So entscheiden sich Startups für das richtige ERP-System
Startups greifen die erste Zeit nach der Gründung häufig auf Insellösungen zurück, um die wichtigsten Geschäftsprozesse zu steuern. Die Lagerverwaltung über Excel oder Google-Tabellen läuft meist parallel zum Online-Shop- System und dem CRM. Das ist bei geringer Auftragslage noch koordinierbar, je stärker Unternehmen und Produktportfolio jedoch wachsen, desto größer wird der Verwaltungsaufwand. Darum sollten sich Startups frühzeitig über ein geeignetes ERP-System (Enterprise-Ressource- Planning-System) Gedanken machen. Einige Unternehmen, darunter insbesondere E-Commerce-Startups, die auf Multichannel setzen, sollten gleich zu Beginn auf eine professionelle ERP-Software setzen. Der Vorteil: Alle Daten laufen in einem System zusammen und bieten so einen Echtzeit-Überblick über Lagerbestände, Buchhaltung sowie die Performance des Unternehmens.
Branchenabhängige Auswahl der Software
Es gibt unzählige Anbieter von ERP-Systemen. Gründer können das Angebot gut eingrenzen, wenn sie nur die Anbieter in die Auswahl einbeziehen, die speziell Lösungen für die Branche anbieten, in der das Startup tätig ist. Häufig wird nach Software für Dienstleister, E-Commerce, stationären Handel, Einmalfertigung, Kleinserienfertigung und Serienfertigung unterschieden. Wer gleich auf einen Anbieter setzt, der sich auf die Branche spezialisiert hat, hat die wichtigsten Funktionen bereits integriert und kann davon ausgehen, dass sich der Hersteller auch langfristig an den (gesetzlichen) Anforderungen der Branche orientiert – auch, was die Weiterentwicklungen betrifft.
Auswahl nach Funktionsangebot
Die Funktionen sind einer der wichtigsten Punkte bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems. Die meisten Anbieter bieten bereits in der Grundversion die Verwaltung von Kundendaten (Customer-Relationship-Management), Anbindung zum Online-Shop- System, Basisfunktionen der Buchhaltung wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Storno, einfache Lagerverwaltung und Übersicht sowie Auswertung der Verkaufszahlen an. Startups aus dem E-Commerce-Bereich sollten unbedingt darauf achten, dass das ERP-System Schnittstellen zum eigenen Online-Shop genau wie zu den gängigen Versanddienstleistern und Marktplätzen bietet. Wer plant, international tätig zu sein, sollte auf die Möglichkeit einer Sprachkonfiguration für die Dokumente achten.
Erweiterungsmöglichkeiten bei Wachstum
Der Wechsel auf ein anderes ERP-System ist enorm aufwändig und meist mit Datenverlusten verbunden, da die Daten nicht eins-zu- eins in das neue System integriert werden können. Startups sollten darum gleich bei der Auswahl darauf achten, welche Erweiterungsmöglichkeiten das ERP-System bietet. Idealerweise hat der Anbieter verschiedene Schnittstellen und Apps im Portfolio, die sich mit nur wenigen Klicks installieren lassen. Dazu zählen Anbindungen zu Zahlungsanbietern, Banken, Kassensystemen und Co. sowie Funktionserweiterungen bietet. Das können beispielsweise Automatisierung des Lager-Managements und der Buchhaltung sein.
Besondere Funktionen für Food-Startups
Startups, die in der Lebensmittelbranche tätig sind, sollten bei der Auswahl unbedingt darauf achten, dass das ERP-System die rechtlichen Grundvoraussetzungen erfüllt. Die Software muss das FEFO-Verfahren (first expired first out) gewährleisten. Das bedeutet, dass die Ware nach Verfallsdatum sortiert und priorisiert wird. Außerdem müssen die Etiketten das Mindesthaltbarkeitsdatum ausweisen können. Wer eine Bio-Zertifizierung hat oder plant, unterliegt der Nachweispflicht für den Ausschluss von bestimmten Stoffen. Für die Überprüfungen durch die Öko-Kontrollstelle müssen die Lieferscheine spezielle Code-Nummern enthalten.
Staffelung der Lizenz-Gebühren
Neben den Funktionen ist der Preis ein ausschlaggebendes Argument. Viele Hersteller bieten einen kostenlosen Testzeitraum an, ausgewählte haben sogar eine dauerhaft kostenlose Einsteiger Version mit den wichtigsten Funktionen. Da viele Gründer noch nicht abschätzen können, wie sich ihr Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln wird, sollten sie in jedem Fall auf eine flexible Lösung zurückgreifen, die bereits bei Lizenzpaketen zwischen 1 und 5 Mitarbeiter startet.
Vorsicht: Es gibt Hersteller, die bei ungeplanten Erweiterungen um weitere Nutzer hohe Gebühren verlangen. Bei der Auswahl sollte darum gleich klar sein, wie sich die Kosten bei Wachstum entwickeln. Auch Software-Updates sollten bereits inklusive sein und nicht noch zusätzlich abgerechnet werden. Bei teuren Support-Paketen sollten Gründer ebenfalls genau hinsehen und prüfen, wie lange die Entstörungszeit im Notfall ist, ob es alternativ auch eine Abrechnung auf Stunden-Basis gibt und wenn ja, mit welchen Kosten diese verbunden ist. Egal welches System, Gründer sollten sich bei der Auswahl des ERP- Systems Zeit lassen und vor Vertragsabschluss auch das Kleingedruckte lesen.
Zum Autor
Benedikt Sauter ist studierter Informatiker und Geschäftsführer der embedded projects GmbH, die ursprünglich als Hardware-Produktion mit eigenem Online-Shop gestartet ist. Als das Startup kein ERP-System fand, das den Anforderungen entspricht, haben die Gründer selbst eine Software entwickelt: WaWision. Das ERP-System ist mit einem eigenen App-Store verbunden. Aus über 60 Modulen und Schnittstellen können sich Unternehmen ihr individuelles Warenwirtschaftssystem zusammenstellen.
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