Die 5 besten Tipps für das Vertragsmanagement in Startups

Sobald der Vertrag unterschrieben ist, landet er…wo eigentlich? In Google Drive, Share Point, Dropbox? So sieht es aktuell bei den meisten Startups aus- es gibt keine strukturierte Lösung für das Vertragsmanagement.

Gerade bei schnell wachsenden Unternehmen, wo im Wochentakt neue Verträge hinzukommen, wird das schnell zum Problem und zum Geschäftsrisiko. Schließlich sind Verträge das Herzstück einer Organisation und die darin enthaltenen Informationen haben Auswirkungen auf die verschiedensten Geschäftsbereiche.

Wir haben für Sie die 5 besten Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Vertragsmanagement in kurzer Zeit bestens in den Griff bekommen. Außerdem gibt es mittlerweile mit Anbietern wie ContractHero auch digitale, günstige Lösungen für Startups, die Ihnen eine Komplettlösung anbieten und viel Arbeit ersparen.

Das traditionelle Vertragsmanagement wird zur Gefahr für agile Unternehmen

Längst reicht es nicht mehr, die “wichtigen” Verträge in Papierform in einem Leitz-Ordner abzuheften. Denn viele Verträge existieren heutzutage in Form von E-Mail-Korrespondenz, Registrierung bei Online-Portalen, PDF-Dateien, elektronischen Auftragsbestätigungen und anderen digitalen Daten. Noch schlimmer: Diese Daten sind verteilt auf verschiedene Abteilungen, Team-Mitglieder und Systeme abgespeichert. Wer soll hier noch den Überblick bewahren? Wer kann garantieren, dass alle Verträge ordnungsgemäß im Buchhaltungssystem erfasst, korrekt kontiert und laufend nachgeführt werden?

Das traditionelle Vertragsmanagement wird zur Gefahr für Startups. Innovative, agile Teams arbeiten in einem Tempo, welchem herkömmliche Verwaltungsprozesse nicht mehr gewachsen sind. 

Mit den folgenden 5 Tipps vermeiden Sie Chaos im Vertragsmanagement.

Tipp 1: Verträge unbedingt zentral verwalten!

Je eigenverantwortlicher Teams arbeiten, umso dringender ist eine strikte Zentralisierung des Vertragswesens. Es darf nicht vorkommen, dass ein Team Abos abschließt und lediglich die Rechnung an die Buchhaltung weiterleitet: Abos sind Verträge. Und Verträge müssen zentral verwaltet werden. Nur so lässt sich vermeiden, dass Verträge bei einem Mitarbeiter-Wechsel unbemerkt jahrelang weiterlaufen und Kosten generieren, ohne dass die Leistung wirklich benötigt wird. Durch eine kluge zentrale Vertragsverwaltung lassen sich auch Redundanzen leichter aufdecken und Doppelspurigkeiten vermeiden.

Tipp 2: Digitalisieren. Digitalisieren. Digitalisieren.

Digitalisieren Sie alles. Wirklich alles. Nur so bekommen Sie Ihr Vertragsmanagement in den Griff. Digitalisierung heißt bei Verträgen vor allem: Papier-Dokumente scannen. Falls das Original-Dokument aufgrund rechtlicher Anforderungen noch aufbewahrt werden muss, heften Sie die gescannten Papiere in einem Archiv-Ordner ab. Am einfachsten nummerieren sie die Dokumente fortlaufend und schreiben diese Laufnummer in ein Feld der digitalen Vertragsverwaltung. Auf diese Weise fischen Sie das Papier-Original im Handumdrehen wieder aus dem Archiv, wenn es benötigt wird. 

Für das Scannen reicht heutzutage zwar ein gewöhnliches Smartphone. Aber mit einem professionellen Scanner stellen Sie sicher, dass die Dokumente sauber erfasst und am richtigen Ort gespeichert werden. Ein automatischer Dokumenteneinzug (ADF) und Duplex-Scan sind Pflicht. 

Auftragsbestätigungen, Rechnungen und dergleichen, welche per E-Mail hereinkommen, sollten als PDF abgelegt werden. E-Mail-Datenformate wie *.msg eignen sich nicht für die digitale Vertragsverwaltung. 

Tipp 3: Ein Manual auf dem Bierdeckel schreiben

Ein Vertragsmanagement funktioniert nur dann, wenn alle Team-Mitglieder mitwirken. Darum wird ein Manual benötigt. Eines, das jede:r garantiert liest. Eines, das sich leichter liest als das Wortungetüm Vertragsmanagementmanual.

Wie schaffen Sie das? Ganz einfach: Halten Sie das Manual kurz. So kurz, dass es auf einem Bierdeckel Platz hätte.

Das Manual für die Vertragsverwaltung sollte drei Gebote enthalten:

1. Gebot: Betrachte jede Geschäftsbeziehung, jeden Kauf, jedes Abo als Vertrag. Faustregel=Was das Unternehmen verpflichtet, ist ein Vertrag. 
2. Gebot: Lege jeden Vertrag am angegebenen, zentralen Speicherort als PDF ab. Jeden. Immer.
3. Gebot: Beschrifte das Vertragsfile allgemein verständlich und gemäß unseren Regeln. 

Tipp 4: Umzug in die Cloud

Im Zeitalter des mobilen Arbeitsplatzes funktioniert ein Vertragsmanagement nur noch in der Cloud. On-Premises-Server leisten sich ohnehin immer weniger Unternehmen, und die Notebook-Harddisk ist als zentraler Vertrags-Speicherort sowieso tabu. 

Heutzutage sind die Cloud-Speicher führender Anbieter wesentlich sicherer als lokale Unternehmens-Server. Cloud-Anbieter können sich Cybersecurity-Maßnahmen leisten, welche für ein KMU mehrere Nummern zu groß sind. 

Der Umzug in die Cloud muss gut vorbereitet sein. Immerhin sollen ja später alle Mitarbeitenden in der Lage sein, Verträge selbstständig dort abzulegen. Entsprechend logisch und allgemein verständlich muss die Dokumentenablage in der Cloud definiert sein. 

Die Zugriffsrechte werden über die Definition von Benutzergruppen geregelt. Auch hier lohnt es sich, ein wenig Zeit zu investieren, um die perfekte Lösung zu finden. 

Tipp 5: Künstliche Intelligenz nutzen

Ein Vertragsmanagement ist nur so gut wie die Informationen, welche über die Verträge gespeichert sind: Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Konditionen, usw. müssen nach einem einheitlichen Schema korrekt, vollständig und aktuell in geeignete Datenfelder geschrieben werden. Nur so ist sichergestellt, dass Verträge effizient aufgelistet, durchsucht und ausgewertet werden können.

Hier hilft künstliche Intelligenz, massiv Zeit zu sparen: Das Software-Tool ContractHero analysiert die Verträge selbstständig und schreibt die relevanten Angaben in die korrekten Datenfelder. 

Selbstverständlich können diese Einträge bei Bedarf manuell geändert und ergänzt werden. Zudem können Sie bei ContractHero auch eigene Datenfelder definieren, sodass das Vertragsmanagement so gut zu Ihrem Unternehmen passt wie ein Maßanzug.

ContractHero: Das innovative Vertragsmanagement für Startups

ContractHero ist ein digitales, professionelles und cloudbasiertes Vertragsmanagement-Tool. Lassen Sie ContractHero für sich arbeiten und Ihre wichtigsten Vertragsdetails automatisch analysieren. Dadurch behalten Sie nicht nur die Kontrolle über die Vertragsflut, sondern können auch aussagekräftige Auswertungen über Vertragssummen, Kündigungsfristen usw. vornehmen und Vertragsdaten als übersichtliche Liste ins Excel exportieren.

Lese- und Schreibrechte können pro Vertragskategorie für jeden Mitarbeiter einzeln festgelegt werden. Auf diese Weise können alle aktiv am Vertragsmanagement mitwirken, ohne dass Sicherheitslücken entstehen.

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Foto (oben): Shutterstock