Automatisierung im Alltag schafft Zeit für Wichtiges

8:50 Ankunft im Büro
Noch mit dem Kaffee in der Hand komme ich in unserem Büro an. Während ich meine Kollegen begrüße, registriert mein Handy, dass ich mich im Büro befinde und schaltet sich dank IFTTT auf lautlos.

Gleichzeitig hält ein Google Spreadsheet fest, dass ich das Büro betreten habe und erfasst für mich meine Arbeitszeit.

IFTTT, das bedeutet ‘If This Then That’ und ist die Lösung für alle Automatisierungen, die mit dem Handy und der Cloud zu tun haben. Es gibt tausende Anweisungen nach dem Muster ‘Wenn x eintritt, mach y’. Zum Beispiel: ‘Wenn ich mein Facebook-Profil update, update automatisch auch mein Twitter-Profil’ oder ‘Wenn die Sonne untergeht, schalte automatisch das Licht im Zimmer an’ – genial!

9:00 Der aufgeräumteste E-Mail-Eingang der Welt
Bis vor kurzem ging es mir morgens folgendermaßen: Ich kam ins Büro und wurde erst einmal von einer Welle an E-Mails überrollt. Und kaum hatte ich mich an meine Arbeit gemacht, wurde mein Work-Flow auch schon wieder vom ‘Ding-Dong’ einer neuen Mail unterbrochen. Doch nicht heute!

Denn dank zahlreicher Online-Guides, zum Beispiel E-Mails im Griff: Mit Regeln den Posteingang automatisch säubern, hatte ich mir in den letzten Wochen meinen Posteingang so gut gefiltert, dass wirklich nur noch wichtige Mails in der Inbox landen. Alles andere wird automatisch in Ordner wie ‘Rechnungen’, ‘Newsletter’ oder ‘unwichtige Gruppen-E-Mails’ verschoben.

Apropos: Es gibt seit neuestem auch einen Ordner mit dem Namen ‘Post’. Dort landet meine reguläre Briefpost dank Dropscan nun jeden Morgen säuberlich gescannt und archiviert. So kann ich meine Post direkt weiterverarbeiten und erhalte wichtige Briefe an jedem Ort der Welt in Echtzeit.

Um während meines Tages produktiver zu sein, nehme ich mir nun eine Stunde Zeit für meine E-Mails und schließe dann Outlook für die nächsten 5 Stunden. Und das ohne Angst, eine wichtige Mail zu verpassen. Denn bei E-Mails von wichtigen Personen werde ich dank einem Skript für GMail automatisch per SMS benachrichtigt.

10:00 Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Normalerweise würde ich nun die nächsten 3-4 Stunden damit verbringen, Partnerseiten für unser Blog zu recherchieren und Kundenanfragen zu beantworten.

Doch heute habe ich mir eine virtuelle Assistentin namens Irina engagiert, an die ich diese Aufgaben abgeben kann. Da beides relativ simple, wiederkehrende Aufgaben sind, für die kein spezielles Fachwissen benötigt wird, lassen sich die beiden Arbeiten schnell delegieren und von externen Assistenten erledigen.

Zugegeben, ich musste gestern eine Stunde damit verbringen, die Aufgaben als Prozess abzubilden und Sie Irina zu erklären. Dafür kann ich mich heute 2 Stunden lang mit einem Geschäftspartner ins Café setzen und über neue Marketing-Strategien, Business Ideen und die spannendsten Bücher des letzten Jahres philosophieren.

Und das alles mit dem guten Gefühl, dass ich gleich ins Büro zurückkehren werde und eine Excel-Liste mit möglichen Partner-Seiten vorfinden werde.

12:30 Zeit, den Weg zur Traumfigur zu automatisieren
Ich habe den Plan, 4 kg abzunehmen. Denn das tut nicht nur meinem Körper, sondern auch meiner Seele gut.
Es gibt dabei nur ein Problem: Mittagspausen.

Sie sind der Tod jeder gesunden Ernährung. Es muss schnell gehen, es muss günstig sein und eigentlich hat man sowieso keinen Kopf, sich Gedanken zu machen, was man jetzt eigentlich essen soll. So landet man schnell wieder in der Dönerbude um die Ecke oder schlingt kurz einen Burger in sich hinein.

Aber auch Gesundheit lässt sich automatisieren! Dank der App Paleo Meal Plans erhalte ich nun für jeden Tag ein vorgefertigtes Rezept, das meinem Körper gut tut. Und den Inhalt der Einkaufsliste aus der App kann ich mir vom Rewe Lieferservice gleich bequem nach Hause liefern lassen.

So habe ich nie wieder die Ausrede, aus Bequemlichkeit etwas Schlechtes zu essen. Ich koche jeden Abend ein leckeres Gericht vor und habe so in der Mittagspause stets eine gesunde Lunch Box zur Verfügung – ohne mir die quälende Frage nach dem richtigen Mittagessen stellen zu müssen.

14:00 Freundschaften pflegen 2.0
Ich bin ein Mensch, der sich gerne mit seinen Freunden trifft und Dinge unternimmt. Allerdings bin ich auch ein Mensch, der oft nicht weiß, was für Veranstaltungen gerade in meiner Nähe stattfinden. Aber auch hier lässt sich Abhilfe schaffen!

Jeden Donnerstag habe ich mir meine persönliche ‘Event-E-Mail’ kuratiert. Ein virtueller Assistent arbeitet für mich ausgewählte Websites und Magazine durch und schickt mir nun wöchentlich eine Mail mit Events in meiner Umgebung, die mich interessieren könnten.

So scrolle ich entspannt durch die Excel-Tabelle und entscheide, dass der Poetry-Slam am Freitag eine feine Sache ist. Ich schicke Irina kurz das Event und die Namen von 5 Freunden per Email und sie kontaktiert nun meine Freunde in meinem Namen, fragt sie, ob sie Lust haben, mitzukommen und bestellt gleich die Tickets für uns alle.

16:00 Das Nachmittags-Tief
Wer kennt Sie nicht, diese Momente im Büro, in denen der Geist lieber auf Wanderschaft geht, anstatt sich auf die Arbeit zu fokussieren. Während ich diese Zeilen schreibe, ertappe ich mich schon zum zweiten Mal dabei, wie ich auf Facebook ziellos durch den Newsstream scrolle.

Zeit, dies zu ändern. Ich starte Rescuetime und blocke damit für die nächsten 90 Minuten alle Social Media und Newsseiten. So lässt sich selbst der Kampf gegen die Prokrastination automatisieren.

19:00 Automation mit NFC
Nach der Arbeit gehe ich gerne laufen. Das Handy ist natürlich zum Tracking immer dabei. Das artet beim Start leider oft in Gefummel aus. Seit heute benutze ich deshalb ein NFC-Tag in meinen Jogging-Klamotten. Sobald das Handy in der Jogging-Halterung sitzt, wird automatisch meine Run-Playlist gestartet, das Telefon schaltet sich auf ‘nicht stören’ und meine Tracking App wird geöffnet.

Ein anderes NFC-Tag klebt nun an meinem Nachttisch und setzt mein Handy automatisch in den Nicht-Stören Modus. Gerade für Automations-Anfänger bieten NFC-Tags sehr günstig eine Vielzahl an Möglichkeiten. Gute Tipps finden sich zum Beispiel im Artikel 9 coole und kreative Ideen für die Nutzung von NFC Tags.

Man benötigt lediglich ein Tag, ein NFC-fähiges Handy und eine App für die Programmierung.

Fazit: Zugegeben, es benötigt Mut, Aufgaben an eine unbekannte Person abzugeben, sein E-Mail-Programm einen halben Tag lang geschlossen zu halten oder seine Freunde von einem ‘virtuellen Assistenten’ einladen zu lassen. Und ja, die Einladung per Assistent hat mir den ein oder andern hämischen Kommentar meiner Freunde eingebracht.

Aber ich bin begeistert davon, wie viel geistigen Ballast ich mir mit ein bisschen Vorbereitung ersparen konnte – und dadurch tatsächlich mehr Zeit für wichtige Arbeiten, kreative Gedanken und meine Freunde bekommen habe.

Allerdings bedurfte dieser automatisierte Tag natürlich einiger Vorbereitung. Jede Automatisierung muss erst einmal eingerichtet und getestet werden. Ein Vorgehen, das sich mit Sicherheit nicht für einmalige Aktionen oder kurzfristige Aufgaben eignet.

Für zeitintensive und wiederkehrende Aufgaben werde ich diese Möglichkeiten allerdings ganz sicher erneut nutzen.

Zur Person
Christian Gruber studierte Betriebswirtschaft in Mannheim und Stockholm. Nach seinem Abschluss arbeitete er zuerst für die Digitalagentur Greatworks, bevor er für die Absolut Company ein Start-Up in Berlin gründete. Über seine Erfahrungen mit großen und kleinen Unternehmen schreibt er nun im Strandschicht Blog. Seine Themen sind Automatisierung, ortsunabhängige Arbeit und virtuelle Assistenten.

Bild oben: Shutterstock, Robot