Rund um Tag X – Ihr eigenes Seminar findet endlich statt

Na, schon ein bisschen aufgeregt? Schließlich organisiert man nicht alle Tage für sich und andere ein Seminar. Wird alles gutgehen? Der Referent pünktlich kommen? Die Technik reibungslos funktionieren? Und vor allem: Wird das Seminar für uns alle inhaltlich richtig gut und werden wir uns im Tagungsraum wohlfühlen? Wie Sie auch auf der Zielgerade nichts dem Zufall überlassen, darum geht es in dieser letzten Folge unserer Serie.

10. Rückläufe und Zahlungseingänge checken

So, nachdem alles gebucht und der Referent gebrieft ist, können Sie sich erst mal wieder anderen Dingen widmen. Schließlich sind Sie ja wahrscheinlich noch ‘nebenbei’ berufstätig ;-)

Denn jetzt müssen Sie erst mal warten: Auf die Unterschrift des Referenten, den Mietvertrag des Seminarraums, den Vertrag des Hotels (wenn Sie Rabattierungen auf das gebuchte Kontingent bekommen haben) und natürlich auf die Zahlungseingänge der Teilnehmer.

Setzen Sie sich alles auf Wiedervorlage und haken Sie nett nach, wenn nach zwei Wochen etwas noch nicht eingetroffen ist, bzw. die Zahlungsfristen seitens einiger Teilnehmer überschritten wurden.

11. Vorkassen überweisen

Eventuell müssen Sie einem oder mehreren Ihrer Vertragspartner einen Teilbetrag als Vorkasse überweisen.

Legen Sie sich die Zahlungstermine dafür auch auf Wiedervorlage und überweisen Sie pünktlich, wenn dann die ersten Teilnehmerbeiträge schon da sind.

Sie wünschen sich guten Service und korrekte Behandlung – agieren Sie so zuverlässig, wie Sie sich das von Ihren Partnern wünschen.

Wichtig: Auch hier wieder daran denken: Ab 1.2.2014 greift das neue SEPA-Verfahren  und Sie müssen für Ihre Überweisungen IBAN und BIG/SWIFT statt der altbekannten Kontonummern und Bankleitzahlen nutzen.

12. Organisatorische Vorbereitung

Wenn das Seminar dann endlich heranrückt, treffen Sie die letzten Vorbereitungen, um einen reibungslosen Ablauf für alle zu gewährleisten.

Seminar-Unterlagen vervielfältigen und für alle bereit haben

Für die Vervielfältigung und Verteilung der Seminarunterlagen gibt es mehrere Möglichkeiten:

Teilnehmende drucken sich die Arbeits-Unterlagen selbst aus und bringen sie mit

Schicken Sie die Unterlagen des Dozenten als PDF mit der Bitte an die Teilnehmer, sich diese auszudrucken und zum Seminar mitzubringen.

Kleines Restrisiko bei diesem Vorgehen: Der eine oder die andere könnte seine Unterlagen vergessen und steht im Seminar dann ohne da. Vielleicht sollten Sie also 3 oder 4 Exemplare selbst in petto haben, um sie den Schlunzis unter Ihren Mitstreitern dann geben zu können.

Sie drucken alle Arbeitsunterlagen aus und bringen Sie zum Seminar mit

Unterschätzen Sie weder die Druckkosten noch die Zeit, die Sie dafür aufwenden müssen, wenn der Dozent viele Seiten schickt.

Außerdem müssen Sie das ganze Papier dann auch zum Seminarort schleppen – auch das ist nicht ohne. Sie wissen, was Papier wiegt…

Tipp: Wenn Sie richtig nett und gewissenhaft sind, mailen Sie den anderen Teilnehmern zusammen mit den Seminarunterlagen auch noch mal den zeitlichen Ablaufplan sowie Anschrift des Seminarraums/Hotels mit Anfahrtsbeschreibung etc. Das haben Sie zwar schon längst getan (Punkt 7), aber wer weiß, ob alle diese Dateien auf ihrem Rechner wiederfinden. Und für Sie sind’s jetzt ja nur zwei, drei zusätzliche Attachments, die Sie der Mail eben anhängen müssen.

Sie drucken alle Arbeitsunterlagen aus und schicken Sie zum Seminar voraus

Die Schlepperei können Sie vermeiden, indem Sie einfach rechtzeitig vor Termin den ganzen Kram in ein Paket packen und per Post zum Seminarraum schicken. Das sollten Sie allerdings mit dem Seminarraum-Vermieter vorab absprechen, damit er dann auch weiß, dass das dicke Paket für Sie ist und es entsprechend bereitstellt.

Schicken Sie das Paket mindestens 10 Tage vor Termin los. In den allermeisten Fällen ist die Zustellzeit von Paketen zwar viel kürzer, aber ich hab’s schon erlebt, dass Pakete noch nicht angekommen waren, die 1 Woche vorher losgeschickt worden waren.

Sie lassen die Unterlagen vom Seminarraum-Vermieter vervielfältigen

Das ist die für Sie bequemste Lösung. Allerdings wahrscheinlich auch die teuerste, denn in der Regel berechnen Tagungshotels und Seminarraum-Vermieter ihre Arbeitszeit für die Vervielfältigung mit. Ist ja auch logisch, kann sich aber tüchtig in ihrem Budget bemerkbar machen.

Außerdem haben Sie so null Kontrolle vor dem Seminar, ob alle Seiten vorhanden sind und die Vervielfältigungen in der von Ihnen gewünschten Weise (farbig, schwarz-weiß, Zahl der Folien pro Blatt etc.) gemacht wurde. Und dann vor Ort noch schnell nachzubessern, kann sehr schnell in Hektik und nicht zufriedenstellende Ergebnisse ausarten.

Tipp: Vervielfältigen Sie auch ein Exemplar für den Referenten und haben Sie seine Dateien auf Ihrem Rechner, zum Beispiel in Evernote, oder auf einem Stick dabei. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass ausgerechnet der Referent seine Unterlagen vergisst, aber es ist alles schon vorgekommen…

Namensschilder vorbereiten und mitbringen

In der Regel kennt auch in selbst organisierten Seminaren nicht jeder jeden – und der Referent kennt vorab wahrscheinlich niemanden. Daher ist es schön, wenn jeder  Namensschilder vor sich auf dem Tisch stehen hat und/oder ein Namensschild am Revers befestigen kann. Letzteres ist besonders dann wichtig, wenn Sie nicht ständig in fester Sitzordnung um die Tische herum sitzen, sondern sich viel im Raum bewegen oder für Kleingruppenarbeit die Plätze wechseln.

Sie können die anzuheftenden Namensschilder auf jeden Fall schon ausdrucken (Name und Unternehmen) und mitbringen.

Bei den Tischaufstellern ist es vielleicht netter, einfach nur leere Papp-Klappkarten (und etwas dickere Filzstifte für jeden) mitzubringen und die Teilnehmer die Schilder vor Ort selbst beschriften zu lassen. Man kann aus diesem Vorgang nämlich gleich prima Eisbrecher-Vorstellungsübungen generieren, indem man neben dem Namen auch ein Bild oder ein Credo oder… aufbringen lässt.

Diese Ergänzungen können dann in der Kurzvorstellung eines jeden aufgegriffen werden. So reduziert man auch gleich die anfängliche Scheu der Teilnehmer.

Letzter Vorab-Kontakt mit dem Referenten

Setzen Sie sich zwei bis drei Tage vor dem Seminar noch ein letztes Mal mit dem Referenten in Verbindung. Sie werden sich dann sicherer fühlen.

Stellen Sie so sicher, dass er terminlich alles auf dem Zettel hat, dass er weiß, wo er hinmuss und verabreden Sie sich eine halbe Stunde vor Seminarbeginn mit ihm im Seminarraum, wo Sie ihn dann einweisen werden.

13. Seminar vor Ort betreuen

Tag X ist da. Das Seminar findet statt. Falls Sie jemanden aus der Runde gefunden haben, der statt Ihrer die Vor-Ort-Betreuung übernimmt (Punkt 2), können Sie sich jetzt – zumindest auf organisatorischer Ebene – entspannt zurücklehnen und ganz aufs Lernen konzentrieren. Aber wer auch immer sich um die Betreuung des Seminars vor Ort kümmert: So viel zu tun ist (hoffentlich) jetzt gar nicht mehr.

Vor Beginn des Seminars

Der Organisator sollte eine ganze Stunde vor Seminarbeginn am Seminarraum eintreffen, um die letzten Vorbereitungen zu treffen und alles zu checken:

• Den oder die Ansprechpartner vor Ort begrüßen und ggfs. Handynummern austauschen.
• Ist der Weg zum Seminarraum wie gewünscht ausgeschildert?
• Lüften Sie ggfs. den Raum noch einmal gut durch.
• Wurde wie verabredet bestuhlt? Stimmen die Anzahl von Stühlen und Tischen im Seminarraum? Steht alles in der richtigen Sitzordnung? Sind auch eventuell vereinbarte Beistelltische vorhanden?
• Ist die verabredete Seminartechnik komplett vorhanden und funktionstüchtig? Funktioniert der Beamer? Checken Sie auch die Stifte für den Flipchart, sie sind gern mal zu wenig vorhanden oder ausgetrocknet.
• Verteilen sie auf jeden Platz Seminarunterlagen und Namensschilder. Oft stellt der Seminar-Raum-Vermieter auch Block und Stift. Verteilen Sie diese auch.
• Stehen Tagungsgetränke, Gläser und Flaschenöffner bereit?
• Lassen Sie sich die Einstellungen für Licht, Klimaanlage und Heizung kurz erklären, damit Sie später nicht wegen jeder Kleinigkeit den Techniker bitten müssen.
• Lassen Sie sich ggfs. den Weg zu den WCs kurz zeigen, damit Sie Bescheid wissen, wenn jemand fragt.
• Schreiben Sie die Zugangsdaten für den WLAN-Zugang ans Flipchart, damit dann jeder schnell ins Internet kann.
• Sprechen Sie kurz mit Ihrem Ansprechpartner den zeitlichen Ablauf noch einmal durch, damit in den Kaffeepausen dann auch das Catering bereitsteht.
• Begrüßen Sie Ihren Workshopleiter, der ja eine halbe Stunde vor Seminarbeginn eintrifft und unterstützen Sie ihn beim Aufbau seines Rechners etc., wenn nötig. Gehen Sie mit ihm vielleicht noch einmal kurz den zeitlichen Ablaufplan durch und sagen Sie ihm, dass um XX Uhr die erste Kaffeepause sein wird und was er sonst Organisatorisches noch wissen muss.
• Bleiben Sie möglichst im Raum, bis auch alle Teilnehmer eingetroffen sind und begrüßen Sie sie.

Während des Seminars

Begrüßen Sie alle kurz offiziell und teilen knapp die wichtigsten organisatorischen Details mit.

Dann moderieren Sie ganz kurz Ihre Workshopleitung an und übergeben dann das Staffelholz an ihn (oder sie natürlich).

Und dann lehnen Sie sich zurück und genießen Ihr Seminar. Behalten Sie lediglich den Zeitplan im Hinterkopf und läuten die Pausen ein, falls Ihre Workshopleitung zu überziehen droht.

Ansonsten halten Sie sich einfach als Ansprechpartner für organisatorische Fragen des Referenten oder der anderen Teilnehmer parat, wechseln jetzt aber eigentlich in die Rolle eines ganz ‘normalen’ Teilnehmers unter mehreren.

Am Ende des Seminars danken Sie im Namen aller Ihrer Workshopleitung und überreichen – wenn Sie das mit den anderen so vereinbart haben – ihm bzw. ihr vielleicht ein kleines Dankeschön-Geschenk.

14. Seminar nachbereiten

Wieder zu Hause – uff! – vergessen Sie nicht, zeitnah die Rechnungen für den Seminarraum und die -technik, das Catering und den Referenten zu bezahlen.

Und falls im Seminar irgendwelche Nachbereitungsmaßnahmen verabredet wurden, kümmern Sie sich auch noch darum. Vielleicht haben Sie aber auch während des Seminars jemanden aus Ihrem Kreis gefunden, der diesen Part übernehmen wird, denn Sie haben ja inzwischen wahrlich genug getan.

Sie sehen, ein Seminar selbst zu organisieren, bedeutet viel, viel Arbeit. Aber sie lohnt sich und macht viel, viel Spaß, jedenfalls, wenn man jemand ist, der gern organisiert und Projekte managt.

Ihnen allen also gutes Gelingen für ihre eigenen Wunsch-Workshops!

Seminare selbst organisieren

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