Fernbeziehungen und wie man sie meistert

Jeder, der schon einmal für kurze Dauer oder längere Zeit in einer Fernbeziehung gelebt hat, weiß, welche Herausforderungen damit verbunden sein können. Fernbeziehungen stellen Partner auf eine harte Probe und es lauern überall Fallstricke. Das gilt nicht nur für romantische Partnerschaften, sondern auch im beruflichen Kontext. Fakt ist, dass Arbeiten im Homeoffice coronabedingt viele Unternehmen noch begleiten wird. Simon von Hertzberg, COO im Start-up Holidu, nennt fünf typische Problemsituationen und gibt Tipps, wie die Zusammenarbeit auf Distanz gelingt und wie trotz eines mangelnden gemeinsamen Alltags Nähe zum Mitarbeiter aufgebaut wird. 

1.     “Ich verstehe dich einfach nicht!”

Wer selbst schon eine private Fernbeziehung geführt hat, kennt die stundenlangen Telefonate oder Skype-Gespräche am Abend. Direkter Austausch unter Partnern ist wichtig, das gilt genauso für die berufliche Zusammenarbeit unter Kollegen. Während online durchgeführte Zweier-Gespräche meist noch gut funktionieren, sind Meetings mit mehreren Personen eine besondere Herausforderung. Sitzt ein Teil der Belegschaft im Büro und Mitarbeiter im Homeoffice wählen sich online ein, kommt es häufig zu akustischen Problemen. Die Tonqualität ist unbefriedigend. Wenn Mitarbeiter im Büro eine Frage stellen, können Kollegen im Homeoffice diese oft nicht verstehen und alles muss von den Moderatoren der Meetings wiederholt werden. Insbesondere bei größeren Meetings hilft deshalb ein „remote first“ Ansatz, bei dem sich alle Kollegen online einwählen, auch wenn manche im Büro sind. So haben alle dieselben Gesprächsbedingungen.

Und wie lassen sich Brainstormings virtuell abhalten? Dies ist in der Tat knifflig. Die Gesprächsdynamik der Kollegen im Büro kann sich viel schneller verändern. Kollegen im Homeoffice kommen schwerer zu Wort, können sich ins Gespräch nicht spontan einklinken oder Ideen einwerfen. Deshalb ist eine gute Vorbereitung bei virtuellen Meetings besonders hilfreich. Statt Ideen im Plenum einzuwerfen, können diese bereits vorab gesammelt und zu einem Vorschlag zusammengefasst werden. Alternativ bieten verschiedene Online-Tools die Möglichkeit, klassische Brainstorming-Techniken effizient in einem virtuellen Rahmen umzusetzen.

2.   “Schreib mir doch mal wieder einen Brief! Oder schick mir ein Video!”

Für viele ist die asynchrone Kommunikation das Mittel der Wahl und eine Alternative sowie Ergänzung zu Meetings. Hier werden Informationen meist schriftlich zur Verfügung gestellt und zu einem späteren, passenden Zeitpunkt zur Kenntnis genommen. Doch das muss nicht immer die geschriebene E-Mail oder Chat-Nachricht sein. Mehr Abwechslung schaffen andere Formate wie Videos oder Sprachnachrichten. Warum nicht ein Erklär-Video aufnehmen? So werden Informationen persönlicher als in schriftlicher Form übermittelt. So sind die Kollegen sichtbar und die Kommunikation wirkt menschlicher. Ein Bild sagt manchmal mehr als tausend Worte, ein Video mehr als tausend Bilder.

Eine Kombination aus Video und Text ist für große Teambesprechungen hilfreich. Meetings werden als Videos aufgezeichnet und diese im Anschluss mit einer schriftlichen Zusammenfassung an alle Teilnehmer verschickt. Falls ein Mitarbeiter wegen technischer Probleme des Meetings verlassen musste, ist der Informationsfluss dennoch gewährleistet. Wichtige Änderungen und Neuigkeiten sollten zusätzlich im Intranet oder Firmen-Wikis dokumentiert werden, damit sie stets abrufbar und an einem zentralen Ort gesammelt sind.  

3.     “Wir unternehmen gar nichts Schönes mehr zusammen!”

Egal, ob Start-up oder etabliertes Unternehmen: Es wird seit Jahren viel mehr Wert auf Teambuilding und lockere Events wie gemeinsamen Kickern oder das ‘Friday Beer’ gelegt. So können sich die Mitarbeiter informell austauschen und über Themen ohne direkten Arbeitsbezug sprechen. Doch was tun, wenn alle Kollegen im Homeoffice sitzen? 

Um den Zusammenhalt und persönlichen Austausch aufrecht zu erhalten, sollten auch in Coronazeiten regelmäßig Aktionen angeboten werden. Eine einfache Möglichkeit sind Lunch-Lotto-Dates, wo Kollegen sich mittags online verabreden. Die Lunchpartner werden dabei zufällig ermittelt. Auch ‘Triva Nights’, die als Quizabende nach britischer und irischer Tradition wöchentlich in Pubs stattfinden, bieten sich an. Teamspirit und Fitness garantieren Yoga-Sessions am Morgen, egal ob im Büro oder in Corona-Zeiten eben online. 

Die coronabedingten Hygiene- und Abstandsregeln führen zudem zu neuen, kreativeren Meetingformen. Das Gespräch mit dem Mitarbeiter lässt sich beispielsweise auf einem Spaziergang durchführen. Bei Teamevents treffen sich die Kollegen statt beim abendlichen Kneipenbesuch auf eine Stadtführung draußen an der frischen Luft. Bei allen Angeboten für persönliche Treffen sollten Unternehmen jedoch nicht nur die offiziellen Corona-Regeln einhalten, sondern auch die individuelle Disposition der Mitarbeiter und deren Einstellung wie persönliche Ängste oder Risikofaktoren in der Familie berücksichtigen und sensibel handhaben.

4.     “Du interessierst dich gar nicht mehr für mich!”

Viele Arbeitnehmer geben an, dass sie im Homeoffice deutlich effizienter arbeiten. Nicht nur das tägliche Pendeln fällt weg, sondern auch der Small Talk mit Kollegen an der Kaffeemaschine oder am Drucker. Doch dieser Austausch ist wichtig und stärkt die Beziehung zwischen den Mitarbeitern. Im virtuellen Setting wird oft kein Raum dafür geschaffen. Solch Zeit für persönliche Gespräche sollten sich Kollegen remote bewusst nehmen. So verliert man nicht den persönlichen Bezug zueinander, baut Bindungen auf und zeigt Interesse am Gegenüber. Besonders Führungskräfte sollten dies beherzigen, denn so können sie mögliche Unsicherheiten oder Unzufriedenheit der Teammitglieder leichter erkennen und ansprechen. 

Kollegen können sich zudem zu wöchentlichen “Virtual Team Coffee Dates” treffen, wo sie sich bewusst informell austauschen. In den Meetings geht es nicht um berufliche Themen, sondern es gibt Raum für Persönliches. 

Eine regelmäßige Mitarbeiterbefragung hilft, die Stimmung im Team aufzunehmen und Feedback einzuholen. So fühlen sich die Arbeitnehmer wertgeschätzt und eingebunden. Mittlerweile gibt es viele Anbieter und Tools, die solche Umfragen einfach ermöglichen und auswerten. Direktes Feedback kann in großen Teambesprechungen gegeben werden, wenn Fragen vorab gestellt werden. Dies lässt sich mit entsprechenden Tools anonym durchführen, sodass mitunter heikle Fragestellungen artikuliert werden, die Mitarbeitern auf der Seele brennen. Mit dem Einsatz von entsprechender Software ist das auch live möglich. So können Meetingteilnehmer direkt interagieren und Antwort erhalten.

5.     „Bring mich doch mal wieder zum Lachen!“

Wenn man ausschließlich zweckmäßige Informationen austauscht, leidet der Teamspirit und die Freude an der Arbeit. Das gilt für Lebenspartner, die sich am Telefon nur noch erzählen, was sie den Tag über gemacht haben genauso wie für Arbeitskollegen, die lediglich Punkte auf der Agenda abarbeiten. Doch auch in virtuellen Meetings lassen sich Dinge mit Humor nehmen: So kann der Chef ein Meeting mit einem witzigen Hintergrund eröffnen und zeigen, dass er sich nicht immer so ernst nimmt. Oder warum nicht Präsentationen spielerisch gestalten und amüsante Anekdoten teilen. Für viele Projekte kann auch Gamification genutzt werden, also ein Ansatz, mit dem Mitarbeiter mit typischen Elementen aus Spielen motiviert werden. Eine Video- oder Karaoke-Challenge zwischen verschiedenen Teams macht Spaß und schafft selbst asynchron eine persönliche Verbindung zwischen Teams, die sich im Homeoffice seltener sehen

“Wie geht es weiter mit uns?”

Als Hauptgrund für das Scheitern einer privater Fernbeziehung gilt laut Umfragen der fehlende Fortschritt einer Partnerschaft. Was können Unternehmen daraus lernen? Es ist wichtig, sich gegenseitig zuzuhören, flexibel zu sein und auch in unsicheren Zeiten eine positive Perspektive für die Zukunft zu haben. Die Arbeitswelt hat sich seit Corona nachhaltig verändert und Unternehmen sollten die Chancen der neuen Realität nutzen.

Über den Autor
Simon von Hertzberg ist COO bei Holidu, einer weltweit führenden Suchmaschine für Ferienwohnungen und Ferienhäuser. Er ist seit fünf Jahren Teil des Management-Teams und half mit, das Unternehmen auf mittlerweile mehr als 200 Mitarbeiter aus über 40 Nationen zu skalieren. In seiner Funktion als Chief Operating Officer verantwortet er die Bereiche Personal, Inbound Marketing und Customer Service. Zuvor war er in verschiedenen Funktionen bei Procter & Gamble tätig. 

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Foto (oben): Shutterstock