Finanzen smart managen – das sollten Gründer wissen

Im Traum von der Selbstständigkeit ist meist kein Platz für Papier- und Finanzkram. Die Reise durch den Zahlendschungel erscheint vielen Selbstständigen mühselig – gerade am Anfang. Schließlich wissen nur die wenigsten, was auf sie zukommt und mit welchen Tools sie ihre Finanzen schnell und effizient organisieren können. Wir erklären dir, was du auf jeden Fall im Blick haben solltest, wenn du den Sprung in die Selbstständigkeit wagst.

Wie du herausbekommst, in welche Business-Kategorie du fällst

Eine der häufigsten Fragen, die sich vielen Existenzgründern am Anfang stellt, ist die nach der Business-Kategorie: Freelancer oder Gewerbetreibender – danach richten sich letztlich deine Steuern. Wie aber findest du heraus, welche Art der Selbständigkeit auf dein Business zutrifft und welche Kosten damit verbunden sind?

Zunächst einmal fallen unter die Kategorie Freiberufler alle selbständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeiten. Das Einkommenssteuergesetz unterscheidet dabei die sogenannten Katalogberufe – dazu zählen u.a. Ärzte, Journalisten, Dolmetscher, Fotografen, Schauspieler – und katalogähnliche Berufe. Ob die Tätigkeit, die du ausübst  tatsächlich einem freien Beruf entspricht, entscheidet letztlich das Finanzamt. Hier musst du übrigens auch deine Steuernummer beantragen, die du für deine Steuererklärung und zur Rechnungsstellung brauchst.

Als Gewerbetreibender wirst du dann eingestuft, wenn du einen Handel betreibst. Zudem bist du dazu verpflichtet:

• ein Gewerbe anzumelden (beim Gewerbeamt). Die Kosten können sich je nach Bundesland und Behörde unterscheiden (zwischen 15 und 50 Euro).
• dich ins Handelsregister der IHK einzutragen.

Tipp: Beim Ausfüllen des Fragebogens vom Finanzamt – dies gilt für Freelancer und für Gewerbetreibende – solltest du dein Einkommen nicht  zu hoch ansetzen. Sonst kann es sein, dass das Finanzamt eine Steuervorauszahlung von dir haben will. Solltest du mehr verdienen als vorher angegeben, kannst du dies auch im Nachhinein korrigieren.

Welche Steuern und welche Form der Buchführung auf dich zukommen

Freiberufler haben einen klaren Vorteil: Für sie fallen ausschließlich die Einkommens- und Umsatzsteuer an. Für Gewerbetreibende kommt außerdem die Gewerbesteuer dazu. Abgesehen davon müssen sie bei der Buchhaltung auf wesentlich mehr achten als Freiberufler, denn Gewerbetreibende sind – insofern sie mehr als 500.000 Euro Umsatz oder einen Gewinn von 50.0000 Euro erzielen – zur „doppelten Buchführung“ verpflichtet.

Freiberufler müssen am Jahresende beim Finanzamt lediglich eine EÜR, d.h. eine Einnahmenüberschussrechnung, einreichen. Diese hat zum Ziel herauszufinden, wie viel Geld du im Geschäftsjahr eingenommen hast. Dafür werden alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens gegenübergestellt. Der Überschuss der Einnahmen über den Ausgaben ist dein Gewinn. Damit die Rechnung aufgeht, müssen alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch notiert und belegt werden.

Dein Office in der Cloud – Darauf solltest du achten

Moderne Cloud-Anwendungen machen es möglich, deine Buchhaltung digital und unkompliziert zu organisieren. Diese Art der Buchführung erleichtert es dir nicht nur, deine Finanzen besser im Überblick zu behalten, sondern erspart dir auch noch immens viel Zeit. – Zeit, die du sinnvoll nutzen und stattdessen in dein Business investieren kannst.

Bei der digitalen Organisation deiner Unterlagen solltest du auf Folgendes achten:
#1 Stelle sicher, dass dein Computer passwortgeschützt ist. Der Zugang zum System muss laut Gesetzgeber geschützt sein.
#2 Speichere deine Unterlagen auf einem deutschen Server, sodass die Steuerprüfung die Möglichkeit hat, jederzeit auf deine Unterlagen zuzugreifen.
#3  Ordne deine Ausgabenbelege und Rechnungen chronologisch.
#4 Achte darauf, dass jede geschäftliche Transaktion (z.B. Reisekosten, Büroartikel, Bewirtungskosten) immer durch einen Beleg bestätigt wird.
#5 Sorge für eine transparente Ordnerstruktur bei deinen Rechnungen: Immer mehr Freelancer und Gewerbetreibende bieten ihre Dienstleistungen und/oder Produkte international an. Um Ordnung im Hinblick auf die Versteuerung deiner Einnahmen zu halten – die Abrechnung der Mehrwertsteuer ist bei EU und internationalen Rechnungen nämlich nicht immer einheitlich -, empfiehlt es sich, deine Rechnungen in unterschiedlichen Ordnern (z.B. Deutschland, EU, International) abzulegen.

Wichtig: Wenn du Rechnungen digital erstellst, musst du sie auch in dieser Form aufbewahren. – Heißt: Du kannst eine Rechnung, die du im Original als PDF-Datei erhalten hast, nicht einfach ausdrucken und in einen Ordner legen. Andersrum ist das durchaus möglich.

Wenn du weißt, worauf du achten musst, macht Buchhaltung vielleicht nicht gleich Spaß, bereitet aber auch nicht mehr so viel Aufwand und Kopfzerbrechen. Verfolgst du die eben genannten Grundlagen gewissenhaft, sparst du dir Zeit, Nerven und Geld zum Ende des Geschäftsjahres.

Über die Autorin
Leah Marie Zeppos wurde in Springfield, Massachusetts, geboren. Dort studierte sie Steuerbuchhaltung und Business Management. In den 90ern zog Leah nach Berlin und gründete selbst drei Unternehmen, die noch heute am Markt bestehen. Im Februar 2016 schloss sich Leah Marie dem Team von Holvi an. In ihrer Funktion als Country Managerin für den DACH-Raum treibt sie Holvis Mission, Freelancern und Micro-Businesses ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Banking anzubieten, voran. Leah zählt zu den einflussreichsten Frauen der deutschen Fintech-Szene und prägt diese maßgeblich mit. Zudem gibt sie regelmäßig Workshops zum Thema “Digitale Buchhaltung” und steht Jungunternehmern sowie Start-ups als Beraterin zur Seite.

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Foto (oben): Shutterstock