Welche Geschäftsprozesse durch integrierte Software effizienter werden

Die nahtlose Unterstützung aller Kerngeschäftsprozesse durch ein integriertes System verbessert die Transparenz, die Produktivität und die Prozesseffizienz im gesamten Unternehmen.  Wir beleuchten einige Schlüsselbereiche, in denen schnell wachsende Organisationen von der Implementierung einer Software-Suite besonders profitieren.

Effizientere Unternehmensprozesse
Die Integration aller Prozesse und ihre einheitliche Steuerung durch ein geeignetes System steigert die Effizienz der Abläufe, da sie aufeinander abgestimmt und teilweise automatisiert werden. Mitarbeiter benötigen weniger Zeit für die Bearbeitung und können  gezielt eingesetzt werden, um Innovation und Wachstum zu unterstützen.

Quantifizierbare Vorteile lassen sich insbesondere in den kritischen Prozessen im Vertrieb, in der Beschaffung, der Kreditorenbuchhaltung und der Personalbuchhaltung realisieren.  

Vertrieb: Quote-to-Cash
Wenn ein Interessent zum Kunden wird, werden häufig die Daten aus dem CRM-System erneut eingegeben, erst in das Auftragsverwaltungssystem, dann in das Buchhaltungssystem. Wertvolle Zeit wird mit manueller (und deshalb fehleranfälliger) Dateneingabe, papierbasierten Abläufen, Nachfragen über den Auftragsstatus und die Umsatzrealisierung verschwendet. Die Kundenzufriedenheit leidet unter diesen Verzögerungen ebenso wie die Produktivität des Unternehmens. Ein integriertes System stellt sicher, dass alle Schritte nahtlos ineinandergreifen und effizient abgewickelt werden – vom ersten Angebot an den Kunden bis zum Zahlungseingang.

Beschaffung: Procure-to-Pay
Die Beschaffung von Material und Dienstleistungen ist ein komplexer Prozess, der mehrere Stationen im Einkauf, Wareneingang und Rechnungswesen umfasst. Eine integrierte Suite strafft den Prozess, automatisiert einzelne Schritte und eliminiert manuelle Fehler. Mitarbeiter können den Status der Bestellungen über Selbstbedienungsfunktionen verfolgen, die ohne Papierformulare auskommen, und haben mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten. Außerdem löst das System automatisch Nachbestellungen aus, wenn definierte Meldebestände für bestimmte Artikel erreicht werden. Damit steigt die Effizienz des Prozesses ganz erheblich – vom Einkauf bis zur Begleichung der Lieferantenrechnung.

Kreditorenbuchhaltung
Sobald Waren oder Dienstleistungen bestellt werden, müssen auch Lieferanten bezahlt werden. Das Finanzpersonal überprüft, ob die Bestellungen korrekt ausgeführt wurden; erst dann erhält die Kreditorenbuchhaltung die Freigabe, die Zahlung an den Lieferanten zu veranlassen. Alle diese Aktivitäten verbrauchen wertvolle Zeit, die für das Kerngeschäft fehlt. Ein integriertes System stellt sicher, dass Zahlungen zeitnah erfolgen und der Prozess effizient und weitgehend automatisiert abläuft.

Lohn und Gehalt, Spesen und Incentives
Mit dem Unternehmen wächst auch die Zahl seiner Mitarbeiter. Der Einsatz verschiedener Softwaresysteme für die Abrechnung von Lohn und Gehalt, Spesen und Incentives führt dann schnell zu einem Tabellenkalkulations-Albtraum.

Eine Software-Suite mit Incentive-Vergütung spart Zeit, indem sie nicht nur Gehälter, Abzüge, Zuschläge, Urlaubsgeld etc. berechnet, sondern auch die Provisionen – auf der Basis ausgefeilter Regeln für Abschlüsse, Quoten, Umsatz und Rentabilität. Und sie verknüpft das Vergütungssystem direkt mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Bei der Spesenabrechnung ermöglicht eine Suite die Einbettung von Self-Service-Funktionen, mit denen die Mitarbeiter ihre Spesen erfassen und intern weiterleiten, wobei alle Genehmigungen sofort in die Lohn- und Gehaltsabrechnung und in die Buchhaltung einfließen.

Ihre Prozesse profitieren von integrierter Software
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Prozesse durch den Einsatz von integrierter Software effizienter, transparenter und komfortabler werden. Unterm Strich profitieren alle Abläufe von der nahtlosen Integration und Steuerung der gesamten Geschäftstätigkeit. Vor allem aber profitieren das Unternehmen und seine Mitarbeiter.

Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir uns mit den Nachteilen beschäftigt, die separate Geschäftsanwendungen für wachsende Unternehmen haben.

Im zweiten Teil haben Sie erfahren, wie ein integriertes System Unternehmen hilft, schnell und profitabel zu wachsen.

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Foto (oben): Oracle / iStock