Meetingfalle Verantwortungsdiffusion
Wir verbringen im Schnitt 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings. Das findet zumindest eine Studie durchgeführt von Atlassian. Etwa die Hälfte aller Meetings werden als Zeitverschwendung empfunden. Das Hauptproblem: zu viel Gerede, zu wenige produktive Resultate.
Entgegen gängiger Meinung betrifft das Meetingproblem jedoch längst nicht nur alteingesessene Unternehmensgiganten, deren CEOs, COOs und C3POs einen Großteil ihrer Zeit in monotonen Besprechungsräumen verbringen, um über Statistiken und Jahresabschlussquotas Rückschau zu halten. Gerade junge Unternehmen müssen darauf achten, von Anfang an eine produktive Meetingkultur zu etablieren, um nicht unwissentlich schlechte Angewohnheiten einzuführen, die nur schwer wieder ablegbar sind. Ein gesundes Maß an Struktur ist dabei wichtig, um klare Verhältnisse und eine effiziente Routine zu schaffen. Das Fehlen von offiziellen Firmenpolitiken und Bürokratie kann dies teilweise sogar erschweren. “Bei uns geht es ganz locker zu, wir wollen nicht zu viele Regeln, die schränken nur die Kreativität ein”, heißt es da gerne mal bei den Führungskräften in der Internetstartupszene. Wer schon einmal in einem solch informellen ‘Kreativmeeting’ gesessen ist, der weiß, was das Problem ist, auch wenn es den meisten nicht bewusst ist:
Meetingfalle Verantwortungsdiffusion
Die sogenannte Verantwortungsdiffusion ist eng mit dem weitaus bekannteren Zuschauereffekt verwandt und bezeichnet das Phänomen, dass Tätigkeiten, die von Mitarbeitern durchaus als notwendig eingestuft werden, dennoch nicht ausgeführt werden. Warum? Weil im Vorfeld nicht geklärt wurde, wer eigentlich für was zuständig ist, und jeder annimmt, der andere machts. Im Kontext einer Besprechung geht es da gleich um mehrere Tätigkeiten: Wer ist für die Vorbereitung der Agenda zuständig, wer macht die Besprechungsnotizen, wer definiert und erstellt die sich aus dem Meeting ergebenden Aufgaben und wer teilt sie wem zu?
Kreativität dank Struktur
Tatsächlich schließen sich Kreativität und Struktur nicht aus, im Gegenteil. Mit dem richtigen Setup lässt sich nicht nur die Effizienz von Meetings steigern, es kann auch eine größere Zahl Ideen generiert, aufgezeichnet und anschließend direkt in die Tat umgesetzt werden. Die richtige Software sorgt außerdem dafür, dass Gespräche transparenter und Notizen suchbar werden, sodass sie sich auch lange nach dem Meeting schnell wiederfinden lassen.
5 Faustregeln für mehr Struktur
1. Workflow: Bestimmt einen Arbeitsablauf für alle zukünftigen Meetings und einigt euch auf die Tools, die dafür verwendet werden sollen
2. Vorbereitung: Derjenige, der das Meeting einberuft, hat auch die Agenda vorzubereiten und zeitgerecht mit allen Teilnehmern zu teilen
3. Aufgabenverteilung: Bestimmt vor dem Meeting, wer die Notizen macht. Dies sollte nicht unbedingt derjenige sein, der das Meeting einberufen hat und leitet.
4. Transparenz: Projiziert die Agenda sowie Besprechungsnotizen an die Wand, sodass jeder sie während des Meetings sehen und gegebenenfalls darauf kommentieren kann
5. Umsetzung: Keiner verlässt das Besprechungszimmer, bevor alle Ideen in Aufgaben umgewandelt und den zuständigen Mitarbeitern im Projektmanagementtool zugewiesen sind.
Von der Mindmap zum KanbanBoard, aber ohne Umwege
Das kollaborative SoftwarePackage der Münchner Firma MeisterLabs deckt genau diesen Use Case einzigartig ab. Bereits mehr als 5 Millionen Benutzer profitieren von dem simplen Workflow, den das Package bietet. Dieser beginnt in MindMeister, seit Jahren Marktführer im Bereich der Mindmapping und BrainstormingSoftware. Mindmaps eignen sich hervorragend für die Vorbereitung und Verteilung der Agenda und bieten ein visuelles Format für die Aufzeichnung der Besprechungsnotizen, das herkömmlichen Textdokumenten deutlich überlegen ist. Durch die Abbildung von Struktur, Hierarchie und Zusammenhängen lässt die Mindmap auf einen Blick Wesentliches erkennen. Alle für die Besprechung relevanten Informationen, Dateien, Links und Grafiken können außerdem direkt in die Map eingebunden werden.
Die sich aus dem Meeting ergebenden Aufgaben können noch vor Meetingende direkt von der Mindmap in das ProjektmanagementTool MeisterTask übertragen werden. MeisterTask bietet Projektboards im KanbanStil, die alle projektrelvanten Aufgaben des Teams übersichtlich darstellen und die Zusammenarbeit vereinfachen. Tasks können sofort dem geeigneten Mitarbeiter zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass wertvolle Ideen nicht nur aufgezeichnet, sondern direkt in den aktiven Workflow des Teams geschleust werden.