So finden Start-ups garantiert das richtige Büro

Das richtige Büro zu finden ist spannend, kostet aber viel Zeit und birgt meist Überraschungen, die den Arbeitsalltag ziemlich durcheinanderbringen können. Helfen können die wichtigsten Fragen, ein kleinwenig Struktur und die folgenden Tipps.

Wo beginnen?
Der erste Schritt ist klare Kriterien zu definieren. Bei der Bürosuche spielen im wesentlichen drei Kriterien eine zentrale Rolle: die Größe, die Lage, das Budget.

Um diese drei Kriterien definieren zu können hilft es, sich vorab folgende Fragen zu stellen: Wie viel Fläche braucht ihr? Wie viele Personen sollen in dem neuen Büro arbeiten? Wie sollte die Raumaufteilung aussehen; werden Konferenzräume, Teeküche, Gemeinschaftsräume benötigt? Braucht ihr Stau-, Archiv- oder Lagerräume? Sind Aufzüge notwendig? Welche technischen Grundvoraussetzung – Stichwort Strom – muss das Büro mit sich bringen? Sucht ihr nach möblierten Räumen oder bringt ihr die Möbel selbst mit? Seid ihr bereits ausgestattet oder wollte ihr Drucker, Internet, Telefon u.ä. zur Verfügung gestellt bekommen? Sind Park- bzw. Liefermöglichkeiten relevant?

Wohin wollt ihr? Welcher Standort passt zu eurem Startup? Wer sind die Nachbarn; ergeben sich möglicherweise Synergien? Ist das Büro leicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar? Wie steht es um die Infrastruktur, bietet die Gegend interessante Lunch-Optionen für die Mitarbeiter?

Welches Budget steht euch monatlich zur Verfügung? Checkt die Neben- und Heizkosten!

TIPP: Bei einem Einzelbüro werden in der Regel 8-10 m2 pro Mitarbeiter gerechnet, in einem Großraumbüro 12-15m2. Die offiziellen Richtlinien findet ihr auf der Homepage des Bundesamt für Arbeitsschutz.

TIPP: Am effizienten gestaltet sich die Suche, wenn sich alle Entscheidungsträger über die Anforderungen einig sind. Eine klare Kommunikation erspart Zeit und potentielle Enttäuschungen!

Wer sucht?

Strategisch sinnvoll ist es eine Person als Hauptansprechpartner zu bestimmt. Im Idealfall jemanden, der Erfahrung mit Gewerbeimmobilien hat.

Startups holen Büroangebote häufig bei Immobilienmaklern ein. Im Gegensatz zu Wohnungsimmobilien gilt bei Gewerbeimmobilien das kürzlich eingeführte Bestsellerprinzip nicht. Wird eine Bürofläche erfolgreich vermittelt, übernimmt traditioneller Weise der Vermieter die Maklercourage. Damit fällt für euch keine Provision an. In prominenten Gegenden kann es allerdings sein, dass die Vermittlungsprovision direkt vom Mieter verlangt wird, was euch bis zu 3 Monatsmieten kosten kann.

TIPP: Falls ihr die Provision in eurem Budget nicht eingeplant habt ist es ratsam, vorab beim Makler nachzufragen, ob die angebotenen Büroflächen provisionsfrei oder provisionspflichtig sind.

Tisch, Unter- oder Zwischenmiete? Welche Optionen gibt es?

Ein Büro kann ein Schreibtisch sein, ein Raum, eine Etage oder ein ganzes Haus. Je nach Bedarf. Möglichkeiten gibt es viele. Die gängigsten Mietformen sind direkte Miete, Coworking, Business Centers oder Untermieten.

Als direkter Mieter einer Bürofläche ist man meist an einen längerfristigen Vertrag und weitere Auflagen gebunden. Coworking ist hingegen eine Serviceleistung für Büronutzung und hat häufig einen „Premium“ Preis. Das bedeutet man zahlt nicht nur den gängigen Quadratmeterpreis, sondern auch für diverse Dienstleistungen. Günstiger kommt man als Untermieter weg.

Coworking

Coworking Spaces sind der schnellste Weg zur eigenen Bürofläche. Sie sind spontan und ohne bürokratischen Großeinsatz zu organisieren. Die meisten Coworking Spaces sind voll ausgestattet, erlauben die Mitbenutzung von Meetingräumen und können als Firmenadresse verwendet werden. Vertragslaufzeiten sind in der Regel flexibel und monatlich kündbar. Darüber hinaus arbeite man unter ähnlich Gesinnten, der berühmten Community, mit der man sich jederzeit austauschen kann, ohne das Büro verlassen zu müssen. Gemietet wird in der Regel ein Tisch. Der Preis berechnet sich nach der Lage, der Ausstattung und dem Dienstleistungsangebot.

Untermiete

Um Kosten zu sparen, vermieten viele Startups oder Unternehmen immer wieder Flächen ihrer eigenen Büros, die sie selbst gerade nicht brauchen. Für potentielle Mieter bietet das eine gute Gelegenheit ohne klassische Hauptmieter-Verpflichtungen an ein Büro zu kommen. Die Angebote sind ebenso vielfältig wie die Startup-Welt. Manche Startups bieten möblierte Flächen mit vorhandener Infrastruktur, andere vermieten die Räume leer. Entsprechend variieren die Preise. Meist fallen Untermieten jedoch günstiger als Coworking Spaces aus.

Direkte Miete

Wer nach einem langfristigen Büroraum sucht, sollte direkt mieten. Aber Achtung, abhängig von der Größe der Fläche werden oft Mietvertragslängen von 3-5 Jahren verlangt. Um das Risiko einer Zahlungsunfähigkeit für diesen Zeitraum zu mindern, fordern Vermieter nicht selten höhere Bonitätsansprüche und Absicherungen durch Kaution und/ oder persönliche Haftungen.

Für Startups ist eine direkte Miete nur dann sinnvoll, wenn sie für über den ganzen Mietzeitraum hinweg auch finanziell abgedeckt sind und entsprechend weit vorausplanen können.

TIPP: Wer gleich eine große Fläche mieten will und vorhat Teile davon anfangs unterzuvermieten, sollte sicher stellen, dass im Mietvertrag das Recht auf Untermiete gegeben ist. Dieses Recht nachträglich zu beantragen ist eher schwierig.

Wann soll ich mit der Bürosuche beginnen?

Der Aufwand den eine Bürosuche mit sich bringt, ist nicht zu unterschätzen. Vor allem wer direkt mietet, sollte ausreichend Zeit für Bonitätsprüfung, Verhandlungen mit dem Vermieter und eventuelle Renovierungs- oder Umbauzeiten einplanen. Mit unter mehrere Monate. Einen Tisch in einem Coworking Space oder als Untermieter zu beziehen, kann hingegen auch in wenigen Tagen organisiert werden.

Passend zum Thema: “Büro-Hölle vs. Wohlfühloase – Was jeder bei der Planung eines Büros bedenken sollte”

Über die Autorin
Nadine Achilles ist Mitgründerin von Setting, einem Startup das anderen Startups hilft, das passende Büro zu finden. Zuvor war Nadine einige Jahre bei eBay in Berlin und London tätig.

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