7 Tipps für einen erfolgreichen Newsletter

Wer hätte das nicht gerne? Einen Vertriebsmitarbeiter, der wenig bis gar nichts kostet, viele Kunden und Interessenten anspricht, dabei die Kunden unterhält, informiert und ihnen im täglichen Alltag hilft, ihre Aufgaben noch erfolgreicher zu meistern. Dadurch bindet er die Kunden an das Unternehmen und wird regelmäßig weiterempfohlen, was viele neue Kunden bringt.

Dabei können Sie genau nachvollziehen, wie erfolgreich er war, welcher Kunde sich auf ein längeres Gespräch mit ihm eingelassen hat und welchen Kunden er zum Kauf auffordern konnte. Möchten Sie so einen Mitarbeiter? Ja? Dann machen Sie einen Newsletter.

Newsletter binden Ihre Kunden an das Unternehmen. Sie sprechen neue Kunden an. Sie informieren, unterhalten, animieren zum Kauf und lassen sich leicht und schnell weiterempfehlen. Sie messen und analysieren, was Ihre Kunden anspricht und wofür sie sich interessieren. Einen Newsletter zu erstellen und zu versenden ist leichter als Sie denken, wenn Sie wissen, wie es geht. Lassen Sie sich auf das Abenteuer ein und entwerfen Sie Ihren ersten Newsletter.

7 Tipps für einen erfolgreichen Newsletter

1. Was soll drinstehen?
Die wichtigste Regel gleich vorab: So wenig Werbung wie möglich! So viel Nutzen für Ihre Leser wie möglich. Ich höre Ihre Skepsis: „Ich soll unser (Fach-)Wissen hergeben? Für nichts? Ich darf keine Werbung machen? Wie soll der Newsletter dann für mich verkaufen?“

Die zweite Frage zuerst: Ihr Newsletter verkauft indirekt, wenn er gut ist. Und gut ist er, wenn er dem Leser nützt und nicht dem Verfasser (Unternehmen). Dem Leser nützt er, wenn Sie ihm mit kleinen Informationen den Arbeitsalltag und/oder Lebensalltag erleichtern. Zeigen Sie, dass Sie der Profi auf Ihrem Gebiet sind, dass Sie über den Tellerrand Ihres Produktes oder Ihrer Dienstleistung hinaussehen und an Ihren Kunden und sein Wohlbefinden denken. Welche Probleme oder Herausforderungen hat Ihr Kundenstamm? Denken Sie daran, dass es nicht darum geht, eine Doktorarbeit zu schreiben, sondern um praktische und für den Alltag der jeweiligen Branche nützliche Hinweise. Diese verpacken Sie in kleine oder auch in größere Einheiten, Sie entscheiden und senden ihn in mehr oder weniger regelmäßigen Einheiten an Ihre Kunden.

Wo fangen Sie an?
Entweder Sie erstellen eine Liste von Herausforderungen oder Problemen, die Ihre Kunden haben oder Sie erstellen eine Liste von Vorteilen Ihres Angebotes, Ihrer Firma und Ihrer Person. Das sieht dann so aus:

Übung
Nehmen Sie jetzt ein Blatt Papier und beginnen Sie, die Vorteile und Nutzen, die Sie bieten, zu notieren. Hören Sie erst auf, wenn Sie für die Kategorien „Mein Unternehmen“, „Mein Produkt und/oder meine Dienstleistung“ und „Meine Persönlichkeit“ mindestens jeweils zwanzig Vorteile und die dazugehörigen Nutzen notiert haben.

Danach nehmen Sie immer einen Vorteil, den Sie notiert haben, mit dem dazugehörigen Kundennutzen und schreiben ihn in eine eigene Tabelle. Jetzt listen Sie in einer weiteren Spalte alle Probleme Ihres Kunden auf, die durch den Vorteil Ihres Produktes gelöst werden können.

Zu jedem dieser Kundenprobleme können Sie nun eine Lösung schreiben. Die Antwort ist natürlich nicht nur das Fotobuch, sondern auch andere Tipps, Anregungen, Hinweise und Ideen rund um das Foto.

Dabei können Sie sich auch von anderen inspirieren lassen. Sie müssen nicht jeden Tipp neu erfinden. Hier ist nur wichtig, den Autor bzw. Urheber der Idee zu nennen.

Tipp 1: Schreiben Sie in Ihren Newsletter Alltagslösungen aus der Umwelt Ihrer Kunden. Diese können in ganz kleinen oder in ausführlichen Etappen erstellt werden.

2. Darf jetzt Werbung in den Newsletter oder nicht?
Um die gute Nachricht gleich vorweg zu nehmen: Ja, es darf. Nur sollte der Anteil der Werbung 20 % des gesamten Newsletters nicht überschreiten. Oder jede 5. E-Mail ist eine Werbe-E-Mail – also vier Mal reine Information mit vielen Nutzen und Lösungen für den Kunden und beim fünften Mal eine reine Werbebotschaft oder das Produktportfolio.

Wenn Sie zum Beispiel ausführlich beschrieben haben, wie Ihre Leser altes Leder erhalten, pflegen und aufbewahren können und anschließend bieten Sie Ihr Imprägnierspray an, macht das Sinn. Oder Sie stellen in jedem Newsletter das Produkt des Monats, der Woche oder der Saison vor – überaus passend.

Auch eine Terminübersicht über die Veranstaltungen Ihres Hauses macht Sinn und ist wahrscheinlich sogar erwünscht.

Sie können Ihr Angebot im Newsletter auch mit einem Bonbon versehen, das nur die Leser Ihres Newsletters bekommen: einen Sonderrabatt, eine Gratisrunde, eine extra Information, einen Sondercoupon, einen kostenlosen Download.

Tipp 2: Achten Sie darauf, dass die Botschaft Ihres Newsletters nicht lautet: „Ich bin der Größte, Stärkste und Beste“ – sondern: Dein Nutzen, lieber Kunde, steht für mich im Vordergrund. Oder kurz: Erst geben – dann nehmen!

3. Wie präsentieren Sie Ihren Tipp?
So persönlich wie möglich. Gehen Sie in Ihrer Präsentation weg von nüchternen Zahlen, Daten oder Fakten, solange sie nicht Teil der Lösung sind. In der Präsentation wirken kleine persönliche Geschichten. Nutzen Sie den „Bildzeitungs-Voyeurismus“. Menschen lieben menschliche Geschichten. Berichten Sie aus Ihrem Alltag. Was haben Sie mit Ihren Kunden schon erlebt? Wann war es für Sie schon mal peinlich? Fragen Sie Ihre Umwelt nach kleinen passenden Geschichten. Geben Sie diese anonymisiert wieder. Erzählen Sie Zahlen und Daten in Form von Metaphern.

Starten Sie Ihren Newsletter immer mit einer Eingangsgeschichte, Anekdote, Metapher – was gerade passt oder was Sie erlebt haben. Sie können auch eine Geschichte erfinden, solange der Wahrheitsgehalt nicht die Essenz Ihres Beispiels ist.

Auch ein Zitat, ob aus der Familie oder im Lexikon nachgeschlagen, kann passend und ein schönes Entree sein. Je seltener das Zitat benutzt ist, desto wirksamer ist es, weil es für den Leser interessanter ist.

Schreiben Sie in der Ich-Form: Ich habe gelesen – Gestern habe ich erlebt – u.s.w. Das schafft Nähe zum Leser. Sagen Sie nicht „man“ sollte, sondern verwenden Sie Personalpronomen wie: ich, du, er, sie, es …

Verwenden Sie die direkte Rede. Lassen Sie die beschriebenen Personen reden. Das hält Ihren Text lebendig. Kommen Sie zum Punkt. Nicht so viel Drumherum. Ihre Leser sind intelligent. Die können sich die Situation schon vorstellen. Schreiben Sie nur Informationen, die dem Verständnis dienen. Diese müssen auch nicht in ganzen grammatikalisch richtigen Sätzen stehen. Arbeiten Sie mit Halb- oder Kurzsätzen, einzelnen Wörtern, mit allem, was Ihnen hilft, den Erzählfluss zu stärken und Spannung zu erzeugen.

Bitte vermeiden Sie Fachjargon. Wenn das, was Sie Ihrem Kunden erzählen wollen, nicht von Ihrem/Ihrer 14-jährigen Sohn/Tochter verstanden wird, dann überarbeiten Sie den Text noch einmal. Verwenden Sie den Fachjargon nur, wo er zum Verständnis des gesamten Kontextes absolut notwendig ist. Sie helfen Ihren Lesern sehr, wenn Sie außerdem einen Kasten mit Erklärungen zum Fachwort bereitstellen. Dies kann ein großer Mehrwert sein. Bedenken Sie, die Entscheider in einem Unternehmen sind nicht immer die Techniker, sondern oft Mitarbeiter, deren Wissensstärken in ganz anderen Bereichen benötigt werden. Sorgen Sie dafür, dass Sie auch von denen verstanden werden.

Beispiel
Im letzten Winter. 6 Uhr morgens. Auf der Autobahn. … Und jetzt geht’s los mit dem unglaublichen Erlebnis. Der Leser ist orientiert.

Tipp 3: Lebendig und unterhaltsam ist, was menschlich ist. Achten Sie auf kleine Alltäglichkeiten in der S-Bahn, im Fernsehen, in Ihrer Familie, in Ihrem Unternehmen, bei Ihren Kunden und bauen Sie Ihren Tipp darauf auf (immer anonymisiert).

4. Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
Verwenden Sie in Ihrem Newsletter Bilder. Ihre Leser sind Menschen und Menschen lieben Bilder mit Menschen. Egal, wie technisch Ihr Produkt auch sein mag, umgeben sie es mit Menschen. Anstatt es auf einen Tisch zu legen und es abzufotografieren, geben Sie es einem Menschen in die Hand oder auf den Kopf oder auf den Bauch.

Alles ist erlaubt, das schicklich ist und dem Gesamtkontext dient. Doch seien Sie ruhig kreativ dabei. Die Menschen, die Ihre Produkte „halten“, müssen keine Models sein, sie müssen auch nicht bei Heidi Klum auf dem Treppchen stehen. Sie sollten natürlich und freundlich rüberkommen, je nachdem, welches Angebot Sie haben, doch im jeweiligen Kontext sollten es Menschen sein wie „Du und ich“. Da ist der Blaumann oft überzeugender als der Bikini – wobei es da keine Vorschriften gibt, sondern gesunden Menschenverstand gepaart mit Kreativität.

Grundsätzlich sind in Ihrem Newsletter viele Bilder erlaubt. Bedenken Sie dabei: Zu lange Wartezeiten beim Öffnen verärgern Ihre Leser. Deshalb sollten 30 KByte im B2C-Bereich und sechzig KByte im B2B-Bereich nicht überschritten werden. Wichtiger Hinweis: Spamfilter mögen große E-Mails nicht. Mails über 100 KByte landen schneller im Spamordner.* Eine andere Möglichkeit ist, die Bilder auf einen extra Server zu legen und sie nicht mit dem E-Mail-Newsletter mitzusenden. Die Bilder werden dann beim Lesen des Newsletters dazugeladen. Das hilft, dass der Newsletter schnell geladen wird.

Bilder machen Ihren Newsletter ansprechend. Sie unterhalten und gliedern. Sie sind gute Katalysatoren bei textlastigen Inhalten.

Besonderer Hinweis: Newsletterleser klicken sehr gerne auf die Bilder. Verlinken Sie daher Ihre Bilder mit Ihrer Internetseite oder Ihrer Produktseite. Nutzen Sie hier Ihre Möglichkeiten.

Tipp 4: Bilder bringen Leben in Ihren Newsletter. Lassen Sie es dabei viel „menscheln“.

Achtung: Verwenden Sie nur Bilder, an denen Sie die Rechte haben. Finger weg von Bildern aus dem Internet (außer Bildagenturen, bei denen Sie die Rechte erworben haben) und Vorsicht vor Bildern, die Ihnen liebe Menschen zur Verfügung stellen, wenn die Rechte nicht wirklich eindeutig geregelt sind. Hier drohen hohe Abmahngebühren!

5. Wie gliedern Sie Ihren Newsletter?Tipp 5: Starten Sie mit der wichtigsten Information. Und halten Sie sich an die wichtigste Regel: Weniger ist im Zweifel immer mehr.

6. Die Betreffzeile ist Ihr Appetizer
Stellen Sie sich vor, Sie kommen in ein Restaurant und bestellen ein Abendessen. Kurz nach Ihrer Bestellung bringt der Kellner den Brotkorb. Es duftet verführerisch heraus. Sie heben die Serviette und sehen ein goldbraunes rundes Brötchen. Sie nehmen es heraus, es fühlt sich noch warm an. Sie beißen rein und es ist resch und knusprig. Ihre Geschmacksknospen schmecken sofort einige Kräuter heraus. Wenn das Brot schon so ein Freudenfest in Ihrem Gaumen auslöst, wie wird dann erst das Hauptgericht sein? Freuen Sie sich jetzt darauf? Sicherlich!

Genauso muss Ihre Betreffzeile sein. Sie muss Appetit auf den ganzen Text machen. Sie sollte einen Nutzen beinhalten. Sie sollte sofort ein Bild bei Ihren Empfängern auslösen! Eine Frage! Oder eine Antwort! Etwas Aktuelles! Ein Bedürfnis!

Ob Sie kurz oder lang sein soll, da gehen die Meinungen der Experten sehr auseinander. Eine lange ansprechende Betreffzeile ist besser als eine kurze nichtssagende. Die empfohlene Länge liegt bei 38 bis 47 Zeichen. Es gibt Internetprovider, die längere Betreffzeilen abschneiden. Das heißt, Ihrem Empfänger fehlt das Ende des Satzes, dies könnte zu Missverständnissen führen. Es vermittelt auch einen falschen Eindruck über Ihren Newsletter.
Doch die entscheidende Regel lautet: Schreiben Sie das Wichtigste an den Anfang Ihrer Betreffzeile.

Beispiel
5 Jahre Fotobuch – Diese Woche gibt es Fotobuch-Sonderrabatt.

Besser
25 % Sonderrabatt diese Woche – 5 Jahre Fotobuch.

Für Sie wären die 5 Jahre Fotobuch die wichtigste Information. Für Ihre Leser ist es der Sonderrabatt. Schreiben Sie die Betreffzeile immer aus der Sicht des Lesers. Was ist für ihn das Wichtigste an Ihrer Nachricht?

Viele Newsletterautoren verschenken diesen wichtigen Platz auch an Inhalte wie:
Hans Mustermanns Newsletter – dies ist nur in sehr seltenen Fällen eine relevante Nachricht. Wenn Sie bereits eine Marke sind wie Adidas, Coca-Cola oder Prof. Dr. Seiwert, der Zeitpapst, dann macht das Sinn – in allen anderen Fällen eher nicht. Außer Sie haben als Newsletterempfänger eine eingeschworene Fangemeinde.

Tipp 6: Schreiben Sie die wichtigste Nachricht für Ihre Leser am Anfang in die Betreffzeile.

7. Personalisieren Sie Ihren Newsletter
Eines Ihrer wichtigsten Ziele ist es, mit Ihrem Newsletter Kunden an Ihr Unternehmen zu binden und neue Kunden zu gewinnen. Dann geben Sie Ihrem Kunden auch das Gefühl, dass er gemeint ist. Sprechen Sie ihn direkt an. Als erstes natürlich in Ihrer Anrede.

Statt: Lieber “Leser oder Sehr geehrter Kunde” schreiben Sie besser: “Sehr geehrter Herr Mustermann”.

Wenn Sie nicht einmal den Namen Ihres Kunden, respektive des richtigen Ansprechpartners wissen, wie wollen Sie dann eine Beziehung zwischen Ihrem Kunden/Interessenten und Ihrem Unternehmen herstellen? Der eigene Name ist dem Menschen extrem wichtig – auch dass er richtig geschrieben ist.

Ich lebe in einem kleinen Vorort von München und habe drei Kinder. Alle drei Kinder gingen in denselben Kindergarten. Wenn ich morgens dort anrief, um die Kinder zu entschuldigen, brauchte ich nur „Guten Morgen“ zu sagen und schon fiel mir die langjährige Leiterin des Kindergarten ins Wort und rief: „Guten Morgen, Frau Graupner“, irgendwie war es immer ein Fest, dort anzurufen. Nutzen Sie Ihr stärkstes Argument: den Namen Ihres Kunden.

Stellen Sie sich einmal vor, Sie würden den Inhalt Ihres Newsletters bei einem schönen Kaffee Ihrer besten Freundin oder Ihrem besten Freund erzählen. Was glauben Sie, wie oft Sie dabei seinen Namen oder Ihren Namen erwähnen würden? Sicherlich mehr als nur einmal am Anfang: Hallo Sabine, ich grüße Dich. Sicherlich würden Sie auch mal sagen: Sabine, was meinst Du dazu? oder Sabine, kannst Du Dir vorstellen, dass …?

Warum nicht auch in Ihrem Newsletter? Verwenden Sie doch auch den Namen Ihres Lesers einmal in der Mitte oder im letzten Drittel. Achtung: Nicht in jedem Absatz – alles Gute hat auch etwas Schlechtes, wenn man es übertreibt.

Oder personalisieren Sie, indem Sie das Produkt erwähnen, das Ihr Kunde bei Ihnen gekauft hat, also das spezifische Produkt oder indem Sie den Wohnort Ihres Kunden in den Text einbauen. Wenn Sie den Namen Ihres Empfängers einbauen können, können Sie das auch mit allen anderen Daten aus der Kundenkartei. Vorsicht mit Daten wie Krankheiten, Medikamenten oder anderen Informationen, die Ihrem Leser den Eindruck vermitteln könnten, Sie nähmen den Datenschutz nicht ernst.

Auch hier wieder den gesunden Menschenverstand und Ihre Kreativität nutzen, mit dem Sahnehäubchen: Weniger ist manchmal mehr – aber zu wenig, sehr schade.

Übrigens, zeigen Sie auch etwas Kreativität bei der Begrüßung. „Sehr geehrter Herr Mustermann“, klingt schon sehr ernst. Wie wäre es mal mit:

Guten Morgen, Herr Mustermann,

Moin, Moin, Herr Mustermann, hier aus Hamburg,

Grüß Gott, sehr geehrter Herr Mustermann,

Einen sonnigen Nachmittag, Herr Mustermann,

Tipp 7: Personalisieren ist mehr als nur den Namen in der Anrede zu verwenden. Das ist nur ein guter Anfang.

Lieber Leser, wenn Sie diese 7 Tipps in Ihrem Newsletter umsetzen, werden Sie einen der erfolgreichsten und überzeugendsten Vertriebsmitarbeiter bekommen. Dann ist es nicht selten, dass Kunden Sie einladen und Sie mit den Worten begrüßen: „Schön, dass wir uns endlich persönlich kennenlernen, Frau Graupner. Seit langer Zeit lese ich Ihren Newsletter und drucke ihn für meine Mitarbeiter, teilweise sogar für meine Familie, aus, damit alle von ihren Beispielen und Tipps profitieren können. Ich freue mich, dass wir heute unseren ersten Auftrag mit Ihnen besprechen.“ Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Newsletter! Wenn Sie Fragen zum Thema Newsletter haben stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Zur Person
Gaby S. Graupner studierte Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Personalführung. Praktische Erfahrungen erwarb sie während der 15-jährigen Tätigkeit im technischen Vertrieb, davon viele Jahre als Vertriebsleiterin. Heute gehört die mehrfach ausgezeichnete Keynote-Speakerin zu den Top 1oo Excellent Trainern. Ihr Themenschwerpunkt: Vertrieb und Menschenführung. In ihrem Buch „Verkaufe dein Produkt, nicht deine Seele“ setzt Graupner, die auch Präsidentin der German Speakers Association ist, auf eine neue Verkaufsmethode. Der Schlüssel: klare Vereinbarungen. Verbindliche Aussagen auf beiden Seiten. Zu guter Letzt will Graupner mit ihrer innovativen Methode, Konsensitives Verkaufen,
Menschen zu besseren Verkäufern machen.