Tipps für Organisatoren einer Reise zu einer internationalen Konferenz

In den ersten beiden Teilen dieser Serie Roadmap für die USA-Reise eines Start-ups und Praxistipps für Präsentationen und Networking in den USA gab es Tipps für die Vorbereitung der Reise und den Aufenthalt selbst. Der dritte Teil 8 deutsche Start-ups erzählen von der SXSW widmete sich den Resümees der Start-ups selbst.

Aber wie schafft man es überhaupt, solch ein Mammut-Projekt – denn das ist eine solche Reise – als Organisator zu stemmen? Welche Voraussetzungen muss man mitbringen, wie sieht die To Do-Liste aus?

Dazu gibt es heute Anregungen unterfüttert mit praktischen Tipps und Erfahrungswerten von Sanja Stankovic, die als Kuratorin des Hamburg Interactive Days die drei Hamburger Startups Tinnitracks, Protonet und flying auf ihrer Reise nach Austin begleitete.

Um Organisator einer solchen Reise zu werden, sollte man schon ordentlich vorgelegt haben

Wie kommt man eigentlich in die Situation, Programmteile einer renommierten Konferenz zu kuratieren und die Reise von Start-ups dorthin zu? Theoretisch ist das ganz klar: Man macht es einfach. Geht aber nicht immer so ohne Weiteres.

Denn es sind in der Regel diverse Institutionen und Förderer involviert – und zwar sowohl auf Landes- als auch auf Bundesebene. Und das sind im Fall der SXSW zum Beispiel wirklich einige – zu viele, um sie und ihr Beziehungsgeflecht zueinander alle aufzuzählen.

Um von der entscheidenden Instanz das Vertrauen als Organisator für einen so wichtigen Event ausgesprochen zu bekommen, sollte man sich vorab schon eine gewisse Erfahrung und Reputation als Event-Organisator bzw. -Kurator geschaffen haben.

Sanja beispielsweise ‘legte’ als Kuratorin des neuen digitalen Schwerpunkts beim Reeperbahn Festival 2013 vor und indem sie als Mitgründerin von Hamburg Startups den ersten Startups@Reeperbahn Pitch initiierte und organisierte.

So wurde sie damit betraut, den Hamburg Interactive Tag für die SXSW 2014 zu kuratieren. Und schon als sie begann, Themen zu überlegen, “waren die Idee und der Wunsch, Start-ups auch auf der SXSW eine Bühne zu bieten, sofort da.” Und weil einerseits der Startups@Reeperbahn Pitch sehr erfolgreich war und andererseits das Reeperbahn Festival auch international sehr bekannt ist, “war es eine logische Konsequenz, den Pitch in einem kleinen Format in den Hamburg Interactive Day zu integrieren.”

Leidenschaft ist Voraussetzung: Solch eine Reise organisiert man nicht, weil das ein lukratives Businessmodell ist. In der Regel verdient man sich an einer solchen Aufgabe keine goldene Nase. Aber man kann allen – auch sich selbst – wertvolle Erfahrungen damit bescheren und den Horizont weiten.

Und, wie Sanja es ausdrückt: “Leuchtende Kinderaugen haben mit brennenden Gründerherzen viel gemeinsam: Es macht Spaß, sie glücklich zu sehen!”

Nerven wie Drahtseile und Spontaneität sind unabdingbare Skills. Gerade, wenn man ein Programm am anderen Ende der Welt vorbereitet und betreut, noch dazu erstmalig, braucht man ein gerüttelt Maß an Improvisationstalent und Gelassenheit. Sanja dazu:

“Immer einen Plan B in petto haben: Die Locations sind weit voneinander entfernt, die Sonne schien leider nicht wie eigentlich geplant, das neue German Haus kannten wir vorab nur von Bildern und einige Faktoren kann man vorab sowieso nur vermuten – deshalb sollte man einfach auf alles vorbereitet sein.

Einen kühlen Kopf bewahren. Natürlich läuft nicht alles nach Plan. Dann gilt es einmal durchzuatmen, zu lächeln und sich zu denken: ‘Außer mir merkt das bestimmt niemand…'”

Ohne unterstützende Partner ist alles nichts

An der Realisierung der Startups@Reeperbahn SXSW Edition waren beteiligt – von links nach rechts: Jurorin Katharina Borchert (CEO SPIEGEL ONLINE), Kurator Christian Stöcker (Ressortleiter Netzwelt Spiegel Online); Juror Jan Brorhiker (Partner und Unterstützer EY); Sanja Stankovic (Initiatorin und Organisatorin Startups@Reeperbahn und Hamburg Interactive Day), Gewinner Ali Jelveh, Protonet, Kurator Alfonso von Wunschheim, Finalist Jörg Land, Tinnitracks, Finalisten Katie Kindinger und Panos Meyer von Flying, Moderator Ole Reißmann (Redakteur Netzwelt, Spiegel Online).

Man sollte als Organisator extrem gut vernetzt sein, um möglichst viel bewegen zu können. Denn es gilt, Partner zu finden, die die Umsetzung finanziell, inhaltlich und mit Kontakten unterstützen – man braucht mehrere Schultern, auf die die organisatorische und finanzielle Last verteilt werden kann.

Sparringspartner für die Auswahl der Start-ups und deren Coaching finden: Wenn viele Start-ups sich anbieten, eine Reise zu einer internationalen Konferenz zu gewinnen, muss eine Auswahl getroffen werden. Dazu holt man sich am besten eine Jury bzw. ein Kuratorium aus verschiedenen Experten zusammen, die bei der Auswahl helfen und sich konstruktiv einbringen, um die Start-ups bestmöglich zu unterstützen.

Sanja Stankovic: “So ein Pitch ist nur umsetzbar, wenn man tolle Unterstützung wie z. B. aus unserem Kuratorium hat. Wir haben alle drei Finalisten intensiv vorab gecoacht, eine Generalprobe noch in Hamburg und eine in Austin veranstaltet. Wir haben Feedback gegeben zu den Folien, der Körperhaltung und dem Pitch an sich. Wir haben motiviert, unterstützt und vernetzt.

Was zudem nicht zu unterschätzen ist, ist die langfristige Wirkung durch unser Kuratorium. So haben sich dadurch für einzelne Startups z.B. Nominierungen für weitere Pitches (DLD, Gründerpreis) ergeben.”

Medienpartner als Multiplikatoren und inhaltliche Partner suchen: Um die Themen für inhaltliche Sessions zu besetzen und die Reichweite in den Medien zu erhöhen, bietet es sich an, mit Medien Partnerschaften einzugehen.

Für den Hamburg Interactive Day auf der SXSW 2014 gelang es, SPIEGEL Online als Medienpartner zu bekommen: “Mit Spiegel Online konnte ich einen großartigen inhaltlichen Partner gewinnen und neben der wichtigen Diskussion über die Auswirkung des NSA-Skandals auf das Online Business haben wir Start-ups in den Fokus gerückt. Im offiziellen SXSW-Panel wurde vor internationalem Publikum und Presse über die Herausforderungen der Internationalisierung diskutiert.”

Sponsoren und andere finanzielle Unterstützer gewinnen: Wenn mehrere Start-ups und ihre Unterstützer nach Amerika und besonders zur SXSW reisen, entstehen natürlich reichlich Kosten: Flug- und Übernachtungskosten, Badges für die SXSW, Produktionskosten für Werbemittel wie Banner, Flyer… – All das muss finanziert werden und von den Start-ups selbst ist meistens mangels Masse kaum Eigenbeteiligung zu erwarten.

Um nicht einen Geldgeber über Gebühr zu belasten, kann man auch die Finanzierung einer solchen Reise auf mehrere Schultern verteilen. Hier kommen kommerzielle Sponsoren in Frage wie auch inhaltlich passende Institutionen, die sich beteiligen.

Im Fall der SXSW-Reise waren es Spiegel Online, EY und die Hamburg Kreativgesellschaft, die sich engagiert haben sowie natürlich Hamburg Startups, die ihre Arbeitszeit zur Verfügung stellten und die komplette Organisation und Umsetzung übernommen haben.

Im konkreten Fall der SXSW war noch mehr Unterstützung vorhanden: “Und dann gibt es ja noch die übergeordnete Organisation des Hamburg-Auftritts im German Haus, wo überhaupt erstmal inhaltlich und faktisch der Raum geschaffen, Werbemittel produziert und Kommunikation betrieben wurde. Das wurde mit viel Engagement durch die Interessengemeinschaft Hamburger Musikwirtschaft e.V. (IHM) und das Reeperbahn Festival organisiert, mit Spiegel Online inhaltlich gestaltet und durch die Stadt Hamburg intensiv gefördert. So gesehen haben sehr viele Menschen und Institutionen daran gearbeitet und die Umsetzung, nicht nur finanziell, unterstützt.”

Und ja, für Sponsoren, die sich im passenden Segment positionieren wollen, lohnt es sich auf jeden Fall, einen gut organsierten Auslands-Event zu unterstützen. Neben der Medienpräsenz, die sie bekommen, ohne sich inhaltlich groß engagieren zu müssen, gilt für sie natürlich das Gleiche wie zum Beispiel für die teilnehmenden Start-ups: Sie können ihr (internationales) Netzwerk auf- und ausbauen und werden gerade durch Aktionen im Ausland auch in Deutschland stärker wahrgenommen.

Gleichgesinnte finden: Um sich gegenseitig bei der PR zu unterstützen, sollte man möglichst früh im Vorfeld schauen, ob es Institutionen – oder wie bei der SXSW ganze Länder gibt – mit denen man sich vernetzen und gegenseitig unterstützen kann, um die Wahrnehmung in der Öffentlichkeit zu erhöhen, langfristige internationale Kontakte aufzubauen oder gar gegenseitig von zum Beispiel Coaching-Programmen zu profitieren.

Vollgas geben, ‘um die Ecke’ und an ein nächstes Mal denken

Alle Kontakte und alle Kontakte der Kontakte aktivieren. Egal, ob Medien, Investoren, sonstige Enabler oder Multiplikatoren – für einen Auslandsaufenthalt ist es besonders schwierig aber genauso wichtig, sich exzellent zu vernetzen, um überhaupt wahrgenommen zu werden. Daher alles an direkten und indirekten Kontakten mobilisieren, was möglich ist.

Sanja: “Eine kritische Masse zu erreichen, gestaltet sich natürlich im Ausland deutlich schwieriger, weshalb ein gutes Netzwerk unabdingbar ist. Besonders auf Events wie der SXSW steht man in Konkurrenz zu tausenden (!) anderen Veranstaltungen.”

Deutschen Medien ‘Full-Service’ anbieten: Nicht jedes Medium schickt eigene Reporter zu einem Auslandsevent – umso mehr freut man sich dort, wenn man schon im Vorfeld angeboten bekommt, mit Infos, Zitaten und Bildern aus erster Hand versorgt zu werden. Dadurch springt mit Sicherheit der eine oder andere Artikel über das eigene Projekt heraus.

Sanja über ihre Erfahrungen zur nationalen Medianarbeit bezüglich der SXSW-Aktionen: “Unsere Startups haben Artikel und Interviews u.a. bei AP, der dpa, Spiegel Online, der Huffingtonpost, der ARD, dem BR und bei deutsche-startups.de bekommen. Nicht zuletzt auch deshalb, weil wir die Medien eben wirklich mit allem versorgt haben, was sie brauchen, um authentisch über die SXSW schreiben zu können.”

Vor Ort auch immer einen Fokus auf Optimierungs-Möglichkeiten haben: Nach der Konferenz ist vor der Konferenz und so sollten die Organisatoren vor Ort nicht nur ihre ‘Schäfchen’ betreuen, obwohl schon das eigentlich Herausforderung genug ist.

Sie sollten auch immer offene Augen und Ohren für Möglichkeiten haben, was bei einem nächsten Mal noch zu optimieren wäre, um für alle Beteiligten noch mehr herauszuholen und es vielleicht auch bei der Organisation leichter zu haben.

Sanja zu ihren Learnings aus dieser ersten SXSW-Aktion für Hamburger Start-ups: “Wir haben dieses Konzept ja erstmalig veranstaltet. So sind die einzelnen Maßnahmen auch ein wenig als Versuchsballon zu sehen.

Die SXSW bietet verschiedene Formate an wie z.B. offizielle Präsentationen im Accelerator oder gezielte Matchmakings. Natürlich kommt man da nicht so einfach rein, da diese Events kostenpflichtig sind und die SXSW ihren Event damit finanziert.

Ich hörte besonders vom Matchmaking viel Positives und könnte mir vorstellen, das umzusetzen. Das ist aber nur möglich, wenn ein entsprechendes – nicht geringes – Budget vorliegt und wir noch mehr Partner finden.

Ich konnte dieses Jahr viele neue spannende internationale Kontakte knüpfen und die muss man beim nächsten Mal dann natürlich einbeziehen.

Zudem zeigte sich dieses Jahr auf der SXSW eines ganz besonders: Die Länderpräsenzen steigern und professionalisieren sich mehr und mehr. Hier gilt es zu kooperieren und sich gegenseitig zu unterstützen. Ein Event mit dem Fokus auf europäische Startups könnte zum Beispiel sehr spannend sein und einiges an Aufmerksamkeit erlangen.”

Zur Person unserer Interviewpartnerin

Das Foto zeigt Sanja Stankovic (rechts) gemeinsam mit Claire England http://www.siliconhillsnews.com/2013/12/05/q-a-with-claire-england-on-her-new-role-promoting-startups-at-tech-ranch-austin/ Sanja dazu: “Das ist doch ein schönes Beispiel dafür, dass man vor Ort sehr spannende Leute kennenlernen kann.”

Die Hamburgerin Sanja Stankovic hat in verschiedenen Agenturen und Unternehmen interdisziplinäre digitale Projekte umgesetzt und geleitet, wie zum Beispiel die Fußball-App von Spiegel Online oder die digitale Kommunikationsstrategie für den Mobile Navigator von Navigon, die lange Zeit die umsatzstärkste App im Appstore war.

Sie gehört zu den Gründerinnen der Digital Media Women, die innerhalb von drei Jahren auf 1.200 Mitglieder angewachsen sind.

Inzwischen berät die Strategin die Macher des Reeperbahn Festivals beim neuen digitalen Schwerpunkt und kuratiert die Konferenz. 2013 initiierte und organisierte sie den ersten Startups@Reeperbahn Pitch im Rahmen des Festivals. Gemeinsam mit Tim Jaudszims und Sina Gritzuhn gründete sie Hamburg Startups mit dem Ziel, Hamburger Gründer sichtbarer zu machen und besser miteinander zu vernetzen.

In ihrer Rolle als Kuratorin für den Hamburg Interactive Day, der im Rahmen des deutschen Auftritts auf der SXSW 2014 stattfand, konnte sie beide Tätigkeiten miteinander verbinden und eine SXSW Edition des Pitches umsetzen. Sanja begleitete die drei Hamburger Startups Tinnitracks, Protonet und Flying auf ihrer Reise nach Austin.

Bild oben und unten: Danke an Hamburg Startups, Bild Mitte: Thanks to Meredith Tankersley Photography