prozess-Ideen und -fragmenten und vervollständigt jeden Prozess. Am besten geht das mit Haftnotizen auf Moderationswänden oder virtuell mit einem Visualisierungs-Tool. Miro zum Beispiel möchten wir euch dazu wärmstens ans Herz legen.

Geht jeden Prozess systematisch durch und notiert jeden seiner Schritte: Welcher Schritt folgt auf den vorigen? Wer arbeitet wem zu? Wer ist für welchen Schritt verantwortlich? Was wird für jeden Schritt benötigt: Formulare, Checklisten, Software, Templates…? Bei dieser Arbeit werdet ihr nahezu automatisch über die Stellen stolpern, an denen es noch hakt, an denen der Prozess noch nicht rund ist. 

3. Geschäftsprozesse dokumentieren, modellieren und jedem Mitarbeitenden zur Verfügung stellen

Steht ein Prozess, dokumentiert ihn – inklusive seiner Modellierung, also der Visualisierung. Besonders bei komplexeren Prozessen hat ein visualisiertes Prozessmodell den Vorteil, den Prozess leichter verständlich zu machen und eventuelle Schwachstellen aufzudecken. 

Beschreibt den Prozess gut verständlich, nutzt Grafiken und bei komplexen Prozessen vielleicht sogar Erklärvideos. Begründet, warum dieser Prozess eingeführt wird und was ihr durch ihn – vielleicht auch durch einzelne seiner Schritte –  erreichen wollt. Das ist wichtig, um die Akzeptanz dieser Veränderung im Unternehmen zu erhöhen. Es fällt uns viel leichter, Veränderungen zu akzeptieren und mitzutragen, wenn wir verstehen, warum sie wichtig sind.

Anschließend müsst ihr dafür sorgen, dass die Prozessdokumentationen allen Mitarbeitenden in eurer unternehmenseigenen Wissensdatenbank ständig zur Verfügung stehen. Das erleichtert euch das Onboarding neuer Teammitglieder und verhindert Reibungsverluste, wenn einzelne Teammitglieder ausfallen. 

4. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Team klären

Mit einem Prozess erreicht ihr natürlich nur dann eure Ziele, wenn er auch umgesetzt wird. Weil man das nicht einfach laufen lassen sollte, braucht es Mitarbeitende, die den Prozess und den Umgang des Teams mit ihm im Blick behalten. 

Jemand – in der Regel eine Führungskraft – wird Prozesseigner des Prozesses und behält die Ziele des Prozesses im Blick. Er schaut, dass Prozess und Arbeitsergebnisse zum Gesamtziel des Unternehmens passen. 

Ein anderes Teammitglied übernimmt die Rolle der prozessverantwortlichen Person. Diese Aufgaben sind weniger strategischer als operativer Natur.  Dazu gehören Aufgaben wie: Teammitgliedern den neuen Prozess zugänglich machen, sie schulen und dafür sorgen, dass und wie der neue Prozess in den Ablauf des Arbeitsalltags implementiert wird. 

Wichtig ist, dass auch Prozesseigner und Prozessverantwortlicher selbst für ihre Aufgaben geschult werden – z. B. in Prozessmanagement, Kommunikation, Krisenmanagement –, dass sie abgrenzen können, wer von ihnen wofür zuständig ist und dass sie gut zusammenarbeiten.

5. Mitarbeitende schulen

Nicht nur die Prozesseigner und -verantwortlichen müssen geschult werden. Auch wenn euer gesamtes Team einen neuen Prozess mitentwickelt (oder optimiert) hat, müssen trotzdem diejenigen in seiner Umsetzung geschult werden, die ihn im Geschäftsalltag nutzen sollen. Löst das doch mit kleinen, praxisnahen Workshops mit allen Beteiligten. Diese könnt ihr auch mitfilmen, um sie wiederum in eurer Wissensdatenbank allen jetzigen und zukünftigen Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen. Damit erspart ihr euch zukünftig die eine oder andere Einarbeitungsschleife.

6. Geschäftsprozesse optimieren und weiterentwickeln

Viele von euch arbeiten sicher schon mit agilen Methoden und wissen daher: Nach der Entwicklung ist vor der Optimierung. Insofern ist klar: Ein Prozess ist nie fertig. Zum Beispiel sind bei seiner Entwicklung noch Schwachstellen verblieben, die sich erst im Geschäftsalltag zeigen. Oder die Umgebung im Unternehmen hat sich verändert, so dass auch für die Prozesse Änderungen notwendig werden.  Behaltet also eure Prozesse immer im Blick und stellt sie alle paar Monate wieder auf den Prüfstand. Gute Maßstäbe für die Effizienz eines Prozesses sind:

• Durchlaufzeiten eines Prozesses
• Fehlerhäufigkeit
• Kosten
• Zufriedenheit von Kunden
• Zufriedenheit der Teammitglieder

Läuft alles rund? Hakelt’s irgendwo im Prozess? Hat jemand im Team eine Idee, wie man einen Prozess noch weiter optimieren und die Arbeitsabläufe effizienter machen könnte? Gibt es neue Chancen und Möglichkeiten am Markt? Dann los: Zurück auf 1.

Und wenn ihr schon am Optimieren eurer Prozesse seid: Überlegt doch mal, ob ihr euren Prozess der Anschaffung und Implementierung von Hard- und Software optimieren wollt. Mit dem richtigen Partner an eurer Seite verkürzt ihr ihn um viel Zeit für Recherche und ggfs. Installation. SATURN Business Solutions zum Beispiel ist solch ein Partner, der euch viel Zeit, Geld und Nerven sparen kann. 

Euch steht ein persönlicher Geschäftskundenberater zur Seite, der euch aus dem riesigen Angebot die genau zu euch passenden Komponenten vorschlägt. So spart ihr nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Fehlkäufe. Und wenn ihr wollt, erhaltet ihr  zu den zukunftsstarken, umfassenden IT-Lösungen den entsprechenden IT-Service, Finanzierung, Versicherung, Installation und Lieferung gleich dazu. 

Und das Gute: Der Service der SATURN Business Solutions an sich ist für euch als Geschäftskunden kostenlos. Da lohnt sich eine Registrierung doch auf jeden Fall.

Fotos: Media-Saturn