Digitale Buchhaltung: So sparen Unternehmer Geld

Pendelordner und Schuhkartons voller Belege gehören der Vergangenheit an. Buchhaltung 4.0 ist im Anmarsch. Belege werden digitalisiert & der gesamte Buchhaltungsprozess automatisiert. Für alteingesessene Buchhalter klingt das wie ein Horrorszenario. Für Unternehmer erfordert die Buchhaltung 4.0 ein Umdenken, spart aber jede Menge Zeit und nimmt ihnen viel lästige Arbeit ab.

Für die meisten Unternehmer ist Buchhaltung nicht mehr als ein notwendiges Übel. Ständig stehen irgendwelche Termine für die Umsatzsteuervoranmeldung an oder der Buchhalter benötigt dringend noch einen Beleg, den Sie beim hektischen Sortieren im Vormonat wohl vergessen haben.
Wenn es im Geschäftsalltag stressig ist, wird die Buchhaltung oft stiefmütterlich behandelt. Das ist mitunter ein Grund, warum laut einer Studie der Volksbankengruppe 95% aller Dezember-BWAs stark vom Jahresabschluss abweichen.

Bisher lief die Buchhaltung eines Unternehmens ungefähr so ab:

Pendelordner
Der Unternehmer heftet alle Papierbelege in einem Pendelorder ab. Digitale Rechnungen (die per Email reinkommen) werden ausgedruckt und ebenfalls in den Ordner gehängt. Bis der Pendelordner den Buchhalter erreicht, kann bis zu einem Quartal vergangen sein.

Manuelles Eintippen der Belege
Einmal dort angekommen, muss der Buchhalter die Belege dann aufbereiten, kontieren und in sein EDV-System übertragen. Erst dann kann eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellt werden. Dieser Ablauf der Buchhaltung hat über Jahrzehnte gut funktioniert und ist deshalb fest in den Köpfen verankert.

Ein Umdenken ist gefragt
Im Jahr 2016 und im Zeitalter der verteilten Systeme ist es an der Zeit, auch traditionelle Prozesse zu hinterfragen. Macht es wirklich Sinn, digitale Belege auszudrucken, nur damit der Buchhalter sie wieder in sein EDV-System eingeben kann? Ist ein Pendelordner wirklich das Maß aller Dinge? Auch wenn der Pendelordner im Vergleich zum Schuhkarton voller Belege eine Revolution sein mag, hat das gesamte traditionelle Vorgehen zahlreiche Schwächen.

Schwächen des traditionellen Buchhaltungsprozesses
• Als Unternehmer kann man nicht mehr auf die Belege zugreifen, wenn man sie an den Buchhalter gesendet hat. Bei Rückfragen eines Kunden bleibt nur der Anruf beim Buchhaltungsbüro.
• Digitale Rechnungen werden ausgedruckt und später wieder in ein System eingepflegt. Durch diesen Medienbruch entsteht unnötige Tipparbeit & Personalaufwand.
• Auch Papierrechnungen wurden zuvor bereits vom Lieferanten digital erfasst und kommen nur über den analogen Papierumweg in das Buchhaltungssystem des Buchhalters.
• Weil Unternehmer die Belege über mehrere Wochen sammeln erhalten sie die betriebswirtschaftliche Auswertung erst Wochen oder Monate danach. Somit können Unternehmer nicht auf Basis von BWAs kurzfristige Entscheidungen treffen.

Wesentliche Schwachstellen des traditionellen Buchhaltungsprozesses können durch digitalisieren und automatisieren deutlich optimiert werden. Schon lange können digitale Belege automatisch verbucht und Zahlungen autorisiert werden. Und wir stehen erst am Anfang. Wissenschaftler der Oxford University gehen davon aus, dass 98 % aller Buchhaltungsberufe durch die Automatisierung überflüssig werden. Unternehmer die auf Buchhaltung 4.0 setzen sparen Zeit und Geld, z.B. in Form von weniger Buchhalterrechnungen.

Und so sieht die Buchhaltung 4.0 konkret aus:

So funktioniert die Buchhaltung 4.0

Belege & Eingangsrechnungen digitalisieren
Ein Unternehmen erhält Belege und Eingangsrechnungen hauptsächlich digital. Das Mailprogramm leitet die Dokumente automatisch über eine Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware weiter. Papierrechnungen werden beim Posteingang mit einer App des Buchhaltungssystems digitalisiert und so ebenfalls direkt in das System geladen.

Belege automatisch verbuchen
Sobald sich die Belege in der Buchhaltungssoftware befinden, werden sie mithilfe Machine Learning Algorithmen analysiert, kategorisiert und verbucht. Je mehr Belege erfasst werden, desto zuverlässiger erfasst die Software künftige Belegdaten.

Belege archivieren & durchsuchen
Die Buchhaltungssoftware archiviert alle Belege nach aktuellen Standards rechtssicher in einem Rechenzentrum. So kann der Unternehmer jederzeit nach einem Beleg suchen, ohne dem Buchhalter anrufen zu müssen.

Rechnungen schreiben
Ausgangsrechnungen werden entweder direkt im Buchhaltungssystem erstellt oder über eine Schnittstelle eingespielt.

Mit dem Bankkonto verknüpfen & Zahlungen automatisieren

Das System ist mit dem Bankkonto verknüpft. Sobald eine Zahlung mit einer passender Rechnungs- oder Referenznummer eingeht, wird der Status der jeweiligen Ausgangsrechnung automatisch von fällig auf bezahlt geändert und mit der zugehörigen Debitorennummer verbucht. Durch die Verknüpfung mit dem Bankkonto fällt das manuelle abhaken der Kontoauszüge weg. Man sieht auf einen Blick, welche Positionen noch offen sind.

Tagesgenaue Auswertungen
Ein Buchhaltungssystem 4.0 erstellt basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen tagesgenaue, automatische Einnahmen-Überschuss-Rechnungen. Auf Grundlage dieser Auswertungen kann der Unternehmer kurzfristige Unternehmensentscheidungen treffen.

Automatisierte Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind mit der Buchhaltung 4.0 kein Problem mehr. Da alle umsatzsteuerrelevanten Daten bereits im Buchhaltungssystem eingelegt sind, kann man die USt-Voranmeldung über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt schicken. Da alle Daten immer aktuell sind, kann man sich auch die Dauerfristverlängerung sparen.

Veränderung des Buchhalterberufs
Das Berufsbild des Buchhalters wird sich stark verändern. Ein Großteil der Routine-Aufgaben werden künftig von intelligenten Buchhaltungssystemen übernommen werden. Für komplexe Buchungen wird aber auch in Zukunft die Expertise eines Buchhalters (oder Steuerberaters) gefragt sein.

Fazit
Ohne Zweifel müssen Unternehmer umdenken, wenn sie auf Buchhaltung 4.0 setzen wollen. Am Ende wird es sich aber auszahlen. Ein Großteil der Buchhaltungsarbeit wird von der IT automatisiert erledigt. Das spart dem Steuerberater Zeit und dem Unternehmer Geld. Mit dem Wegfall des Medienbruchs gibt es auch keine Tippfehler mehr. Die tagesgenaue Buchhaltung sorgt dafür, dass Auswertungen wieder für unternehmerische Entscheidungen herangezogen werden können. Unternehmen, die frühzeitig die Vorteile der automatisierten Buchhaltung erkennen, sind für die Zukunft gerüstet und können sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Letztendlich kann das ein Wettbewerbsvorteil sein.

Zum Autor
Fabian Silberer ist Gründer und kaufmännischer Geschäftsführer von sevDesk und der SEVENIT GmbH. Er hat einen B.Sc. in Wirtschaftsinformatik und einen Master in Business Administration.

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