Referenten und Tagungsraum finden

Ihrem selbstorganisierten Wunsch-Seminar sind Sie im ersten Teil dieser Serie Seminare selbst organisieren: Wer will – und wer will was? schon ein erstes Stück näher gekommen: Sie haben sich Mitstreiter, vielleicht sogar Mitorganisatoren gesucht und haben herausgefunden, was die anderen Interessenten sich von dem Seminar wünschen und auf welchem Erfahrungshorizont sie aufbauen.

Heute machen Sie sich daran, Ihren Workshopleiter zu finden und natürlich einen Raum, in dem sie alle prima tagen können. Denn wir sprechen ja von einem Präsenzseminar.

4. Ihren Referenten finden

Jetzt gilt’s, den passenden Trainer oder die richtige Workshopleiterin zu finden. Vielleicht gibt es ja schon Vorschläge aus dem Kreis der anderen Interessenten.

Sonst hilft das Herumfragen im Social Web nach Empfehlungen. Und natürlich Googeln.

Oder man hat ein sehr gutes Buch zum Thema gelesen. Vielleicht ist der Autor ja auch gleichzeitig Trainer?

Aber Vorsicht: Nicht jeder exzellente Buchautor ist auch ein exzellenter Seminarleiter. Zum Schreiben von Büchern werden doch deutlich andere Skills benötigt als zum Unterrichten.

Wenn man also die ersten Namen auf seiner Liste hat, den Referenten gut recherchieren. Gibt es Empfehlungen und Erfahrungsberichte im Netz? Referenzkunden, die man direkt fragen kann?

Tipp: Wenn alle Teilnehmer zum Beispiel deutsche Muttersprachler sind, versuchen, einen ebenfalls deutsch sprechenden Trainer zu finden. Zwar können die meisten heute sehr gut Englisch, aber natürlich ist es – gerade beim Lernen – immer einfacher, in seiner eigenen Sprache zu arbeiten.
Sich in etwas Neues reinzulernen, ist auch ohne sprachliche Hürden schon Herausforderung genug…

Mit dem Referenten verhandeln

Ok, der Traumreferent ist gefunden, jetzt muss er (oder sie natürlich) nur noch zusagen und Konditionen aufrufen, die machbar sind. Hat man noch zwei oder drei Alternativ-Trainer in der Pipeline, muss man die folgenden Dinge natürlich mit allen besprechen und dann den Interessentenkreis – am besten wieder per Google Doc-Umfrage – abstimmen lassen.

Erfahrungsgemäß sinkt der Stundensatz eines Seminarleiters, je länger ein Seminar angesetzt ist. Die verhältnismäßig teuerste Variante ist immer ein sehr kurzer Workshop/Vortrag, der nur eine oder zwei Stunden dauern soll. Das liegt vor allem daran, dass die Reisezeit des Referenten bei kurzer Workshopdauer proportional sehr zu Buche schlägt. Und es liegt daran, dass bei langen Workshops ja auch viel Zeit auf praktische Übungen verwandt wird. Die muss der Referent zwar auch vorbereiten, aber nicht so minutiös mit Inhalt füllen wie einen Vortrag.

Allerdings ist ein zweitägiges Seminar vom Referentenhonorar her einfach doppelt so teuer wie ein eintägiges, denn dann setzt der Trainer eben zwei komplette Tagessätze an.

In der Regel setzen sich die Kosten für den Seminarleiter aus folgenden Positionen zusammen:

• Nettohonorar des Referenten
• 19 % Umsatzsteuer, wenn es sich um einen Trainer mit Sitz in Deutschland handelt
• Reisekosten (Flug oder Bahnticket plus Taxikosten oder Nahverkehrsticket oder eine Kilometerpauschale, wenn mit dem Auto angereist wird)
• Verpflegung während des Seminars (Achtung: Wenn Sie eine pro Kopf-Catering-Pauschale für den Aufenthalt im Seminarhaus vereinbaren, vergessen Sie nicht, den Trainer mit einzurechnen)
• Abendessen für den Referenten, wenn man gemeinsam essen geht – es ist üblich, dass der Trainer dann eingeladen wird
• Übernachtungskosten (Wenn ein Seminar recht früh am Tag beginnt und der Trainer von weiter her anreisen muss, ist es üblich, ihm die Nacht vorher auch schon die Übernachtung zu buchen und zu bezahlen. Das gleiche gilt analog für ein abendlich so spätes Ende, dass es dem Trainer nicht mehr zugemutet werden kann, noch heimzureisen.)

All diese Kosten-Punkte aufaddiert ergeben dann die Summe, die die Teilnehmer gemeinsam für den Trainer aufbringen müssen. Das sind aber noch nicht alle Kosten, die zu stemmen sind – zu den anderen kommen wir später.

Inhaltlich detailliertes Angebot erbitten

Bitten Sie den oder die Trainer um ein inhaltlich detailliertes Angebot, das die Ziele des Workshops und die dazugehörigen Meilensteine enthält, eine Grobgliederung mit inhaltlicher Unterfütterung der einzelnen Punkte und ein paar Sätze zu den geplanten Arbeitsmethoden enthält.

Bitten Sie die Trainer, dieses Angebot bis zum (Heute plus etwa 2 Wochen) zu mailen. Diese Angebote sollten Sie dann den Seminar-Interessenten zur Entscheidungsfindung weitersenden. Einerseits zur Entscheidungsfindung, ob sie weiterhin an dem Seminar interessiert sind, andererseits ggfs. zur Auswahl des Referenten, wenn mehrere zur Diskussion stehen.

Außer dem Honorar gleich mitklären

Damit Sie Ihren zukünftigen Workshopleiter nicht ständig behelligen müssen, klären Sie neben seinen finanziellen Konditionen gleich mit ab:

Wenn das Seminar zustandekommt,

• stünde er an welchen Terminen – innerhalb der im Interessentenkreis vereinbarten Zeiträume – zur Verfügung?
• oder sind Sie dann von seiner Seite aus bei der Wahl der Location ganz frei oder gibt es Regionen, in die er auf keinen Fall anreisen will?
• braucht er welche Seminartechnik? Notebook, Beamer, Moderationskoffer, Flipchart, Moderationswand/-wände, sonstiges? Das ist wichtig zu wissen, wenn Sie mit den Seminarraum-Vermietern verhandeln.

Tipp: Meiner Erfahrung nach funktionieren solche Detailabsprachen immer noch besten telefonisch. Wenn Sie all Ihre Fragen per E-Mail stellen und beantworten lassen, dauert das ewig. Außerdem bekommt man am Telefon oder am besten natürlich persönlich ein viel besseres Gefühl dafür, ob die Chemie stimmt – besonders wichtig mit der Workshopleitung – und über die Service-Einstellung des Dienstleisters, hier des Seminarraum-Vermieters, Tagungshotels.

Teilnehmer über die Wahl des Referenten entscheiden lassen

Wenn mehrere potenzielle Workshopleitungen im Raum stehen, mailen Sie allen Interessenten deren dezidierte Angebote und lassen Sie per Google Doc-Umfrage alle entscheiden, wer’s denn nun werden soll.

Diese Umfrage kann anonym stattfinden, Sie brauchen also keine Felder für Namen und E-Mail-Adresse einzufügen.

Und es genügt, wenn diese Umfrage aus zwei Fragen besteht, in denen die Interessenten nur anzukreuzen (ohne Mehrfachnennung) brauchen, wer ihre erste und wer ihre zweite Wahl ist. Die Frage nach der zweiten Wahl sollte deshalb mit drin sein, weil es ja sein kann, dass der Referent erster Wahl doch noch abspringt. Noch ist ja nichts unterschrieben…

Kurze Deadline setzen, gucken, wer die meisten Stimmen bei der ersten Wahl bekommen hat, zack: entschieden.

5. Seminarraum/Tagungshotel finden

Seminarort festlegen

Ein passender Trainer wäre also eingetütet, wenn denn alles klappt. Als nächstes muss ein Seminarraum gefunden werden.

Regional sollte er so liegen, dass die meisten Teilnehmer möglichst kurze Anreisewege haben. Und wenn viele oder einige von weiter her anreisen müssen, sollte ein möglichst zentraler Ort mit guten Reisemöglichkeiten (Flughafen, ICE-Bahnhof) gefunden werden.

Wenn es sich um ein mehrtägiges Seminar handelt, kann man sich eher schöne Locations ein bisschen abseits der Hauptverkehrswege suchen. Dort findet man oft richtig idyllische Seminarraum-Perlen zu absolut erschwinglichen Preisen.

Aber bei kurzen Veranstaltungen sollte der Tagungsraum schon möglichst zentral liegen.

Sie können über die Wahl des Seminarorts abstimmen lassen oder das – wenn die Chemie der Gruppe das zulässt -, einfach auch mal selbst entscheiden und den Ort wählen, zu dem die meisten kurze Anreisewege haben. Basisdemokratie ist toll und wichtig, kann aber auch sehr aufhalten. Und bei nicht sooo wichtigen Punkten darf man auch einfach mal bestimmen.

Seminarraum finden

Der Ort/die Region des Seminars sind also entschieden. Jetzt gilt es, dort einen geeigneten Raum zu finden.

Praktisch ist es, wenn die Raumvermieter auch die benötigte Seminar-Technik gleich mit stellen kann.

Und wenn er sich um das Catering, also Ihre Verpflegung während des Seminars kümmert, ist das eine große Erleichterung für Sie. Oft können Seminarraum-Vermieter zwar Technik, Tagungs-Getränke und Snacks für die Kaffepausen stellen, aber beim warmen Mittagessen passen viele.

Dann haben Sie nur zwei Möglichkeiten: Entweder einen Essensbringdienst zu bestellen, aber das ist ja nicht soo gemütlich – und hält auch etwas auf, bis alle sich auf der hoffentlich vorhandenen Karte etwas ausgesucht haben.

Oder sie gehen gemeinsam essen. Was noch mehr aufhält: Mittagspause einläuten, Sachen einsammeln, dafür sorgen, dass der Seminarraum verschlossen wird, damit keine Wertsachen wegkommen, ein Lokal ausfindig machen, gemeinsam hinwandern, auf die Karten warten, bestellen, auf das essen warten, essen, auf die Rechnung warten, bezahlen, womöglich noch jeder einzeln, zurückwandern… Unter eineinhalb Stunden ist das kaum zu schaffen. Wertvolle Seminarzeit, die Ihnen verlorengeht, denn länger als 1 Stunde sollte die Mittagspause nicht angesetzt werden.

Also, am besten ist’s schon, wenn das warme Mittagessen gleich vom Seminarraum-Vermieter mit gestellt wird.

Und wenn es sich um ein ganztägiges oder mehrtägiges Seminar handelt, bei dem viele von Ihnen auch Übernachtungen brauchen, gucken Sie nach Seminarhotels, dann haben Sie alles in einem Haus und sparen viele Wege. Es gibt auch in großen Städten schöne und recht bezahlbare Tagungshotels.

Noch ein Vorteil dieser Lösung: Oft bekommen Sie den Tagungsraum günstiger und die Tagungstechnik vielleicht sogar gratis on top, wenn Sie eine bestimmte Mindestanzahl Übernachtungen im Haus buchen. Und in der Regel ist dort auch ein Rundum-Catering kein Problem. Bingo.

Wichtig: Wenn Sie ein Seminar planen, bei dem auf das Internet zugegriffen werden muss, vielleicht sogar von allen Teilnehmern, können Sie nur einen Tagungsraum buchen, der ein möglichst schnelles und zuverlässig funktionierendes WLAN hat.

Mit dem Vermieter zu klärende Fragen

Diese Punkte müssen Sie mit dem Seminarraum-Vermieter/dem Tagungshotel klären:

• Freie Termine im Zeitraum Ihrer Wahl
• Benötigte Tagungstechnik muss vorhanden sein
• Bestuhlung planen (für einen Workshop mit hoher Interaktionsquote ist eine Bestuhlung in U- oder O-Form der Frontal-Bestuhlung auf jeden Fall vorzuziehen, damit jeder jeden sehen kann. Außerdem empfehle ich, auf jeden Fall neben Stühlen auch Tische bereitzustellen, denn es ist höchst unkomfortabel, seine Arbeitsmaterialien die ganze Zeit auf dem Schoß zu balancieren.)
• Catering – auch Mittagessen – gewährleistet?
• Schnelles WLAN für alle vorhanden?
• Gibt es ggfs. genügend Übernachtungsmöglichkeiten?
• Bei wie vielen Zimmerbuchungen gibt es wofür Rabatte?
• Ist Abendessen im Haus möglich, wenn Sie mit einem Tagungshotel sprechen
• Alle Kosten, so dezidiert, dass nicht plötzlich die Nutzung des WLANs extra berechnet wird und Sie vorher nichts davon wussten; achten Sie bei Tagungshotels auch darauf, ob das Frühstück im Zimmerpreis enthalten ist oder separat berechnet wird.
• Bis wann müsste man verbindlich buchen, damit alles noch klappt?
• Bis wann vor geplanter Veranstaltung kann man kostenfrei stornieren? – Es kann immer was schiefgehen und plötzlich springen der Referent oder mehrere Teilnehmer ab
• Muss eine Vorkasse gezahlt werden? Wie hoch ist diese und bis wann muss sie überwiesen werden?

Seminarraum auswählen

Wenn sich mehrere Seminarräume nach Ihren Vorabchecks im Ort Ihrer Wahl anbieten, gilt auch hier wieder: Entweder Sie entscheiden das ‘ganz autoritär’ oder lassen abstimmen.

Mein Plädoyer wäre, diese Entscheidung eigenmächtig zu treffen. Zum einen sind die Interessenten vielleicht genervt, wenn sie sich andauernd wegen jeder Kleinigkeit in die Seminarorganisation einbringen sollen.

Und zum zweiten müssten Sie dann allen Teilnehmern jeden der Teilnehmer sehr gründlich und mit allen organisatorisch wichtigen Details und Kostenfaktoren vorstellen – und das gut aufzubereiten, bedeutet für Sie noch mehr Arbeit.

6. Gesamtkosten ermitteln

So, nun haben Sie alle Informationen beieinander. Jetzt geht’s ans Eingemachte. Rechnen Sie aus, was das Seminar jeden einzelnen Teilnehmer kosten wird.

Addieren Sie alle Kostenposten (außer den individuell zu zahlenden Anreise- und Übernachtungskosten der Teilnehmer):

• Honorar Referent
• Umsatzsteuer Honorar Referent, wenn Sie selbst nicht umsatzsteuerpflichtig sind
• Reisekosten Referent
• Übernachtungskosten Referent
• Cateringkosten Referent
• Ggfs. Pauschale für Abendessen Referent
• Miete Seminarraum
• Miete Tagungstechnik, ggfs. WLAN
• Tagungspauschale Catering (inkl. Mittagessen? Sonst wird Mittagessen von jedem selbst bezahlt)
• Eventuelle Druckkostenpauschale für die Vervielfältigung der Seminarunterlagen, wenn Sie mit den Teilnehmer vereinbaren, dass Sie die Unterlagen für alle kopieren und mitbringen oder dass der Seminarraum-Vermieter das Vervielfältigen für Sie alle übernimmt. Dieser Betrag lässt sich im Vornhinein allerdings kaum kalkulieren, weil Sie nicht wissen, wie viele Seiten der Dozent schickt und ob sie in Farbe oder in schwarz-weiß vervielfältigt werden müssen.

Die Summe dividieren Sie durch die Anzahl der Teilnehmer. da Sie ja noch nicht genau wissen, wie viele sich insgesamt verbindlich anmelden, müssen Sie mehrere Zahlen parat haben.

Die Kosten für 5 Teilnehmer sind natürlich ungleich höher als die für 15 Teilnehmer. Und die Teilnehmer dürfen sich nur verbindlich anmelden, wenn Sie auch bereit sind, gegebenenfalls die höchstmöglichen Kosten bei nur sehr wenigen Anmeldungen zu tragen.

Bald geht’ weiter mit dieser Serie und dann wird’s konkret. Anmeldungen der Teilnehmer  und Buchungen aller Dienstleister sind das Thema der dritten Folge.

Seminare selbst organisieren

* Wer will – und wer will was?

Bild oben:  Shutterstock und Shutterstock , bearbeitet