Buchhaltung – so können Startups Zeit und Kosten sparen

In vielen etablierten Unternehmen in Deutschland läuft Buchhaltung nach wie vor nach Schema F ab. Rechnungen werden mühsam manuell erstellt. Eine Vielzahl an Belegen landen in verstaubten Pendelordnern und sorgen für eine Papierwüste. Und das Schlimmste: erst zum Quartalsende bekommt der Buchhalter die benötigten Daten und kann sich an die Digitalisierung und Auswertung machen.

Damit ist jetzt Schluss. Und einmal mehr können Startups in Deutschland eine Vorreiterrolle einnehmen. Buchhaltung muss längst nicht mehr kompliziert sein. Keine eigene Abteilung mit unnötig vielen festangestellten Buchhaltern. Ebenso kein Herumärgern des Firmenchefs mit zeitraubenden Buchhaltungsaufgaben.

Mittels einer digitalen Buchhaltungssoftware wird die anstrengende, aber doch so wichtige Buchhaltung vereinfacht – Digitalisierung und Automation macht es möglich.

Das praktische für Startups? Kurze Entscheidungswege und ein höheres Maß an Flexibilität erlauben es gerade den Newcomern am Markt dieses neue System ohne großen Aufwand zu implementieren.

Features der digitalen Buchhaltung 

Und worin unterscheidet sich die digitale Buchhaltung im Vergleich zum veralteten Prozedere mit dem Pendelordner?

Eine Vielzahl an neuen Funktionen bringen entsprechende Buchhaltungstools mit sich und erleichtern den Buchhaltungsprozess.

Intuitive Angebots- und Rechnungserstellung 

Viele Startups können oder wollen sich zu Beginn ihrer Unternehmung nicht den Luxus eines teuren festangestellten Buchhalters gönnen. Im Umkehrschluss bedeutet das allerdings – Rechnungen und Angeboten müssen vielerorts vom Firmenchef selbst erstellt werden. Häufig läuft das Ganze dabei manuell mit Excel, Adobe InDesign oder ähnlichem ab und nimmt kostbare Zeit in Anspruch.

Deutlich einfacher gelingt die Prozedur mit einem „digitalen Buchhaltungsassistenten“ in Form einer Software.  Es müssen nicht immer und immer wieder gleiche Daten eingetippt werden. Textvorlagen ersparen das wiederkehrende Formulieren von Begrüßungstexten und Schlussformeln. Kunden und Produkte/Dienstleistungen müssen im System nur einmal angelegt werden. Danach können die Daten per Klick ausgewählt werden.

Den Rest erledigt im Anschluss das Buchhaltungsprogramm. Aus den Daten wird automatisch ein Angebot oder eine Rechnung erstellt. Beide Formate können direkt aus dem System per Post oder E-Mail verschickt werden.

Alternativ besteht auch die Möglichkeit zum Downloaden oder Drucken und im Anschluss zum manuellen Verschicken.

Automatische Belegerkennung

Belege in einem Pendelordner zu sammeln, ist unhandlich, arbeitsintensiv und darüber hinaus nicht wirklich umweltfreundlich.

Dem umständlichen Pendelordner wurde der Kampf angesagt. Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware werden Belege und Eingangsrechnungen digital gesammelt.

Da Papierrechnungen ohnehin digital erstellt wurden, ist es legitim diese beim Kunden auch in digitaler Form einzufordern. Hat man die entsprechenden Dokumente erhalten, erledigt das Buchhaltungstool den Rest. Per Drag & Drop die Daten vom Computer in das Programm leiten oder direkt eine Schnittstelle zum Mailprogramm einrichten.  Im letzteren Fall erfolgt die Weiterleitung der Belege sogar automatisch.

Im System angekommen, werden die Belege dank künstlicher Intelligenz (KI) analysiert. Diese Analyse sorgt für eine Kategorisierung und ermöglicht gleichzeitig eine automatische Verbuchung.

KI heißt in diesem Zusammenhang das System ist lernfähig. Je mehr Belege erfasst wurden, desto zuverlässiger findet zukünftig die Verbuchung von weiteren Belegen statt.

Und was passiert, wenn doch die ein oder andere Papierrechnung auf dem Postweg eintrifft? Auch daran wurde gedacht. Liegt die Rechnung eines Lieferanten oder Partners ausgedruckt vor, wird die Rechnung über die Mobil-App der Software digitalisiert. Der Beleg muss dazu abfotografiert werden und wird anschließend korrekt im System verbucht.

Bankschnittstelle für ein integriertes Online-Banking 

Rechnungen überweisen und Kontoauszügen überprüfen, gehört du den täglichen Routinen eines Startups. Das Geschäftskonto sollte man gerade als junges Unternehmen im Blick behalten. Das Problem daran? Viel Zeit geht verloren.

Mit der passenden Buchhaltungssoftware wird ein Gros der Arbeit abgenommen. Dank einer entsprechenden Schnittstelle zur Geschäftsbank können Überweisungen von fälligen Rechnungen automatisch getätigt werden.

Das System erfasst aber nicht nur Auszahlungen, sondern ebenso Einzahlungen. Über die passende Rechnungs- oder Referenznummer werden die zugehörigen Ausgangsrechnungen von „fällig“ auf „bezahlt“ geändert. Gleichzeitig findet die Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer statt.

Kontoauszüge überprüfen? Das gehört der Vergangenheit an. Die Software verschafft dir einen perfekten Überblick über alle Ein- und Ausgangsrechnungen.

Eine Bankschnittstelle lässt sich bei einer modernen Software übrigens mit allen gängigen Privat- und Geschäftsbanken einrichten.

Nützliche Zusatzfunktionen 

Rechnungserstellung, Belegerkennung und integriertes Online-Banking… aber das ist längst nicht alles. Weitere nützliche Features digitaler Buchhaltung sehen folgendermaßen aus:

• tagesaktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen
  (auf Basis der EÜR oder der GUV)
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
  (kann automatisch erstellt und über eine Schnittstelle direkt an das zuständige Finanzamt geschickt werden)
• Schnittstelle zum Steuerberater
  (als praktischer DATEV-Export oder im System Zugriffsrechte für den Steuerberater einstellen)

Buchhaltung? Für Startups nicht länger ein Problem 

„Das haben wir schon immer gemacht.“ Auch Startups können das zukünftig von sich behaupten und sagen: „Ja, wir haben unsere Buchhaltung schon immer digital gemeistert – mit Hilfe einer passenden Buchhaltungssoftware.“

Als Belohnung für den Mut sich die Digitalisierung und Automatisierung in der Buchhaltung zu Nutze zu machen, erhalten Startups zwei Dinge zurück: Zeit und Geld. Während auf Personalkosten in Form festangestellter Buchhalter verzichtet werden kann, ermöglichen die intuitive Bedienung und die Vielzahl an Schnittstellen zu anderen Systemen innerhalb des Buchhaltungskreislaufes eine erhebliche Zeitersparnis.

Und wo finde ich die richtige Buchhaltungssoftware? Eine starke Lösung am Markt bietet sevDesk. Das Buchhaltungstool kann über 65.000 zufriedene Kunden vorweisen – vielen davon sind ebenfalls Startups.