In 4 simplen Schritten zum perfekten Team

Nicht die Finanzen, nicht das Produkt, nicht die Strategie: Es ist meist das Team, das über den Erfolg oder Misserfolg eines Startups entscheidet. Doch gerade jungen Unternehmen fällt es oft schwer, die richtigen Mitarbeiter zu finden und zu halten. Hier die wichtigsten Tipps und HR-Tools für Start-ups.

Die richtige Unternehmenskultur

Viele junge Gründer machen den Fehler und starten sofort mit dem Recruiting. Frei nach dem Motto: “Du hast 10 Finger, du bist eingestellt´”. Dabei lohnt es sich in der Regel, vorher in die Entwicklung einer guten Unternehmenskultur zu investieren. Denn um ein wirklich einzigartiges Produkt zu schaffen, brauchen Startups auch eine einzigartige Identität, die sie unterscheidet – sie ist die Grundvoraussetzung, um in der Startup-Phase die richtigen Mitarbeitern anzuziehen.

Vor allem in der Frühphase eines Startups wirkt die Kultur dabei oft wie ein “Immunsystem” und stößt Fremdkörper automatisch wieder ab. Sie ist also auch ein wirksamer Schutzmechanismus vor Fehlbesetzungen. Deshalb sollte sich jeder Gründer immer zuerst über die Persönlichkeit seines Unternehmens bewusst werden:

• Was ist das Ziel unserer Arbeit?
• Für welche Werte und Regeln steht unser Unternehmen?
• Warum würden uns unsere Kunden vermissen, wenn es uns nicht mehr gibt?

Bestseller-Autor Jim Collins liefert in seinem Harvard Business Review Artikel “Building Your Company´s Vision” einen guten Anstoß für diese wichtige Diskussion. Ein Hinweis aus eigener Erfahrung: Es bringt zum Beispiel nichts, die Firmenwerte in Stein zu meißeln. Unternehmen sind “lebende Organismen”, die sich weiterentwickeln. Deshalb ist der Aufbau der Unternehmenskultur ein Prozess, der sich oft über Jahrzehnte hinzieht – ähnlich wie bei einer echten menschlichen Persönlichkeit.

Der richtige Auswahlprozess

Erst wenn die Unternehmenskultur grundsätzlich steht und Klarheit darüber herrscht, welche Art von Mitarbeiter genau jetzt eigentlich gebraucht wird, kann ein erfolgreicher Recruiting-Prozess aufgebaut werden. Wichtig: Die Kosten einer Fehlbesetzung können nach Meinung von HR-Experten das vierfache bis fünfzehnfache des Jahresgehalts betragen – je nachdem, ob es sich um einen Berufseinsteiger oder eine Führungskraft mit viel Verantwortung handelt. Diesen Fehler können sich Gründer vor allem in der Startphase nicht erlauben. Deshalb sollte vor allem zu Beginn viel Aufmerksamkeit in eine sorgfältige Auswahl der Kandidaten gesteckt werden. Der einzige wissenschaftlich fundierte Prozess dafür ist “Topgrading”, entwickelt vom Recruiting Guru Bradford D. Smart. Er unterscheidet gegenüber den gängigen HR-Prozessen vor allem in fünf Punkten:

Scorecards: Anstelle der gängigen Stellenausschreibungen werden so genannte “Job Scorecards” erstellt. Sie beinhalten keine wolkigen Texte sondern feste Ziele, die der Kandidat erreichen soll – wie z.B. 150.000 Euro neuen Umsatz im nächsten Jahr. Außerdem werden rollenspezifische Kompetenzen, wie z.B. Organisationstalent oder hervorragende Skills am Telefon in die Checkliste mit aufgenommen.

Die virtuelle Bank: Um die bestmögliche Entscheidung zu fällen, empfiehlt Topgrading, sich mindestens 20 Kandidaten pro Position anzuschauen. Anstelle teurer Jobbörsen sollten Gründer dafür vor allem ihr eigenes Netzwerk nutzen und gezielt nach Empfehlungen für A-Player fragen. So können sie sich über längere Zeit eine “virtuelle Bank” mit potenziellen Top-Kandidaten für verschiedene Positionen aufbauen.

Screening Prozess: Um Zeit zu sparen, sollte die Zahl der potenziellen Kandidaten im ersten Schritt von 20 auf 10 eingegrenzt werden. Dies erfolgt in der Regel mit Hilfe des CV´s. Anschließend werden mit allen verbleibenden Kandidaten Telefoninterviews durchgeführt, bis nur noch die drei Top-Kandidaten übrig sind.

Das WHO-Interview: Kommt es dann zum Bewerbungsgespräch vertrauen Unternehmer erschreckend oft auf ihr Bauchgefühl statt auf belastbare Fakten. Dabei ist die Geschichte eines Kandidaten oft der beste Indikator für seine zukünftigen Leistungen. Im WHO-Interview wird der  Bewerber über 2-4 Stunden systematisch durch alle bisherigen beruflichen Stationen geführt. Dazu werden zu jeder Station später Referenzen von den ehemaligen Vorgesetzten eingeholt. Den besten Überblick zum Prozess bietet “WHO – The A Method of Hiring” von Geoff Smart.

Zusammenfassung & Bewertung: Liegen am Ende alle Informationen und Referenzen vor, kann anhand der Scorecard eine konkrete Bewertung in A, B, und C-Player erfolgen. Ein A-Player, nach Smarts Definition, befindet sich in den Top 10% der verfügbaren Kandidaten für den Job und ist bereit, das spezifische Angebot anzunehmen.

Der richtige Führungsstil

“People join companies. They leave managers.” Wenn ein Startup es geschafft hat, dass perfekte A-Team zusammenzustellen braucht es die richtigen Manager, um die Motivation hoch zu halten und Mitarbeiter langfristig zu binden. Wichtig: Laut Studien sind die direkten Führungskräfte zu mindesten 70% für die Mitarbeiterzufriedenheit verantwortlich. Was sollten also wirklich gute Manager tun, um ihr Team zu halten?

Um diese Frage zu beantworten hat Google 2015 ein eigenes “People Analytics Team” zusammengestellt, um Entscheidungen genauso datenbasiert treffen zu können, wie in anderen Abteilungen. Das Ergebnis: Nach Auswertung der Daten von Google ist vor allem regelmäßiges Coaching der Schlüssel für erfolgreiche Manager. Laut Verne Harnish, Autor von “Scaling Up”, zeichnen sie sich erfolgreiche Manager durch fünf Punkte aus:

• Sie stellen weniger Leute ein, bezahlen sie aber besser
• Sie geben regelmäßiges Lob und zeigen Anerkennung
• Sie kommunizieren klare Erwartungen und Perspektiven
• Sie demotivieren nicht und beseitigen störende Einflüsse
• Sie erkennen und entwickeln die Stärken ihrer Mitarbeiter

Weitere Praktiken erfolgreicher Manager, vor allem für das “stärkenbasierte Management”, liefert Marcus Buckingham in seinem Bestseller “First, Break all the rules”. Den enthaltenen Stärken-Test können Startups auch vergleichsweise günstig Online durchführen, z.B. über spezielle Strengths Finder.

Der richtige Feedbackprozess

In den Anfangstagen eines Startups kümmern sich die Gründer meist selbst um jeden neuen Kollegen – und auch Feedback wird direkt und regelmäßig ausgetauscht. Wenn alles gut läuft und das Startup auf 20, 50 oder 70 Mitarbeiter wächst, leidet dieser Prozess jedoch unter der wachsenden Komplexität. In der Regel wird ab dieser Mannschaftsstärke mindesten ein HR-Manager eingestellt, der dann mit der Suche und dem Onboarding neuer Mitarbeiter alle Hände voll zu tun hat. Viele Unternehmen machen in dieser Phase den Fehler, nicht mehr ausreichend Feedback von ihrem Mitarbeitern zu sammeln, z.B. über Mitarbeiterumfragen. Die Folge:

• Trends und Entwicklungen im Unternehmen werden oft zu spät erkannt, z.B. Unzufriedenheit in einer bestimmten Abteilung

• Es entsteht der Eindruck eines “gespaltenen Unternehmens”, da z.B. auf die Versprechungen im Bewerbungsgespräch und Onboarding kein kontinuierlicher Coaching- oder Feedbackprozess folgt

• Mitarbeiter beginnen ihr Feedback auf anderem Wege zu äußern, z.B. innerhalb des Teams oder über öffentliche Bewertungsplattformen, wie Kununu

• Die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und hat negative Effekte auf das gesamte Team – laut Bain & Company sowie Deloitte sind der Krankenstand und die Mitarbeiterfluktuation oft doppelt so hoch, die Kundenzufriedenheit sinkt im Schnitt um mehr als die Hälfte

Die gute Nachricht: Viele Probleme im Engagement können oft schon frühzeitig abgewendet werden. Die Lösung dafür heißt “People Analytics”. 

Fazit

“If you could get all the people in an organization rowing in the same direction, you could dominate any industry, in any market, against any competition, at any time” – The Five Dysfunctions of a Team.

Das perfekte Team zu bauen ist oft ein langer und schwieriger Prozess, doch es lohnt sich! Wenn Gründer Personalentscheidungen mithilfe ihrer Unternehmenswerte treffen und bewährte Methoden wie “Topgrading” verwenden, kann die Quote von Fehlbesetzungen langfristig auf unter 10% gesenkt werden. Zusätzlich können Startups mit den richtigen Coaching- und Feedback-Prozessen die Mitarbeiterbindung und Produktivität auch langfristig auf einem hohem Level halten.

Über den Autor

Dan Rogers ist Mitgründer der Engagement-Plattform Peakon. Er war lange Zeit für die Investmentbank JP Morgan tätig und nahm im Anschluss wichtige Positionen bei den international bekannten Startups Songkick und Qype ein. Bei diesen Startups reifte in ihm die Erkenntnis, dass die Mitarbeiter der Schlüssel zum Unternehmenserfolg sind – so wurde die Idee für Peakon geboren. Dan absolvierte einen MBA an der London Business School und hat außerdem einen Abschluss im Bereich Software-Entwicklung.

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Foto (oben): Shutterstock