So gelingt die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancern

Gerade nach der initialen Gründungsphase stehen viele Startups vor der Herausforderung, sich im Rahmen des Aufbaus von neuen Geschäftsfeldern oder einer IT-Landschaft externes Knowhow zu beschaffen. Insbesondere wenn es sich hierbei nicht um planbare, wiederkehrende Aufgaben handelt, ist die nächstliegende Lösung, auf einen Freelancer zurückzugreifen, der dein Unternehmen temporär befristet im Rahmen eines Projekts unterstützen kann. Was du bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern und der Planung deines Projekts beachten solltest, erfährst du in dem folgenden Artikel.

Was muss ich vor der Zusammenarbeit mit einem Freelancer beachten? 

Die Zusammenarbeit mit einem Freiberufler unterscheidet sich in wesentlichen Punkten von der langfristigen Zusammenarbeit mit einem Festangestellten. Das Projekt und die Aufgaben des Freiberuflers definierst du anhand der sogenannten Leistungsbeschreibung, die später auch Teil deines Vertrages sein wird. Bist du hier zu Beginn im Rahmen der Anforderungsanalyse gründlich, sparst du im Verlauf des weiteren Prozesses wertvolle Zeit. Die wesentlichen Aufgaben im Rahmen des Projekteinsatzes sollten enthalten sein sowie das technische Umfeld. Neben den Aufgaben solltest du dir Gedanken über die Rahmenbedingungen des Projekts machen. Insbesondere solltest du an diesem Punkt die Höhe des Budgets sowie die organisatorischen Rahmenbedingungen bedenken. Wird der Freelancer öfter vor Ort arbeiten, solltest du ihm vor dem ersten Tag Arbeitsmaterialien, ein Schreibtisch und ggf. eine externe Mailadresse einrichten. Pauschale Anforderungen an den Freelancer im Rahmen von Servicezeiten sind jedoch nicht legitim. Dies könnte ein Indiz für Scheinselbstständigkeit darstellen. Dieses Risiko kann jedoch durch eine klar definierte Leistungsbeschreibung aus dem Weg geräumt werden. Prinzipiell ist der Freelancer nämlich im Rahmen der Ausführung seiner Tätigkeit weisungs- als auch ortsungebunden.

Wo finde ich den passenden Freelancer für mein Projekt? 

Das Angebot und die Unterstützungsmöglichkeiten im Rahmen der Suche nach einem passenden Freelancer sind riesig. Doch es gibt erhebliche Unterschiede in der Vorgehensweise sowie dem Preis und der Qualität der angebotenen Dienstleistungen.

Du kannst dich natürlich selbst auf die Suche nach einem Freelancer machen, insbesondere wenn du bereits Kontakte zu Freelancern hast. Es ist immer zielführend das eigene, aktive Netzwerk zu nutzen. Darüber hinaus gibt es einen riesigen Markt an Personaldienstleistern wie Hays, GULP oder Ferchau, die in der Regel als Full-Service-Agenturen auftreten. Die Besonderheit liegt hier im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit. Bei jedem persönlichen oder telefonischen Kontakt mit dem Freelancer wird eine weitere Person des Unternehmens dabei sein und du wirst auch keinen direkten Vertrag mit dem Freiberufler haben. Du hast einen Vertrag mit dem Dienstleister, der wiederum einen Vertrag mit dem Freelancer hat. Durch die Differenz zwischen dem Einkaufspreis, für den der Dienstleister den Freelancer „einkauft“, und dem Verkaufspreis, für den du ihn beim Dienstleister einkaufst, erwirtschaften diese Unternehmen ihren Gewinn. Der Vorteil hierbei ist, dass du dir um die vertragliche Abwicklung keine Gedanken machen musst. Allerdings erfährst du nur in den seltensten Fällen, wie viel der Freelancer im Endeffekt verdient.

Ein weitere Möglichkeit, den passenden Freelancer zu finden, ist die Nutzung von Freelancerportalen. Eine gute Übersicht findest du in dem Artikel “Die 22 besten Jobportale für Freelancer” von t3n, in dem die Besonderheiten der besten Jobportale für Freelancer herausgestellt werden.

Auswahlkriterien bei der Freelancersuche 

Die wesentlichen Schritte bei der Auswahl eines Freelancers unterscheiden sich nicht von der Auswahl eines Festangestellten (qualifizierte Bewerbungen erhalten, Bezahlung muss stimmen, der Kandidat sollte zeitnah starten können). Allerdings sollten die Bewertungskriterien angepasst werden. Gerade bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter kommt es erheblich auf die Einstellung der Kandidaten wie Wissbegierde und Lernbereitschaft an. Bei Freelancern unterscheidet sich diese Bewertung etwas. Sicherlich ist es wichtig, dass diese auf einer freundlichen und fachlichen Ebene mit allen Projektbeteiligten kommunizieren können und wissensdurstig sind. Allerdings wird es dir wahrscheinlich nicht ausreichen, wenn der Freelancer bereit ist, sich in ein neues Themengebiet einzuarbeiten. Freiberufler sind Spezialisten, die bereits ähnliche Projekte gemeistert haben, sodass du weißt, dass Sie auch dein Projekt zum Erfolg führen werden. Es entscheidet also maßgeblich das Knowhow und nicht die persönliche Einstellung. Gerade im IT-Bereich sind das oft die sogenannten “harten Skills”, wie die Kenntnis bestimmter Programmiersprachen oder Entwicklungsumgebungen. Da es sich um hochqualifizierte Experten handelt, spielen Referenzen ebenfalls eine große Rolle bei der Auswahl des richtigen Freelancers. Im Bereich der Webentwicklung zum Beispiel listen die Freelancer oft die wichtigsten Websites, an denen sie mitgearbeitet haben auf, sodass das du einen guten Eindruck von ihrer Arbeit erhältst. Auch die Onboardingphase fällt in der Regel wesentlich kürzer aus, da Freelancer sich schnell selbst die notwendigen Infos verschaffen und schnellstmöglich produktiv werden möchten. Der Vorbereitungsaufwand von Seiten des Unternehmens fällt also wesentlich geringer aus.

Vertragsgestaltung mit Freelancern

Im Rahmen der Beschäftigung eines Freelancers sind prinzipiell zwei Vertragskonstrukte möglich: der Dienst- und der Werkvertrag. In den meisten Fällen ist aber der Dienstvertrag sowohl für Freiberufler als auch für Unternehmen die bessere Variante. 

Wichtigste Grundlage des Dienstvertrages ist die Leistungsbeschreibung, die du im Idealfall bereits vor der Suche nach dem richtigen Freelancer für dein Projekt definiert hast. Durch die konkrete und klar definierte Leistungsbeschreibung minimierst du dein unternehmerisches Risiko und schaffst auch vertraglich Transparenz über deine Erwartungen gegenüber dem Freelancer. Es sollte auf jeden Fall die Hauptaufgabe (z.B. „Erstellung einer Homepage mit WordPress“) als auch die wesentlichen Unteraufgaben (z.B. „Integration eines Onlineshops“ oder „Erstellung von vier Unterseiten auf Basis bereits vorhandenen Marketingmaterials“) aufgelistet werden. Es lohnt sich, hier wirklich präzise zu sein, aber auch genug Spielraum zu lassen, sodass der Freelancer die Aufgaben durch seinen eigenen Lösungsweg bewerkstelligen kann. 

Zu einer vollständigen Leistungsbeschreibung gehören die Projektlaufzeit, der Beauftragungsumfang (wird i.d.R. in Personentagen angegeben) sowie die Vergütung unter Berücksichtigung des Zahlungsziels. Die Vergütung wird meist durch durch einen “All-in” Stundensatz (exkl. USt.) angeben. „All-in“ bedeutet, dass dir der Freelancer keine weiteren Rechnungen wie Spesen oder die Anreise zum Projektort berechnet. Da ein Freelancer unweigerlich Einblicke in verschiedene Geschäftsbereiche und strategische Entscheidungen erhält, empfiehlt es sich eine angepasste Verpflichtung zur Geheimhaltung über interne Informationen in den Vertrag zu integrieren. Neben der Geheimhaltungsklausel solltest du auch eine Klausel zur Haftungsbeschränkung des Freelancers bei einfacher oder grober Fahrlässigkeit mit in den Vertrag aufnehmen. Es gibt im Gegensatz zu der Zusammenarbeit mit festangestellten Mitarbeitern keine Kündigungsfristen. 

Wie du maximal von dem Knowhow eines Freelancers profitierst 

Dein größtes Ziel sollte es sein, das externe Knowhow des Freelancers langfristig im Unternehmen zu halten, sodass es für alle relevanten Unternehmensmitglieder nutzbar ist!

Auch wenn Freelancer nach relativ kurzer Zeit ein Unternehmen wieder verlassen, kann durch planbare organisatorische Rahmenbedingungen ihr Wissen langfristig im Unternehmen gehalten werden. Der Vorteil von Freelancern ist, dass sie es gewohnt sind, in verschiedenen Geschäftsbereichen kurzfristig auf Projektbasis zu unterstützen und ihr Wissen sowohl verständlich als auch nachhaltig zu dokumentieren. Darüber hinaus kannst du im Gegensatz zu einem festangestellten Mitarbeiter das Projektende wesentlich detaillierter planen. Plane die ersten Schritte im Rahmen des Starts des Freelancers gut und denke daran, den Start innerhalb des Teams vorher zu kommunizieren. Im Vorhinein sollten allerdings ganz klar die Kompetenzbereiche des Freelancers und die deiner Mitarbeiter definiert werden, sodass zum einen der Freelancer in einem hohen Maße selbstständig seiner Arbeit nachkommen kann, und sich zum anderen deine Mitarbeiter nicht zu sehr in die Aufgaben des Experten einmischen oder sich von ihm “bedroht” fühlen. 

Du solltest dir bereits so früh wie möglich Gedanken über die Dokumentation machen und einen Übergabezeitraum definieren, indem du wichtige Dinge wie “Lessons Learned” mit dem Freelancer besprechen kannst. Du solltest den Übergabezeitraum auch an alle mittelbar und unmittelbar involvierten Mitarbeiter kommunizieren. Die Planung impliziert, dass du deinen Mitarbeitern als auch dem Freelancer den zeitlichen Freiraum für eine reibungslose Übergabe gewährleistest. Du kannst durch einige Maßnahmen gezielt den Knowhow-Transfer in deinen Unternehmen fördern. Es empfiehlt sich, “Lessons Learned” in regelmäßigen Abständen und nicht erst am Projektende zu dokumentieren. Mit “Lessons Learned” ist jenes Wissen gemeint, dass auf praktischen Erkenntnissen beruht. Wichtig ist es, dass hier positive als auch negative Erfahrungen dokumentiert werden. Ein Wiki kann als Maßnahme zur Speicherung von Wissen betriebsintern aufgesetzt werden, sodass nur Mitarbeiter oder zeitweise für das Unternehmen Tätige wie etwa Freelancer Inhalte ergänzen können. 

Wenn in deinem Unternehmen festangestellte Entwickler arbeiten und es auch die Aufgabe des Freelancers ist, Code zu schreiben, solltest du von Anfang an auf “Code Reviews” setzen. Dabei wird der komplette Code, den der Freelancer schreibt, regelmäßig von einem (oder mehreren) deiner Entwickler überprüft und für gut befunden. Gegen Ende des Projekts können Übergabegespräche ein gutes Mittel sein, um das Wissen langfristig im Unternehmen zu halten. Es besteht die Möglichkeit, diese Gespräche von einem Moderator deiner Wahl begleiten zu lassen. Dies hat den Vorteil, dass so auch implizites Wissen deutlich zum Vorschein kommen kann.

Tipp: So profitieren Startups von Freelancern und Freiberuflern

Über den Autor
Manuel Meurer ist Gründer von Uplink, dem Netzwerk für IT-Freelancer. Uplink bietet eine faire und transparente Alternative zu IT-Recruitern und verknüpft Untrnehmen und IT-Freelancer schnell und effektiv. Wenn du mehr darüber erfahren willst, wie du erfolgreich mit Freelancern arbeiten kannst, melde dich jetzt zum kostenlosen E-Mail-Crashkurs von Uplink an!

Startup-Jobs: Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? In der unserer Jobbörse findet Ihr Stellenanzeigen von Startups und Unternehmen.

Foto (oben): Shutterstock