Das gut organisierte Büro – Gastbeitrag von Thomas Wusatiuk

Es liegt auf der Hand: Vom Wunsch zur Selbstständigkeit bis hin zum tatsächlichen Gründen einer eigenen Firma gibt es viel abzuwägen und zu entscheiden. Die Rechtsform muss festgelegt werden, ebenso die eventuellen Mit-Gründer, die Finanzierung des Unternehmens verlangt nach Klärung, um nur einige Punkte zu nennen. Auch die Entscheidung, wie viele Arbeitsplätze zu besetzen sind und die Frage nach der Personalbeschaffung stehen an. Ein wichtiger Punkt, der bei einer Unternehmensgründung oft unterschätzt wird, ist die Frage der Büroorganisation.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein potentiell guter Kunde, mit dem Sie gerade in Vertragsverhandlungen stehen, ruft unerwartet an, Ihre Sekretärin kann die passenden Vertragsunterlagen allerdings nicht finden. Die ansonsten sehr zuverlässige Bürokraft trifft keine Schuld an diesem unangenehmen Vorfall, vielmehr ist hier das Ablagesystem zu beanstanden, oder vielmehr das Fehlen eines guten Systems bei der Ablageorganisation.

Schneller Zugriff durch reduzierte Suchzeiten

Dieses Beispiel verdeutlicht einen der großen Vorteile eines gut organisierten Büros: Gesuchte Unterlagen, ob dringend benötigt oder nicht, können schneller gefunden werden. Die Zeit, die Sie als Gründer eines Unternehmens im Vorfeld in die Überlegungen bezüglich der Organisation der Ablage im Speziellen und der Büroabläufe im Allgemeinen investieren, macht sich später im Büroalltag durch deutlich geringere Suchzeiten auf jeden Fall und um ein Vielfaches bezahlt. Sie müssen sich natürlich über die zu Ihrem favorisierten Ablagesystem passenden Ordnerarten Gedanken machen, ob also zum Beispiel Aktenordner geeigneter sind als Hängeordner, oder ob die Unterlagen alphabetisch geordnet werden sollen oder doch lieber nach einem speziellen Nummernsystem. Auch wie die laufenden Vorgänge von den erledigten getrennt werden sollen und wann der Übergang von der einen Ablage in die andere erfolgen soll, will wohl überlegt sein.

Der minimale Zeitaufwand bei der Suche nach täglich benötigten Unterlagen reduziert in der Folge auch die Zeit, die für die Bearbeitung eines typisch anfallenden Geschäftsvorgangs benötigt wird. Die Bürokraft findet die entsprechenden Dokumente schneller und kann sie dementsprechend auch schneller wieder abheften. Dabei helfen auch kurze Wege zwischen den Schränken oder anderen Ablageorten der Unterlagen, die oft zusammen benötigt werden. Eine geeignete und effiziente Anordnung der Büroausstattung sollte also auch unbedingt in Ihre Überlegungen zur Büroorganisation einfließen. Auch die Aufbewahrung von häufig benötigten Unterlagen an einer zentralen und für alle schnell zugänglichen Stelle kann erheblich zur täglichen Zeitersparnis beitragen.

Die Vorteile des schnelleren Zugriffs auf Unterlagen aufgrund der Reduzierung der Suchzeiten, der Steigerung der Effizienz und der Verringerung der Stressbelastung sind unabhängig von der Größe des Büros zu beachten. Also egal, ob Sie ein kleines Büro mit nur einem Mitarbeiter oder eine Reihe von Büroräumen mit mehreren Angestellten haben, oder ob Sie sogar nur für sich allein arbeiten, ein gut organisiertes Büro hat in jedem Fall einen wertvollen Nutzen für Ihren Büroalltag und Ihren Geschäftserfolg.

Steigerung der Effizienz

Klassische Büroarten sind wohl das Ein-Personen-Büro sowie das Mehrpersonenbüro, das sich zwei bis durchschnittlich vier Personen teilen. Der Vorteil eines Einzelbüros liegt auf der Hand: hier kann sich der oder die Angestellte ungestört konzentrieren und auch vertrauliche Telefonate führen. Außerdem kann er den Arbeitsplatz individuell einrichten und es steht ihm frei, die Beleuchtung und Temperatur so zu regeln, dass ein für ihn persönlich optimales Arbeitsklima entsteht. In einem Zwei- oder Mehrpersonenbüro sind diese Möglichkeiten nur begrenzt gegeben, hier kann es für den oder die Angestellte je nach Situation schwieriger sein, sich zu konzentrieren, auch in Bezug auf die Umgebungsbedingungen muss er sich mit seinen Mitarbeitern arrangieren.

Je nach der Tätigkeit, die Sie mit Ihrer Firma anstreben, können Sie die Bildung einer Bürogemeinschaft in Betracht ziehen. Diese ist vor allem bei nicht produzierenden Unternehmen anzutreffen. In der Bürogemeinschaft finden sich mehrere eigenständige und voneinander unabhängige Unternehmen oder Freiberufler unter einem Dach zusammen, das heißt in zusammenhängenden Büroräumen. Der Sinn dieser Gemeinschaft ist die gemeinsame Nutzung von bestimmten Ressourcen, die jede der Firmen nicht unbedingt allein für sich beanspruchen muss.

Bürogemeinschaft

Ein offensichtlicher Vorteil ist hierbei die gemeinschaftliche Nutzung von Küche und Waschräumen, wobei sich alle Beteiligten die Kosten für die Miete, aber auch für die Reinigung teilen und so gegenüber der Einzelnutzung erhebliche Einsparungen verzeichnen können. Auch die Kücheneinrichtung und Geräte wie zum Beispiel Kühlschrank und Kaffemaschine müssen nur einmal angeschafft werden. Aber die Möglichkeiten für Kostensenkungen sind noch vielfältiger: Firmen in einer Bürogemeinschaft können eine Vielzahl von technischen Geräten gemeinsam nutzen, wie zum Beispiel Kopiergerät oder Scanner.

Fazit: Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Büro. Machen Sie sich Gedanken über praktische Büromöbel, eine gute Organisation Ihrer Akten und Unterlagen sowie die Aufteilung der Räumlichkeiten. Wenn Sie von Anfang Wert auf eine klare Struktur legen, sparen Sie Zeit und Geld und schonen letztendlich die Nerven aller Beteiligten. Die Arbeit geht in der Folge umso leichter von der Hand!

Zur Person
Thomas Wusatiuk von gutegutscheine.de (www.gutegutscheine.de) lebt und arbeitet in Österreich und ist neben seiner Tätigkeit im Online-Marketing auch begeisterter Blogger bei yaw.at (www.yaw.at)