8 Tipps zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung – Gastbeitrag von Barbara Faber (DasÖrtliche)

Schon zu Beginn einer Existenzgründung sollten Sie sich für eine Betriebsprüfung rüsten. Auf dem Weg vom jungen Start-up zum etablierten Unternehmen werden Sie in der Regel ein bis dreimal geprüft. Grundsätzlich wird dabei ein Zeitraum von nicht mehr als drei zusammenhängenden Jahren überprüft. Bei Start-ups also die Geschäftsjahre, die zwei bis fünf Geschäftsjahre zurückliegen.

Zweck der Betriebsprüfung
Der Fiskus hat die Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Betriebsprüfungsordnung 2000 als Rechtsgrundlage geschaffen. Eine Betriebsprüfung dient – auch wenn Sie erst ein junges Unternehmen gegründet haben – der „Ermittlung und Beurteilung steuerlich bedeutsamer Sachverhalte, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.“ (§§ 85, 199 Abs. 1 AO).

Bei Außenprüfungen des Fiskus stehen Informationen bei Unternehmen im Vordergrund, die zu nicht unbedeutenden Gewinnverschiebungen, zu endgültigem Ausfall von Steuern, Steuervergütungen oder Steuererstattungen führen können.

Wann müssen Sie mit einer Außenprüfung des Fiskus rechnen?
Prinzipiell kann es natürlich jeden Steuerpflichtigen treffen. Besonders wahrscheinlich ist eine Betriebsprüfung, wenn ein junger Unternehmer einen aufwendigen und kostspieligen Lebensstil hat. Weitere Prüfungsgründe können stark schwankende Umsätze, die Änderung der Rechtsform oder bei älteren Außenprüfungen entstandene höhere Steuernachzahlungen sein.

Was sollten Sie tun, wenn eine Betriebsprüfungsanordnung eingeht?
Prüfen Sie die formale Korrektheit der Prüfungsanordnung. Stimmen Anschrift des Unternehmens und Steuernummer? Ist der voraussichtliche Prüfungstermin mindestens zwei Wochen (bei Großunternehmen mindestens vier Wochen) nach der Prüfungsanordnung? Sind der Name des Prüfers und der etwaigen Helfer vermerkt? Möchten Sie gegen den Prüfer Widerspruch oder gegen die Prüfung Einspruch einlegen? Sind der zu prüfende Zeitraum und der Prüfungsort angegeben? Ist mit einer elektronischen Außenprüfung zu rechnen?

Tipps zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung
Die Vorbereitung ist das A und O bei einer Betriebsprüfung. Sortieren und ordnen Sie Ihre gesamten Unterlagen systematisch. Dann gibt es für den Prüfer keinen Anlass zur Reklamation.

Belege
Bewahren Sie Ihre elektronischen Dateien und Papierbelege sorgfältig auf. Elektronische Dateien sollten Sie sichern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Datensicherung. Papierbelege können beispielsweise in Ordnern systematisch aufbewahrt werden. Belege sollten immer fortlaufend nummeriert werden.

Zu prüfende Unterlagen
Geprüft werden beispielsweise Bücher wie Grund- und Hauptbuch oder Kassenbuch, Belege wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Electronic-Cash-Belege und Geschäftskorrespondenz. Bei der Korrespondenz sollten alle E-Mails und Schreiben vom Auftrag bis zum Verkauf aufgehoben werden. Auch die Korrespondenz über besondere Preisabsprachen und Rabatte ist von Bedeutung.

Zwei getrennte Konten
Führen Sie ab Beginn der Existenzgründung zwei getrennte Konten. Ein Geschäfts- und ein Privatkonto. Der Fiskus hat dann nur Einblick in Ihre Geschäftskonten.

Kontoauszüge elektronisch
Kontoauszüge sollten als elektronische Datei dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden. Dies können PDF-Dateien Ihrer Hausbank sein. Sie vermeiden damit einen Zugriff des Prüfers auf Ihre eigene EDV.

Belege sammeln
Heben Sie im Zweifelsfall lieber mehr Belege und Geschäftskorrespondenz als zu wenig auf. Falls für eine Buchung kein Beleg existieren sollte, ist dies ein Grund für eine Reklamation des Prüfers. Es gilt der Grundsatz der Buchführung: keine Buchung ohne Beleg.

Stornorechnungen
Auch Stornorechnungen müssen abgeheftet werden. Man neigt dazu, Stornobelege wegzuwerfen. Bei einer ordnungsgemäßen Buchführung muss jedoch auch eine Stornobuchung belegt werden.

Preisnachlässe
Jede Art von Preisnachlass sollte plausibel begründet werden. Dies gilt beispielsweise für Sonderrabatte, Mengenrabatte, Treuebonus und Skonti. Besonders hohe Sonderrabatte können den Prüfer misstrauisch machen und sollten belegt und begründet werden.

Versehentlich überlassene Informationen
Beachten Sie, dass auch versehentlich überlassene Informationen vom Fiskus genutzt werden können. Sollten Sie versehentlich private Konteninformationen dem Fiskus liefern, so können diese Informationen vom Prüfer für die Recherchen verwendet werden.

Bei sorgfältiger Buchhaltung schon zu Beginn der Unternehmensgründung sowie einer guten Vorbereitung der Betriebsprüfung dürfte es für Start-ups keine nennenswerten Probleme bei der ersten Prüfung geben.

Zur Person
Die wenigsten Gründer setzen sich mit dem Thema Betriebsprüfung bereits im Vorfeld auseinander. Steht dann eine solche an, sind viele überfordert.
Dipl. Inform. Barbara Faber, Geschäftsführerin des Telefonverzeichnisses DasÖrtliche GmbH (www.dasoertliche.de), gibt nützliche Tipps für eine optimale Vorbereitung.