Ordnung statt Chaos: Zeit- und Selbstmanagement

Ordnung statt Chaos: Zeit- und Selbstmanagement – Gastbeitrag von Julia Werner (siehe links), Inhaberin der Firma Ordnung statt Chaos.

Zeit- und Selbstmanagement praktizieren wir heute alle – in der einen oder anderen Form. Je effektiver wir das können, desto mehr schaffen wir. Und desto besser können wir neben einem erfüllten Arbeitsleben auch ein erfülltes Privatleben genießen. Vor allem aber behalten wir unseren Spaß an der Arbeit und brennen nicht aus.

Die erste Voraussetzung für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement ist die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Wie mache ich das? Ich trainiere die Fähigkeit, schnell Entscheidungen zu treffen. Die zweite Voraussetzung ist eine realistische Zeiteinteilung. Nur wenn ich in der Lage bin, den Zeitaufwand für eine Aufgabe, einen Kundentermin oder ein Telefonat richtig einzuschätzen, ist es mir möglich, meinen Arbeitstag optimal zu gestalten. Hierbei kann ein mehrtägiges Protokoll helfen aufzuzeigen, für welche Tätigkeiten ich wie viel Zeit benötige. Ein solches Protokoll zeigt ebenfalls auf, welchen Störungen ich unterliege bzw. welche Dinge ungeplant meinen Tagesablauf durcheinander bringen können. Die dritte Voraussetzung ist Disziplin. Denn wenn ich Aufgaben aufschiebe, mich selbst ablenke oder ablenken lasse, werde ich meine Arbeit nicht schaffen. Zur vierte Voraussetzung für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement gehören Reflektion, Offenheit und Mut zur Veränderung. Was kann ich an meinen Arbeitsabläufen verbessern? Was kann mir meine Arbeit erleichtern? Womit bin ich zufrieden? Was stört mich? Und wie erledigen andere ihre Aufgaben? Was kann ich davon auf meine eigenen Aufgaben übertragen? Wenn ich die Dinge immer auf die gleiche Art und Weise erledige, werde ich auch immer die gleichen Ergebnisse bekommen. Eine weitere Voraussetzung für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement heißt Selbstbestimmung. Denn wenn ich andere über meinen Tag bestimmen lasse, kann ich weder meine Zeit noch mich selbst managen.

Einen nicht unerheblichen Teil unseres Arbeitstages verbringen wir häufig mit Zeitdieben. Auch wenn das auf den ersten Blick nicht offensichtlich ist: Die Bearbeitung von E-Mails, das Surfen im Internet, die Zeit, die wir am Telefon verbringen, Meetings, Social Media, Perfektionismus, die Suche nach Unterlagen oder das Erledigen von Dingen, die wir nicht beherrschen, können einen Großteil unserer Arbeitszeit regelrecht verschlucken. Aber auch viele kleine und größere Pausen können unser Zeitkonzept empfindlich stören. Wenn uns dann noch ein Mitarbeiter oder auch ein Kunde in ein längeres Gespräch verwickelt, endet der Arbeitstag oft ohne Ergebnis – wir haben so gut wie nichts geschafft. Hilfreich ist es, die persönlichen Zeitdiebe zu identifizieren und zu lernen, mit ihnen gut umzugehen. Wer sich darauf konzentriert, seine E-Mails nur zu festen Zeiten zu bearbeiten, das Surfen im Internet auf ein Mindestmaß reduziert, Telefonate verbindlich und dennoch kurz hält und redseligen Mitarbeitern und Kunden freundlich aber bestimmt zu verstehen gibt, dass jetzt wieder die eigene Arbeit ruft, ist einen großen Schritt weiter, mit sich und seiner Zeit respektvoll umzugehen. Und wer Pausen bewusst einlegt – und nicht nur, um sich von der Arbeit abzulenken – wird anschließend auch wesentlich erholter an seinen Arbeitsplatz zurückkehren.

Selbst Kreativität lässt sich planen. Ideen sprudeln oft an anderen Orten als am Schreibtisch und zu anderen Zeiten als morgens um 8 Uhr. Schaffen Sie sich dafür Freiraum, den Sie im Café, beim Sport, während eines Spaziergangs oder in Ihrem Ohrensessel mit Ihrer Lieblingsmusik und Lieblingsschokolade verbringen können.

Gehören Sie zu denjenigen, die Aufgaben aufschieben? Ihre Motivation für die in Angriff zu nehmende Tätigkeit befindet sich auf dem Nullpunkt? Macht nichts. Setzen Sie sich selbst einen festen zeitlichen Rahmen, z. B. täglich 30 Minuten von 17 bis 17:30 Uhr. Die ersten Minuten werden vielleicht nicht so erfreulich sein. Aber schon kurze Zeit später sieht es meistens ganz anders aus. Sie sind mitten drin, die Arbeit fließt und alles läuft prima. Schießen Sie trotzdem nicht über das Ziel hinaus und halten Sie sich an die von Ihnen festgesetzte Zeit! Sie werden den Vorgang zwar mit leichtem Bedauern zur Seite packen, jedoch am nächsten Tag hochmotiviert weitermachen.

Zur Person
Julia Werner ist Inhaberin der Firma Ordnung statt Chaos und Expertin für Büro- und Arbeitsorganisation, Zeit- und Selbstmanagement. Sie verfügt über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung als Assistentin der Geschäftsführung in kleinen, mittelständischen und großen, international ausgerichteten Konzernen. Die Planung kompletter Tagesabläufe sowie die Koordination von Meetings, Dienstreisen, Veranstaltungen und Umzügen gehörten ebenso zu ihren Aufgaben wie das Einstellen von Mitarbeitern für Sekretariat, Empfang und Konferenzbereich. Ihr Weg in die Selbständigkeit begann vor drei Jahren über das Coachen von Kollegen und die Beratung von Freunden, die selbst Firmen haben. Seit 2010 hält sie auch Vorträge und Workshops.

Bei den Deutschen Gründer- und Unternehmertagen 2012 (deGUT) im Hangar 2 des Flughafens Berlin-Tempelhof ist Julia Werner live zu erleben: Am 26. Oktober um 11 Uhr referiert sie dort zum Thema „Zeit effizient managen“. Mehr Informationen unter www.degut.de.