Wie Social Project Management funktioniert

Wie Social Project Management funktioniert – Gastbeitrag von Robert Szilinski (siehe links), Berater, GPM zertifizierter Projektmanager sowie Gründer und CEO von esentri.

Start-ups haben nicht unbedingt große Büros, sondern sind oft das Werk mehrerer Einzelkämpfer, die sich virtuell organisieren und nach Bedarf Partner und Externe mit in ihre Projektteams holen. Dabei besteht die Herausforderung darin, trotz Ortsunabhängigkeit und Mobilität eine funktionierende Kommunikation zu gewährleisten sowie Aufgaben und Projekte effektiv managen zu können. Dass herkömmliche Hilfsmittel wie E-Mail, Post-Its und Excel hierzu nur mäßig geeignet sind, kann wohl jeder Betroffene bestätigen. Die Chance für virtuelle Teams besteht in vernetzter Kommunikation nach dem Vorbild populärer sozialer Netzwerke – oft abgehandelt unter Stichworten wie Enterprise 2.0, Enterprise Social Networking, Social Collaboration oder Social Project Management (kurz Social PM). Unter dem Aspekt Projektmanagement geht es insbesondere darum, Produktivität und Effizienz im Team zu steigern – und nicht nur die tägliche Kommunikation zu digitalisieren.

Egal, ob es um Webseitenerstellung, E-Commerce oder Programmierung geht – eine Grundannahme von „sozialem“ Projektmanagement lautet: Jedes Projekt ist ein soziales Netzwerk. Das Netzwerk ersetzt die bisher vorherrschenden Hierarchien, indem es die Vernetzung aller am Projekt Beteiligten unabhängig von ihrer Funktion oder Position ermöglicht. Social PM ist also eine Ergänzung des bisherigen Projektmanagements um einen effektiven Informations- und Wissensaustausch mit Hilfe von Social Media. Die Projektmitglieder werden von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden, können Aufgaben anlegen und bearbeiten, Probleme melden oder Hinweise und Anmerkungen posten.

Eine Weiterentwicklung des bisherigen Projektmanagement ist aus vielen Gründen nötig und folgerichtig. Erstens: In der digitalen Wirtschaft geht die Entwicklung hin zu sowohl geografisch als auch funktional verteilten Teams; zudem erhöht sich ständig die Mobilität von Mitarbeitern. Dadurch steigt der Kommunikations- und Koordinationsaufwand erheblich im Vergleich zum klassischen Projektteam, das im gleichen Stockwerk oder Gebäude zusammensitzt. Zeitgleich gewinnt, zweitens, das Domänenwissen aller Projektmitarbeiter für den Erfolg immer mehr an Bedeutung. Eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten ist unabdingbar. Drittens: Auch die zunehmende Vernetzung von Unternehmen und die Bearbeitung von Teilprojekten durch Subauftragnehmer bedingt einen enormen Anstieg des Organisationsaufwands, der zur erfolgreichen Koordination und Kommunikation notwendig ist. Viertens geht der Trend zu kleineren, parallel verlaufenden Projekten. Es wird sowohl für den Projektleiter als auch die Teammitglieder immer komplexer, die dafür nötigen Tätigkeiten und Abhängigkeiten zu überblicken und zu strukturieren.

Dazu kommen altbekannte Herausforderungen des klassischen Projektmanagements, in dem die Projektorganisation hierarchisch (top down) aufgebaut ist. Dem Projektleiter als der zentralen Schnittstelle obliegt es in diesem System, die Informationen zu bündeln und zu verteilen. Das Problem dabei: Manchmal wird gerade diese Stelle zum Engpass; Informationen fließen dann zu langsam und erreichen nicht alle Projektmitglieder rechtzeitig. Auch den Projektleiter erreicht manche Nachricht des Teams zu spät. So werden Entscheidungen auf Basis veralteter Informationen getroffen. Den Teammitgliedern bleibt der größere Zusammenhang und damit der eigene Beitrag im Projektkontext oft unbekannt. Folglich können Motivation und damit auch die Kreativität des Teams sinken. Beide Faktoren können den Projekterfolg hinsichtlich Effizienz und Effektivität stark beeinflussen.

Social PM bedeutet also organisatorisch eine Entlastung des Projektmanagers. Der Projektleiter gibt im sozialen Projektmanagement einen Teil seiner Verantwortung an das Projektteam ab und verringert somit seinen administrativen Aufwand. Trotz dieses Bottom-up-Ansatzes bleiben die Verantwortlichkeiten jedoch klar geregelt. Der Projektmanager stellt weiterhin die wichtigste Schnittstelle zum Auftraggeber dar, ist für die Steuerung und Kontrolle des Projekts verantwortlich und wird somit zum zentralen Knoten im Netzwerk. Die Organisation bei Social PM beruht folglich auf flacheren, aber nicht auf ganz flachen Strukturen.

Umsetzen lässt sich dieses Konzept nur mit sozialen Medien. Facebook oder Twitter ermöglichen bekanntlich einen ebenso offenen wie zeitnahen Austausch von Informationen – durch Chats, Nachrichten sowie Kommentar- und Bewertungsfunktionen. Tools für Social PM orientieren sich an diesen Vorbildern aus dem Consumer-Bereich und bieten diese in einem geschlossenen Raum an. Zu den Basis-Features gehören persönliche Profile, Instant Messaging, Statusmeldungen, Kurznachrichten, Tagging, Following, Forwarding, Bewertungen sowie die Interaktion in Gruppen oder die Suche nach Kompetenzen und Nutzung indirekter Kontakte. Ebenfalls oft vorhanden sind Activity Streams, Blogs und Wikis.

Hinzu kommen notwendigerweise zwei weitere Kategorien von Funktionen: Einerseits Productivity Features, welche dafür sorgen, dass die Nutzung nicht nur Spaß macht, sondern auch der Effizienz förderlich ist, und andererseits Enterprise Features, welche die Ansprüche von Unternehmen an Sicherheit und Vertraulichkeit adressieren.

Die wichtigsten Productivity Features sind
• Aufgabenmanagement (Task Management), wo man beispielsweise Aufgaben erstellen, delegieren, zeitlich planen und kommentieren kann
• Dokumentenmanagement mit zentraler Ablage, Zuordnung zu Aufgaben und Projekten, Versionierung und Suchfunktion
• Projektmanagement mit der Anzeige von Abhängigkeiten von Aufgaben, Planungsmöglichkeiten, Anpassung der Planung in Echtzeit und Gantt-Charts

Unternehmenstauglich sind schließlich Lösungen, die über ein professionelles Berechtigungs- und Rollenkonzept verfügen und deutschsprachigen Support und ein hohes Sicherheitsniveau bieten.

Mit solchen Lösungen für Social PM können oft mehrere Personen berechtigt sein, Planaufwände und Zusammenhänge zu definieren. Der Projektleiter hat, genau wie bei gängiger Projektmanagementsoftware, ein Gantt-Diagramm zur Verfügung und erhält auf der vom Projektteam gepflegten Datenbasis eine immer aktuelle Planungs- und Fortschrittssicht. Social PM ist also die Kombination aus der beschriebenen, flacheren Organisationsstruktur und eines Tools, das als zentrale Projektplattform dient. Sie ist Ausgangsbasis für alle Kommunikationsvorgänge und enthält die gesamte Wissensbasis des Projekts.

Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Projektbeteiligten an unterschiedlichen Orten ist für jedes Startup eine Herausforderung. Außerdem sind Lösungen gefragt, die helfen, Abläufe effizient zu strukturieren und damit das Wachstum des eigenen Business unterstützen. Social PM bietet hier gerade für junge Unternehmen interessante Möglichkeiten. Die entsprechenden Tools sind meist Online-Plattformen, die sich in wenigen Minuten aufsetzen lassen, viele Angebote sind zeitweise oder mit eingeschränkter Funktionalität auch kostenfrei nutzbar – ausprobieren lohnt sich.

Zur Person
Robert Szilinski ist Berater, GPM zertifizierter Projektmanager und Social Network-Experte. Seine berufliche Laufbahn startete er nach dem Studium der Informatik als Softwarearchitekt und technischer Projektleiter. Nach einigen Jahren in der Technologieberatung mit den Schwerpunkten Geschäftsprozessoptimierung und SOA-Architekturen hat er sich auf das Management von IT-Projekten und das IT-Business-Alignment spezialisiert. Neben seiner Tätigkeit in Kundenprojekten geht er der Frage nach, wie der steigenden Komplexität in Projekten zukünftig besser begegnet werden kann und wie sich die aktuellen Trends Social Media und Agilität in diesem Kontext professionell nutzen lassen. Seit 2009 ist er Gründer und CEO der esentri AG in Ettlingen.