Tools, die Mitarbeitern im Home Office helfen

Aus Unternehmersicht bietet Home Office viele Vorteile. Arbeiten die Mitarbeiter von zu Hause, können Fixkosten und Büroplätze gespart werden. Aber auch teure und oft zeitraubende Geschäftsreisen können zumindest größtenteils ersetzt werden. Das Arbeiten im Home Office kann aber auch eine Herausforderung sein – insbesondere in der Kommunikation. Mitunter fühlen sich Mitarbeiter möglicherweise weniger verbunden und das Zugehörigkeitsgefühl nimmt ab. Neben bestimmten festgelegten Terminen, an denen das Team zusammenkommen soll, empfehlen sich deshalb alternative Instrumente wie Videobesprechungen oder ein kurzer Nachrichtenaustausch über Messenger-Tools, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und zu fördern.

Es ist ganz wichtig, sich auch in Zeiten des Home Offices Zeit zu nehmen, solche Online-Gespräche von Angesicht zu Angesicht zu führen. Wenn Vorgesetzte für den persönlichen Austausch nicht zur Verfügung stehen, kann das unter Umständen dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Arbeit weniger ernst nehmen und die Motivation leidet. Manager und Teamleiter haben also gute Gründe, sich die Zeit zu nehmen, über Videobesprechungen für ihre Mitarbeiter da zu sein und sie im Tagesgeschäft zu unterstützen. Damit erhöhen sie gleichzeitig die Produktivität jedes Einzelnen und sind in der Lage, Engstellen in den Prozessen oder andere Herausforderungen zu erkennen und zu lösen, bevor sie entstehen.

Ein Selbstläufer ist Home Office aber auch mit regelmäßigen Videobesprechungen nicht. Generell muss man sagen: Den Mitarbeitern einen Laptop und ein Mobiltelefon in die Hand zu drücken, ist zwar ein erster Schritt, reicht aber noch nicht. Um zu Hause effizient arbeiten zu können, muss es neben den technischen Voraussetzungen ein klares Verständnis im Unternehmen geben, wie Home Office in der Praxis funktioniert. Dazu zählt, dass alle Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf benötigte Dokumente und Dateien haben und es ein definiertes Set an Tools gibt, mit denen kommuniziert wird – samt Regeln, wann sie eingesetzt werden. Es geht darum, die Kommunikationspräferenzen im Team gemeinsam zu kultivieren. Wenn, wie in der aktuellen Situation, die gesamte Belegschaft von zu Hause arbeitet, kann E-Mail nicht die einzige Kommunikationsform sein. 

Soziale Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten sind daher oft überaus nützlich. Mit Quip lässt sich das schnell realisieren, indem „Social Tagging“ oder individuelle Schlagwörter sowie Chats in Dokumente eingebaut werden, sodass alle von überall aus zusammenarbeiten können.

Dazu ein Beispiel aus der Praxis: Eine Mitarbeiterin musste sich überlegen, wie sie vor einem Kunden, den sie nicht besuchen kann, eine Whiteboard-Präsentation abhalten könnte – und zwar ohne Whiteboard. Also bat sie Kollegen und Kolleginnen, Vorschläge in ein Quip-Dokument einzutragen. Binnen Stunden verzeichnete das Quip-Dokument großen Zustrom. Um Tipps für die Remote-Zusammenarbeit zu teilen, Onboarding zu erleichtern und in einer angespannten Zeit achtsam zu bleiben, empfiehlt sich auch Trailhead.

Die Arbeit im Home Office führt oft auch zu zahlreichen Fragen an die Abteilungen, die sich um IT und HR kümmern. Hier müssen Unternehmen es alles Mitarbeitern so einfach wie möglich machen, die benötigten Informationen zu finden und bei Fragen Unterstützung anzufordern. Alle relevanten Informationen zentral an einem Ort zu haben und jederzeit abrufen zu können, ist auch im Vertrieb umso wichtiger, wenn der direkte persönliche Kontakt zum Rest des Teams plötzlich auf ein Minimum reduziert ist: Mit vielen der gängigen Customer Relationship Management-Systeme (CRM) lassen sich Kundenbeziehungen einfach verwalten und pflegen, sodass in Home Office-Zeiten und auch in Zeiten starken Wachstums nichts verloren geht. Einmal getätigte Anrufe, gesendete E-Mails, stattgefundene Besprechungen oder erhaltene Anfragen – alles lässt sich zurückverfolgen und bei Bedarf abrufen.

Welche Tools und Kanäle letztendlich am sinnvollsten sind, sollte jedes Unternehmen für sich selbst ausarbeiten. Was Mitarbeiter an Home Office oftmals unterschätzen, ist die Herausforderung, eine klare Grenze zwischen Beruflichem und Privatem zu ziehen. In den eigenen vier Wänden fällt es vielen schwer, den Computer abends auszuschalten und pünktlich Feierabend zu machen. Klare Kommunikationsregeln zwischen den Teams sind dabei ausschlaggebend, nicht zuletzt, um dem Gefühl der ständigen Erreich- und Verfügbarkeit entgegenzuwirken. 

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Foto (oben): Shutterstock