Gut gemanagte Geschäftsprozesse machen Unternehmen erfolgreicher

Gerade junge Startups drücken sich gern um die Einführung von standardisierten Geschäftsprozessen. Sie wollen an ihrem Produkt arbeiten, es marktreif machen und ein gut funktionierendes Geschäftsmodell dafür entwickeln. Solange ein Unternehmen in diesem Stadium ist, braucht ihr tatsächlich noch keine standardisierten Prozesse. Und zwar einfach deshalb, weil die Umgebungsbedingungen zu komplex sind und sich zu schnell ändern. 

Sowie ihr mit eurem Produkt mit einem validen Geschäftsmodell aber am Markt seid und bevor ihr anfangt zu wachsen, sollte die Einführung und Weiterentwicklung von  Geschäftsprozessen aber als Prio 1 auf eurer Agenda stehen, damit eure Firma nicht im Chaos versinkt oder gar zerbricht, sondern gesund wachsen kann. Die gute Nachricht: Wer früh beginnt, Prozesse einzuführen, ist klar im Vorteil und macht sein Unternehmen für ein gesundes Wachstum zukunftsfähig. Denn gerade in einem kleinen Unternehmen mit wenig Mitarbeitenden ist der Aufwand noch klein, die relevanten Abläufe zu beschreiben, zu überprüfen und weiterzuentwickeln. Der Effekt jedoch – vor allem durch freiwerdende Kapazitäten – ist besonders groß und wertvoll. Auch das Wachsen selbst wird leichter, denn neue Teammitglieder lassen sich durch gut dokumentierte Prozesse deutlich leichter einarbeiten.

Und: Je eher ihr damit startet, gute Prozesse einzuführen und weiterzuentwickeln, desto größer wird euer Wettbewerbsvorteil – denn gute Prozesse spüren auch die Kunden: Ihr schafft systematisch kurze Bearbeitungszeiten, hohe Leistungs- oder Produktqualität und professionellen Umgang mit Reklamationen. Viele Möglichkeiten, sich positiv am Markt hervorzutun.

Was ist eigentlich ein Prozess? Ein Prozess ist eine verkettete Abfolge von Tätigkeiten, also ein Schritt-für-Schritt-Ablauf. Wenn ihr einen Geschäftsprozess definiert, reiht ihr also die einzelnen Schritte vom Beginn des Ablaufs bis zu seinem Ende auf. Wobei es ab bestimmten Entscheidungspunkten dann auch mehrere Möglichkeiten gibt, wie der Prozess weiterverläuft. 

Auf jeden Fall hat ein Prozess einen klar definierten Beginn und ein klar definiertes Ende – oder eben mehrere alternierende, aber genauso klar definierte Endpunkte.

Und die Abfolge der Schritte kann in einem üblichen Verlauf beschrieben werden, ist also nicht zwangsläufig jedes Mal anders, zum Beispiel, weil sich wie bei einem sehr jungen Startup die Umgebungsbedingungen sehr oft und schnell ändern.

Ein Prozess ist übrigens nicht dasselbe wie ein Workflow: Gibt der Prozess sozusagen mit Helikopterblick den Weg von Beginn bis Ende vor, definiert der Workflow den Ablauf sehr viel detaillierter mit „Mikroskop-Blick“ und deutlich weniger individuellem Handlungsspielraum.

Welche Arten von Geschäftsprozessen es gibt

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Geschäftsprozessen:

Primäre Geschäftsprozesse sind direkt für die Wertschöpfung verantwortlich

Mit ihnen wird also unmittelbar Umsatz generiert. Die primären oder Kernprozesse dienen unmittelbar zur Herstellung und Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen für die externen Kunden – sie sollen direkt auf den Kundennutzen ein. Sie sind auch relevant für den Wert des Unternehmens. Zu den Kernprozessen zählen etwa die Kundenakquise, das Marketing, die Produktion bzw. die Dienstleistungsanbieter und der Verkauf. 

Je besser diese Prozesse ineinandergreifen, desto erfolgreicher wird ein Unternehmen. Klar, denn je mehr äußerst zufriedene Kunden es gibt, desto leichter werden die Unternehmensziele erreicht.

Sekundäre Geschäftsprozesse sind nur mittelbar wertschöpfend, aber unabdingbar für den Gesamterfolg

Zwar wird mit diesen Prozessen nicht unmittelbar Umsatz generiert, also nicht direkt Geld verdient. Sie sind aber zwingend notwendig, weil sie die primären Geschäftsprozesse (organisatorisch) unterstützen und so erst möglich machen.

Die sekundären Prozesse bestehen aus zwei Gruppen:

Die Management- oder Führungsprozesse dienen der Gestaltung der Organisation, der strategischen Unternehmensführung sowie der Planung, Kontrolle und Steuerung der wertschöpfenden und der unterstützenden Prozesse. Sie bilden den strategischen Nährboden für alle Prozesse und ein florierendes Unternehmen.

Unterstützende Prozesse unterstützen die Management- und Kernprozesse. Auch sie sind selbst sind wertschöpfend, aber zwingend erforderlich für den Gesamtprozess. Zu ihnen gehören beispielsweise das Personalwesen, die Instandhaltung, der Einkauf, die Buchhaltung, die Bereitstellung der erforderlichen Infrastruktur, also z.B. der Kommunikationstechnik, der Arbeitsschutz und die vorbeugende Instandhaltung.

Klar ist also: Je besser alle Prozesse konzipiert und gelebt werden, je reibungsloser sie alle ineinandergreifen, umso erfolgreicher kann ein Unternehmen werden. Inwiefern genau denn „erfolgreicher“?

Diese Ziele könnt ihr mit guten Geschäftsprozessen erreichen

Klare, strategisch klug geplante Prozesse sorgen für  

• Effizienz:  Doppeltätigkeiten oder Tätigkeitsschleifen werden vermieden
• Transparenz für alle Mitarbeitenden: Jeder und Jede weiß genau, wann er was wo und wie zu tun hat. das wirkt sich nicht zuletzt auch positiv auf das Betriebsklima aus, was wiederum dem immer weiter steigenden Fachkräftemangel entgegenwirkt.
• Kundenzufriedenheit: Kurze Lieferzeiten und hohe Produkt- oder Servicequalität machen Kunden glücklich – und zu guten Empfehlern für noch mehr glückliche Kunden
• Fehlerquoten senken: Wenn genau dokumentiert ist, wie etwas zu tun ist, machen die Mitarbeitenden weniger Fehler – was auch wieder zu höherer Produkt-Qualität und eventuell sogar zu weniger Unfällen am Arbeitsplatz führt.
• Kosten einsparen: Lieferungen werden pünktlich bestellt, was Mehrkosten vermeidet, es kann enorm viel Arbeitszeit des Personals gespart werden, günstige Einkaufskonditionen können leichter wahrgenommen werden, teure Fehler werden vermieden usw usw…
• Zeitaufwand senken: Mitarbeitende schaffen mehr in weniger Zeit und sind zudem motivierter, weil deutlich weniger unter Druck. Die einzelnen Arbeitsschritte gehen schneller, weil effizienter und besser geplant…
• Umsätze steigern: All diese Faktoren zusammen lassen die Umsätze steigen und durch niedrigere Kosten wahrscheinlich sogar den Gewinn – zumindest aber die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Smart sein: Mit guten Partnern an eurer Seite könnt ihr so manchen Geschäftsprozess abkürzen und qualitativ optimieren

Ihr seht also, jeder einzelne Prozess zahlt auf den Unternehmenserfolg ein. Und ihr habt nun auch mitbekommen, dass kurze Prozesse natürlich viel Zeit und Geld sparen.

Einige Prozesse könnt ihr sogar qualitativ noch optimieren und gleichzeitig verschlanken, wenn ihr euch frühestmöglich geeignete Partner zur Seite holt, die euch unterstützen. 

MediaMarkt Business Solutions zum Beispiel sind solche Partner, die euch viel Zeit, Geld und Nerven sparen können. 

Ihr könnt dort aus einem riesigen Sortiment mit allen Top-Marken an Hard- und Software oder sonstiger Office-Infrastruktur bekommen und habt einen persönlichen Geschäftskundenberater zur Seite, der euch lange Recherchen erspart und dabei hilft, teure Fehlkäufe zu vermeiden. 

Bei Bedarf erhaltet ihr zu zukunftsstarken, umfassenden IT-Lösungen den entsprechenden IT-Service,  Finanzierung, Versicherung, Installation und Lieferung gleich dazu. 

Wenn ihr euch mit eurem Unternehmen bei MediaMarkt Business Solutions kostenlos als Business-Kunde registriert, kann euer Einkaufsprozess für euer Office und eure digitale Arbeitsfähigkeit schon bald so aussehen, wie in der Variante „mit Partner“ skizziert statt wie bisher in der Variante „ohne Partner“.

Fotos: Media-Saturn